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企业培训师观点:学习心得之二—-重视时间管理

企业培训师吉宁 2015年12月11日 企业培训师观点

众所周知,时间是一项特殊的和稀缺的资源,并具有如下的特征:时间供给毫无弹性:在任何情况下时间不会增加、也不会减少,每天都是24小时,不分男女老少、职位高低,上帝对大家的时间安排都是一样的:时间无法蓄积的。时间不象人力、财力、物力和技术那样被积蓄储藏。不论愿不愿意,我们都必须消费时间。时间不会因为我们休息或看电视而停下来等待我们,或者说我们不可能把今天未用的时间保存下来留到明天再使用;时间是无法取代的:我们所从事的任何一项活动都需要时间,而且无法用其它资源代替的。用大米可以代替面粉供我们饱餐,用塑料管可以代替钢管输送流体,等等,但没有任何一项资源可以用来代替时间的,美元强劲时买不来时间,疲软时更买不来时间。

德鲁克先生在本书中提出了管理时间的三个步骤,即:记录时间:要认识清楚自己的时间究竟用在了什么地方,分析哪些时间被有效利用了,哪些时间被浪费了。老人家认为这是一个经理人对时间进行有效管理的基础。管理时间:根据时间的记录,管理自己的时间,重点是要减少非有效的或被浪费掉的时间;统一安排时间:对自己可自由使用的时间进行科学合理的安排,发挥其有效性。

对于老人家的如上关于时间管理的三个步骤,要管理好时间,先要对未有效管理时间的因素进行分析。总结起来,不善于管理时间(或者说在时间管理上形成的误区)主要有以下几个方面:

时间管理误区一是工作缺乏计划性。尽管我们常说要科学合理的安排和有效的利用时间,但大部分人还是没有形成对自己的工作进行计划安排,没有合理的划分安排时间,事实上也不知道哪项工作应该先做,哪项工作需要需要安排多少时间,只是顺其自然。形成这种状况的因素是多方面的,我认为,以下因素是最主要的:认为没有必要在行动之前多做思考(懒惰);认为不做计划也能完成工作(盲目自信);不了解做计划的好处(没尝到甜头);计划与事实之间往往形成差距,因此对计划丧失信心(不善于分析原因);不知如何做计划(缺乏知识)。

时间管理误区二是组织工作不得当。主要体现在如下几个方面:职责权限不清,经理人不知道自己的工作职责或者组织对工作分配模糊不清;事必躬亲,领导亲力而为,不会授权或者不原意授权;沟通不良,不能及时有效的进行沟通或者就根本没有建立起沟通的渠道,个人或部门的工作在一种较为封闭的状态下进行,出现问题不能及时得到有效解决,等等。

时间管理误区三是不会控制时间。主要有:习惯拖延时间,这是一种典型的懒惰思想,长期以往就形成了一种不良的习惯,任何事情不到万不得已是不会动弹的;不会处理不速之客的打扰,和不速之客在谈话中不会传递需要工作请君离开的信息,而是与其东拉西扯,白白地浪费了时间;不会处理无端电话的打扰,现在的无端电话的确较多,绝大部分是推销商品或拉广告的,接上这种电话时找不到合适的方法停止与对方训练有素的推销员的谈话。

时间管理误区四是办公场所凌乱,办公桌杂乱无章。其实,办公桌杂乱无章与办公桌的大小无关,因为杂乱是人为的。一个没有条理的人使用一个小的办公桌,这个办公桌会变得杂乱无章,即使给他换一个大型的办公桌,不出几日,这个办公桌又会遭遇同样的命运。事实上从一个人办公桌的整洁与否可以看出其工作是否具有计划与条理。

时间管理误区五是进取意识不强。我们经常说到:“人最大的敌人就是自己”。有些人之所以能够让时间白白流逝而毫无悔痛之意,最根本的原因就是个人缺乏进取意识,工作消极,做事拖拉,缺乏对工作和生活的责任感和认真态度。
其实,时间是完全能够管理好和有效利用的,我们可以尝试按照以下六项原则来管理自己的时间:

1、明确目标。一个目标应该具备以下五个特征才可以说是完整的。具体的:目标一定要是具体的,不能太笼统,假如说“我以后要当一个伟人”,这样的目标就不具体,也难以行动。如果说你想把英文学好,那么你就订一个目标:每天一定要背十个单词、一篇文章,等等。可衡量的:任何一个目标都应有可以用来衡量目标完成情况的标准,你的目标愈明确,就能提供给你愈多的指引,这样的目标就愈容易实现。可达到的:目标不能是不切实际的空想,不能达到的目标只能说是幻想、白日做梦,所以说一定要从自己的实际出发确定目标。相关的:目标的制定应考虑和自己的生活、工作有一定的相关性,比如一个员工,整天考虑的不是怎样才能做好工作,却一心发着明星梦或者是洋财梦,又不肯努力奋斗,在一天一天消耗中丧失学习、工作的能力,不思进取,不努力提升工作业务能力,最终会被公司抛弃、会被社会遗弃。要有时间限定:任何一个目标的设定都应该考虑时间的限定,比如说:“我一定要拿到注册会计师证书。”目标应该很明确了,只是不知是在几年内完成,还是十年还是几十年才能完成?  

2、有计划、有组织地进行工作。所谓有计划、有组织地进行工作,就是把目标正确地分解成工作计划,通过采取适当的步骤和方法,最终达成有效的结果。将工作进行分类整理,比如生产方面的,销售方面的,资金方面的等等,相对进行分类,以便能够更好的进行计划安排。

  3、分清工作的轻重缓急。将整理好的各类事务按轻重缓急加以排列并进行处理,秉持要事第一,分清轻重缓急,切忌眉毛胡子一把抓,结果什么也没有抓到。

  4、合理地分配时间。大家对80/20原理是非常熟悉的了,它对我们的一个重要启示便是:避免将时间花在琐碎的多数问题上,因为就算你花了80%的时间,你也只能取得20%的成效。所以,你应该将时间花于重要的少数问题上,因为掌握了这些重要的少数问题,你只需花20%的时间,即可取得80%的成效。所以在分配时间上一定要把握住重点工作,把握好重点可以让你的工作计划不致发生大的偏差,也就是说,我们不至于沉陷在日常琐碎的事情处理中而使工作效果不明显。

  5、尊重别人的时间。我们作为企业中的一员,毫无疑问地要与其它部门或人员发生联系,在这种情况下,我们需要相尊重对方的时间安排,也就是说要与别人的时间取得协作。

  6、制定规则、遵守纪律。主要体现在以下三个方面:在进行工作的时候,一定要念念不忘这个工作应于何时截止。即使没有规定截止的日期,自己也要树立一个何时完成的目标。由于不得已原因而不能按期完成时,一定要提前和相关部门取得联系,将影响缩小在最小范围内。

  俗话说,一寸光阴一寸金,寸金难买寸光阴。让我们节约时间,有效利用时间,养成良好的工作生活习惯,做一个卓有成效的经理人,实现我们的人生价值。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。