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企业培训师观点:怎样进行有效的时间管理

企业培训师吉宁 2015年12月11日 企业培训师观点

经理人要很好地完成工作就必须善于利用自己的工作时间。工作是很多的,时间却是有限的。时间是最宝贵的财富。没有时间,计划再好,目标再高,能力再强,也是空的。时间是如此宝贵,但它又是最有伸缩性的,它可以一瞬即逝,也可以发挥最大的效力。对于生产和商业活动来,就是潜在的资本。在工业史上,经常有这样的事情:仅仅是一天之差,就可以导致一个企业的巨大成功和另一企业的倒闭破产。

所以,不懂得有效的时间管理就是最无能的经理人。浪费时间就等于浪费企业的财富。

会不会利用时间不是单纯地看工作时间内是否充满了各种工作。有很多管理人员,从早忙到晚,不单在工作时间内挤满了各种工作。而且还在工作时间以外寻找时间继续工作。单纯从这个现象看,并不能表明该管理人员会利用时间。他的工作精神固然是好的,但他还不能称得上是最好的经理,也不能称他是善于利用时间的能手。

会不会利用时间,关键在于会不会制定完善的、合理的工作计划。所谓工作计划,就是填写自己和企业的工作时间表,某年某月某日要做什么事;哪些事先做,哪些事后做°哪个时间内以哪些事为重点;安排哪些时间内做什么事,销售业绩的目标何时达到;……等等。但是,所有计划地利用工作时并不是要求管理人员把末来的工作时间全部地填满工作内容。有计划地利用工作时间,主要是合理地安排最主要的工作和最关键的问题。这些工作和问题,只要安排得适时和得当,就会像机器的主轴带动整个机器运转那样,促使其他的事情按时完成。因此,真正会利用时间的经理人,不是把大量时间花于忙乱的工作中,而是用在拟订计划中。能干的经理人,用很多时间去周密地考虑工作计划,确定工作目标的手段和方法,预定出目标的进程及步骤。他不但在年初这样做,在动手做每件事以前也这样做就是说,在这些能干的经理人看来,大的目标有大的计划,中等程度的工作有中等程度的计划,小的工作则有小的计划。总之,大事小事,都要事先周密考虑。一旦考虑出完整的计划,执行起来就很顺利。表面看来,作计划和考虑问题的时间占用得多了,但实际上,从总耗用时间量来计算,却节省了许多宝贵的,即压缩时间的流程,充分利用了每个单位的时间。

一个成功的人,善用他的时间,是最大成功因素之一。企业发展到今天,一个业务主持者,时间不够用,往往是普遍的现象,既然谁也无法获得比别人更多的时间,那么,唯一的办法是如何计划充分利用你的时间。

有效的时间管理1.充分利用时间

如果想要成功的分配时间,你可以使用估计、分配与控制等方法,你还可以用排定事件先后次序、工作时间表以及分配任务等方式来达到目的。

只要开始将所有的活动按部就班的作成记录时,工作效率自然就待增高,但这必须在做完一件事后,就尽快的记录下来,而且,即使是小事也不容忽略。

有效的时间管理2.排定处理顺序

对于各种不同的事,是否分配了恰当的时间去做?是否将有限的,几小时利用得有效?要将这些问题仔细地分析,然后,就必须决定何事应先处理。有许多人都从公文堆最上面的一件开始做,结果很可能使堆在下面的旧公文“越陈越香“了。很多事,就是如被搁置以致成了无法解决的问题。

要避免这种错误,只有在每天晚上或早晨,坐在办公桌前先看看那些堆在案上东西,花点时间浏览一番,并且归类,分成数堆,再分别缓急依次排好,这样,“陈年老酒”就可绝迹了。
有效的时间管理3.分派工作

当你应用这原则去处理事情时,一定会发觉有些已拖延了好几天,甚至好几个星期。如此一来,你就该去查明产生这种拖延现象的原因,相信你经常会发现有些职员,拿了薪水却没做他份内的事。你是老板,那么就完全看你怎样防止这类事重演了。通常这种情况下,是应该实施企业管理上的分层负责制度。有人使用下列的方法来改进:(1)决定那些事由秘书处理;(2)将一些工作分配给助手做;(3)然后看看其余的,再次决定那些仍可由秘书或助理“分忧”,此外,就该自己下厨了。

有效的时间管理4.分配时间

当你注意今天的每一件工作时,就必须决定该花多少时间在这上面,我们把这称为“分配时间”。一大早,口述和笔录大约要30分钟,接下来30分钟就该和老板讨论了,也许你还得要15分钟的时间去应付求职者。如果你九点上班,现在已经十点四十五分了。午餐前,也许要和采购部门接触,而且说不定还得赶到市区去聚会哩!这就是“时间分配”。、

它的秘诀是要确定你眼前的工作,到底要用多少时间,那也只有“经验”这位先生才能帮忙了。只要这样做,你将会很快的发现不必要的琐事,都已分配给属下操心去了,再不会溜到你工作表上,这可替你濞掉不少的麻烦。

