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企业培训师观点:信息系统管理流重组=业务流程重组?

企业培训师吉宁 2015年12月11日 企业培训师观点

业务流程是指企业为了达到其既定结果所进行的一系列活动。业务流程重组可以带来信息系统管理流重组,而信息系统管理流重组不一定能带来业务流程的重组。

业务流程重组可成为降低成本,减少信息及物品传输时间,及提升客户服务的一种极为有效的工具。

业务流程经常主要是信息流。比如,处理一张顾客的发票就主要是信息系统管理流重组。然而,也有一些信息系统管理流程会涉及到对实物的处理。比如,运输一件包裹既包括对信息流进行跟踪——包裹在任一特定时间的位置,又包括实物的流动——把包裹从A地运输到B地。先进的速递公司都已对其速递流程进行了重组,以保证客户按时收到邮件,并能随时通知客户其邮件的所在地点。

考虑到业务流程的重要性,实施业务信息系统管理流重组时,首先必须确定要对哪些流程进行重组。

业务流程重组有多个步骤。首先是确定哪些流程是关键流程,然后再对它们进行详细分析以确定所有的步骤及负责的人员。

在描出这一张“现状”图后,接下来应该专注于明确流程中那些部分需要提升。比如,或是缩短时间,或是提升生产效率,或是提升服务质量。

在明确这些需要提升的部分并确定解决的优先顺序之后,就应着手对流程进行改变或重组。因为要考虑到不同的解决方案,这通常是需要较多创造性思维的阶段。在回答这个问题之前应首先明确什么是业务流程?什么是业务流程重组?业务流程重组的目的是什么?

业务流程是指企业为了达到其既定结果所进行的一系列活动。通常业务流程由以下几部分组成:

·清晰定义的客户:可以是内部或外部客户,是流程结果的使用者或受益者

·明确的目标:任何业务流程都有其明确的目标

·合乎逻辑的、依照一定顺序排列的活动

·对工作有重大影响的决策点

·明确的输入和输出:输入/输出的形式可以是物质、资金、信息或三者的组合

·明确的流程负责人
管理大师迈克尔·哈默尔(MichaelHammer)在20世纪90年代初曾对业务流程重组(BusinessProcessRe-engineering)给过明确的定义。他认为业务流程重组是企业对已有的业务流程进行最根本的重新思考和重新设计,以取得关键绩效领域的重大改进,如成本、质量和速度等。

再来看一下什么是信息流、信息流重组及其目的。

就企业而言,信息本身是对某笔业务的反映(该业务可能涉及到物资、资金、人力等资源的变化)。例如仓库A收到100件红色中号夹克衫,那么在公司存货记录表上需要有一条记录(信息)来反映该笔收货。而信息流是指信息在企业内部的不同部门、个人之间或者是信息在企业与企业外(客户、供应商、股东、企业等)之间的流动,信息流是对企业业务流程的反映。所谓信息流重组就是对信息流的重新设计,从而使得信息流真实、准确、及时地反映企业的业务流程。

因此,信息流和业务流程之间的关系可以理解为:业务流程是信息流的载体,信息流是对业务流程的反映。如果企业对信息流进行重组,则可能达到信息流真实、准确、及时地反映业务流程的目的,但是不能达到优化业务流程以及改进关键绩效领域的目的。相反,如果企业从业务流程重组开始,那么企业则可以达到优化业务流程(包括优化信息流)的目的。

综上述,业务流程重组和信息流重组不完全是指同一件事情。业务流程重组可以带来信息流重组,而信息流重组不一定能带来业务流程的重组。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。