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企业培训师观点:如何编制企业管理制度

企业培训师吉宁 2015年12月11日 企业培训师观点

凡有企业必有管理制度,篇幅不一,多者洋洋万言,少者仅有薄薄几页,但是它们都在不同程度地发挥着作用。多者的优点在于规定了所有的人做何事及所有的事如何做,可谓是面面俱到,管理有序;缺点在于增加了管理成本。少者的优点在于简明扼要,运行成本较低;缺点在于规定的面较窄,例外情形较多,经常出现一事一议现象,不便于控制。那么企业到底需要什么样的管理制度?如何编制管理制度呢?

  一、编制管理制度原则

  服从于组织结构和规模的原则、简明化原则、系统化原则、锁链化原则、一般和特殊相结合原则。

  二、编制管理制度要点

  编制管理制度以做事为主线,以各部门、科室、班组、员工为点,以岗位责任制(包含岗位工作指引)、标准作业书、操作规程、技术标准和管理办法等为枝干构成一个平面,结合五大部门和总则构成立体化的篇章。要站在公司和部门的角度来看问题,注意把握以下几点:

  表――要弄清公司总经理和部门经理每天、每月、每年应看的表,例如销量、产量、进货量、质量、费用等;要弄清公司各岗位每天、每月、每年应填、应报的表;要弄清公司各控制点每天、每月、每年应填、应报的的表。

  会――要弄清公司总经理和部门经理每天、每月、每年应开的会,例如公司月经营检讨会、公司(半)月采购委员会会议、(半)年公司员工大会、周产供销协调会、月市场分析会等。
权――要设定人权、财权、物权、事权的管理权限,编制核准权限表。
计划和预算――公司的一切工作必须围绕着公司的年度策略、计划和预算来展开,制度的编制要为完成公司的年度策略、计划和预算服务,要弄清公司各部门每天、每月、每年有哪些计划,如何执行和追踪。

  三、管理制度的体系

  以企业的总则和五大部门(产、销、发、人、财)为篇章:
产指生产,包括采购、外协、储运、技术、制程、设备、基建、安全环保、品控等环节。
销指营销,包括市场调查与研究、通路规划与管理(B2C)、大客户管理(B2B)、营销控制、营业推广与公关、售后服务、营销人员管理与激励等环节。
发指研究和发展,包括调研、项目立项、研究设计、项目管理、投资、企划等环节。
人指人力资源管理,包括招聘、培训、考核、升降、异动、薪酬、档案、行政事务、保安等环节。

  财指财务和会计,包括会计、财务、审计等环节。

  同时将管理制度的四大功能(计划、组织、领导、控制)贯穿其中,主要的计划有公司的年度策略计划,各部的年(月)工作计划。其中最核心的是年(月)销售计划,以此为前提,技术部门做出设计和材料预算,采购部门做出采购计划,财务部门做出资金计划,生产部门做出生产计划等。主要的控制手段有计划控制和预算控制及定期的报告等。
四、管理制度几个必备的附件

  组织结构图(包含管理层次和幅度等);

  职务说明书(包含职责和任职条件等);

  核准权限表(描述某事的运作由哪一级申请、立案、拟案、咨询、核准、决定及报备等);

  表单流程图(包含表单的填、审、核、发生周期、送发单位等);

  岗位责任制(以人为核心,描述岗位应做的事和做好该岗位工作的指引);

  标准作业书(以事为核心,描述事情如何做);

  操作规程(以机器为核心,描述机器如何操作);

  部门和员工考核办法;

  技术标准

  五、编制管理制度工作应注意的事项

  注重前期调查工作和第一稿的质量;

  项目负责人要把握制度的总体风格、构思,注意总体和分项的衔接;

  合理配置人员,把握好总体进度。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。