有一位身任数家商业杂志社的总编辑,要求属下把信件都送到他办公室里,他必须拆信、看信,再把信件分成若干堆,决定分给属下那位编辑处理,接着亲自送到每人桌上。整个过程平均就了一个钟头,于是,他每天加班,要不然就带着“家庭作业”下班,才有办法把工作完成。除此以外,更坏的是他的编辑人员,不得不等他送信来,是整个编辑部门成天都是口述作业。这位总编辑之所以会这样,就是他想知道下究竟是在做什么事。但终于他觉悟到自己只是在虚耗时间。之后,他的编辑开始收信,并做成新闻或新动态的摘要给他了。事实证明以往他一直浪费了大半的时间,因为几乎有3\4的信件是向废纸篓报到的。

有效的时间管理5.排定时间表

某大石油公司的一个训练主管,为推销员设计了一个预估工业产品推销方法,他给每人一张表格,并建议他们在每周开始前将它填好。填表只要半个钟头,但在填完后每个人都找出访问客户的最佳途径,而且每个停留点上所该做的事,也都记在上面,再不会被遗忘掉了。把事情依其重要性列成表,从最重要的开始做,完成后,核对一下,再从表中册掉它。何时开始做记录表并不重要,重要的是你心中必须经常有时间表的观念。

这类表的说要作用是,你一次只能做一件事,如果一民两用,做东做酌,那你就已经消着落处理眼前事的能力。

有效的时间管理6.应付意外事件

火车、飞机、公共汽车、轮船等依时间表运行,但依然会有意外事件,同样的情形也可能发生在你身上,所以为意外事件留时间是很明智。某百货公司的经理,早计划在星期一举行大减价,而很不巧的,星期日恰好是该公司一年一度的员工野餐活动。当天艳阳高照,是个很难得的好日子,结果星期一早晨,1\4的职员因阳光炙伤而请假,筹备已久的大减价就因而流产了。这就是末预留意处理外事件的时间的一个例子。

聪明人有三个预防此类事件发生的方法:第一、每件计划都留有多余的预备时间。第二、努力使自己在不留余地,又饱受干扰的情况下,完成预计的工作。这并非不可能,事实上,工作快的人通常比慢吞吞的人做事精确些。第三、另准备一套应变计划。
假使你为每件工作立下时间限制,你将发现,有三件事已做成功了:

(1)迫使自己在规定时间内完成工作。

(2)对你自己能力有了信心。

(3)你已仔细分析过将做的事了,而把它们分解成若干意境单元,是正确迅速完成它们的必要步骤。

一旦拟定了目标,计划好时间表,剩下的关键就是快动手去做了。

有效的时间管理7.赢取时间的办法

1.把该做的事依重要性排列,这件工作你可以在周末前一天晚上就安排妥当。俗话说:“豫则立、不豫则坏”凡事要把握先机。

2.每天早晨比规定时间早十五分钟或半个小时开始工作,这样,你非但立下好榜样,而且有时间在全天工作正式开始前,好好计划一下。

3.开始做一件工作前,应先准备好,把所有需要的资料、报告放在桌上,这样将免得你为寻找遗忘东西浪费时间。

4.利用电话、电报、信件和像口述机一类的装备,以节省时间。

5.购买各种书籍、手册,尽可能吸收及准备知识,这样可增进你处事能力减少时间浪费。

6.把最困难的事搁在工作效率最高的时候做,例行公事应在精神较差的时候处理。

7.养成将构想、概念、凭据及资料,存放在档案里的习惯,在会议、讨论或重要谈话之后,立即录下来,这样虽事过境迁,但仍会记忆犹新,因为没有比忘记履行诺言更的事了。

8.训练速读:想想看,如果你的阅读速度增快2-3倍,那么行事效率该有多高?这并不难做到,书店及外界都有增进你这些能力的指导训练书籍。

9.让闲聊浪费你的时间,对于那些上班时间找你东拉西扯的人知道,你很愿意和他们谈天,但却应在下班以后。

10.利用空闲时间:它们应被用来处理例行工作的,假如那位访问者失约了,也不要呆坐在那里等下一位,你可以顺手找些工作来做。

11.充分发挥你手提箱的功用:把文件有条不紊的排好,知道哪些东西在哪个位置上,这样谅可避免去找东西更不会再有与人洽谈时,翻箱倒柜的事。

12.琐事缠身时:务必果断地摆脱它们。尽快地把事做完,以便专心一致地处理较特殊或富创造性的工作。口述时,只述重点其余就让秘书或助手来替你做,只要使他们知道你期待他们要做什么事就可以了。

13.管制你的电话:电话虽然不可缺少,但如果完全被你太太或朋友占用了,那这工具岂非像一个被埋没掉的天才?还有,在拿起电话前,先准备好每件要用的东西,如纸、笔、姓名、号码及预定话题、资料等。

