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企业培训师观点:XOS设备管理如何让办公室“瘦身”?

企业培训师吉宁 2015年12月11日 企业培训师观点

对于办公文件管理,与以往单纯的考虑单个硬件的成本不同,服务正在得到越来越广泛的认知和认可。

企业对于办公文件管理过程中产生的费用成本该如何控制?现有的文件设备是否得到了充分的利用?文件输出设备管理又是否占用了过量的人力?这些问题时刻困扰着企业。

富士施乐2005年就推出了XOS办公文件管理服务,正是针对这些问题而来,其所提出的目标就是“重塑办公室,为办公室瘦身”。

3年过去了,富士施乐是否从单纯的文件管理解决方案供应商转变成为了文件管理服务咨询顾问?更为重要的是,富士施乐对困扰企业的办公文件管理问题有了什么样的有效的办法和解决方案?记者就相关问题采访了富士施乐(中国)有限公司全球服务部。

办公文件输出设备管理“四部曲”

事实上,优化办公设备资源、改善办公文件应用环境、提升整体办公效率是促成文件管理得以全面、系统实现的一个基础,富士施乐(中国)有限公司全球服务部业务发展经理葛清泉介绍说,这是通过以下几种措施实现的:

首先,为客户进行办公文件评估。这是针对固定资产和输出设备管理的整体评估体系,包括评估办公设备的数量、分布情况、采购时间、使用状况、利用率、使用者以及使用者对设备的满意度、期望值、需求等。其后,还将去了解企业的设备采购、维护流程和供应商管理。

其次,针对企业的输出设备进行资产管理,重新配置或者优化此类固定资产。通过移动、增加、更换和报废一些办公设备,使客户的固定资产得到最优化的利用。

再有,向客户提供运营管理服务,帮助客户跟踪设备的利用、管理状况、使用状况,并且针对每一台设备提供解决方案,进行维护服务和耗材更换服务等。企业中通常是IT部门负责管理办公设备,富士施乐的服务使各企业的IT工程师能够投入到更有技术含量的工作中,如保障企业网络安全性等。

最后,提供客户支持服务。除了传统的800、400电话服务形式,还设置现场工作人员和定期巡查等方式,富士施乐还有网络支持服务,即通过将客户所有设备连入网络,富士施乐能够时时监测所有设备的工作状况,在其出现故障的第一时间解决,在耗材即将用尽时提前预订和更换,避免耽误设备的使用。同时,因为在网络中能够监测到故障的可能类型,使工作人员在维护前就做好充分准备,减少了设备的停机时间。这种主动式的服务提升了客户的工作效率,同时也提升了客户的满意度。

从对客户进行现状评估,到为客户度身设计解决方案,提升设备的利用率,再进行固定资产优化管理,到最后的服务执行过程,富士施乐每三个月或六个月就会重复一遍这样的工作,会重新进行一次评估,再进行优化管理和服务执行,进而帮助客户持续地提升管理水平和工作效率,持续有效地降低成本。

葛清泉特别强调,与其他厂商不同的是,富士施乐不是在客户需要采购设备时才提出建议。富士施乐是主动帮客户分析现有的办公环境,提出合理的建议,包括设备的移动、增加或者报废等,进行设备的优化。这样,客户能够时时感受到有一位专家在帮助自己管理这些设备。
他举例说,国内某大型贸易公司在其上海的分支机构拥有员工400多人,共用65台不同品牌的打印机、复印机,其中44台黑白、21台彩色,共39个机型。员工使用设备的比例为7.43%,设备利用率为2.1%。在中国,设备利用率在2.5%—6.5%之间比较合理。在国外这一数据为3%—7%,其中之一的原因是外国人比中国人更倾向于传统的纸媒的阅读方式。在使用了富士施乐办公管理服务后,44台老旧设备被移除,21台保留,新装设备11台,该公司设备利用率提升到3.46%,同时降低了4.6%的成本。

富士施乐从2006年第四季度开始向此客户提供服务,到2007年第二季度此客户成本降低10%,到第三季度降低11%,第四季度降低15%。随着这家公司业务的不断增长,其运营成本逐渐降低。

“服务”考验承诺

富士施乐办公管理服务自2005年开始推广,进行了三年的市场教育,从去年开始成长速度加快,2008年,富士施乐的办公管理服务逐渐进入成熟期。根据去年的一项市场调研的结果显示,与以往单纯的考虑单个硬件的成本不同,服务正在得到越来越广泛的认知和认可。

富士施乐(中国)有限公司全球服务部业务发展经理匡志勇分析说,服务与单纯的产品销售不一样。产品是一次性交易,付款后交易就完成了。服务则包含两个方面:第一、服务需要以客户为出发点,帮助客户提升效率,降低成本;第二、对客户的服务是长期承诺。

他总是习惯性地对客户申明:“我不能保证我所提供的服务是全世界最好的,但我一定保证我会做到合约中所承诺的一切。”

在欧洲,几乎80%的人已经接受了文件外包服务的概念,而在中国这一数字只有20%。这一数字落差也显示出中国市场的巨大空间。

在分析导致客户不选择文件管理服务的原因时,匡志勇认为有以下的原因在起作用:有些企业并没有真正了解文件管理服务,只是凭感觉,认为服务的收费可能会很高;还有的担心节省成本的前提是需要前期投入;绝大部分企业满足于现有的经营管理方式。

目前,富士施乐全球服务在中国共有66个客户,200多个现场,覆盖了中国23个城市。在未来几年,富士施乐要将自己的办公服务标准发展为办公服务市场的标杆。

在办公文件管理中,你是否面临着以下困扰?

●文件输出设备的繁琐管理占用了大量的时间

●对文件输出设备管理的提升没有清晰的蓝图

●不清楚采购文件输出设备的依据

●不清楚设备安置的依据

●不清楚现有设备的利用率

●不清楚文件输出设备管理的相关流程

●不清楚如何提升或管理现有设备的利用率

●不清楚如何控制目前文件管理的支出

XOS

XOS即富士施乐办公管理服务,是以网络为基础、可覆盖多区域的、为客户提供主动服务及高效全面资产管理的一站式办公咨询管理服务。它包含针对客户核心业务进行过程中的文件供应链的管理,和针对客户整个办公环境的文件管理服务两方面内容。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。