14.该做的事都放在桌上,以免遗漏。

15.晚上看报:除了业务上的需要外,尽可能在晚上看报,而将一日之计的宝贵光阴,用在读信、看文件或思考业务状况上,这样将可使你每天工作更加顺利。
16.开会时间最好选择在午餐或下班以前,这样你将分发现这段时间,每个人都会很快地做成决定。

17.当你遇到一个健谈的人来访,最好站着接待他,奇怪吗?这样他就会打开窗子说亮话,很快就道出来意了。

18.将相关的工作列在一起,举例说,你应口述数小时或该与属下连串的讨论,如此会使你较有概念。

19.休息片刻,来杯咖啡、茶、冷钦,甚至只要在窗前伸个懒腰,就中够使你精神抖擞了。

20.沉思:每天花片刻时间思索一下你的工作,可寻求出各种增进工作方法及满意的灵感,受益匪浅。

每一位经营者都会有一种时间不够用的感觉,大部分的经营者发现有这个问题的时候,大都是以增加人员(如秘书)分担工作来解决,可是最后事实证明人员增加之后工作不但不会减少,反而更加忙碌。这个问题使许多企业家感到因或。

美国两家著名的管理顾问机构,管理工程师联合顾问所与史玫特顾问公司曾经就这个问题做了一个调查,这个调查发现,企业经营者之所以感觉到时间不够,主要就是浪费太多时间在下列三方面:(1)打电(2)开会(3)处理信件。

(一)电话干扰

第一个经营者每天总要接到数个甚至数十个的电话,而他打出去的大概也在这个数目之下,这些电话通常都不能像其他公务一样,集中处理,尤其是来电,究竟什么时个候会铃响根本无从得知,因此许多工作常因接转电话而被干扰中断。根据心理学家的研究,当我们正在专心做一件事情或思考某一项问题的时候最好能够一气呵成,不要中途中断,因为受到中断的干扰之后,通常都要经过一段相当长的时间才能使精神或思绪再重新集中。根据研究,电话的干扰是打断经营者思路和破坏其集中精神的最主要原因。

为了解决这个问题,大部分的经营者都让秘书先“过滤”电话,把一部分可以不用亲自处理的电话先行代为处理,只有重要事情非由经营者亲自解决不可的才以转接。这个办法因然可以减少来电干扰的机会,但是仍然有限,因为大部分的秘书都无法做严格的“过滤”,而发生处理不当得罪客人的情形,况且大部分来电的人都认为事情很重要,非要经营者亲自接听不可(事实上可能只是芝麻绿豆大事件),在这情形担任过滤工作的秘书就难以再坚持,只好矛以转接,因此这种办法并无立竿见影。

(二)会而不议

每一个企业每周总要开几次会议,规模越大者,开会的次越频繁,每次开会时间20分钟,多者持续3-4小时,这些会议有些是计划公司政事,有些是检讨业务成效,有些是协调工作,其目的都是冠冕堂皇,但是根据上述两家管理顾问机构研究发现,大部分企业内所开的会议都患有“会而不议、议而不行”的毛病,大家在会信口开河或无的放弃口沫横飞,听者则是昏昏入睡,等到该说的都说完了以后主席宣布散会,于是大家带着一脸的空白,打个哈欠。这是一般企业界开会的通病,也是造成经营者浪费时间的第二个原因。

(三)处理信件

处理公私信件是一件挺浪费时间的事情,因为“写信”不比“说话”,总是比较费时间,再加上字句的斟酌,一封普通信件写下来,总要砂耗在办公室的时间能有几个半个钟头,能处理掉几封信件?
(四)时间管理

要解决这三个问题,以增加可用于创造思考方面的时间,下列几种方法值得参考:

在处理电话方面:选择一位能干的秘书,授予更大的权力,在某些之内的电话,直接交给他去处理,不必转接。如果非由经营者自行处理不可时,应简短扼要,不要在电话中扯此与主题无关的事情,养成能在3分钟内把问题解决并挂掉电话的习惯。

在参与会议方面:不参加没有准备的会议,规定员工养成开会必须准备,发言必须简短,内容必须充实,会议必做“结论”的习惯。一方面减短会议的时间,一方面使会议不流于形式。除此之外经营者应该视会议的性质,尽量减少参加会议,有些会议末必要参加,只要在会议后批阅一下会议记录即可了解全盘大要。

在处理书信方面:能交由下级单位或秘书处理的信件,可直接交给他们去处理,必须自己回复,或口授给秘书,经记录整理后,再签字发出,这样就可以节省许多时间。写信时应尽可能简短扼要,不要拖泥带水;邱吉尔说过,不能在一张纸的范围内把想表达的意思完全表达出来的,就不能算精简扼要,这个标准,可以让经营者做为处理信件时参考。

如果您常感到时间不够用,不妨试试以上这些方法。希望您工作事事顺心!

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。