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企业培训师观点:打造私人专属的时间管理清单

企业培训师吉宁 2015年12月11日 企业培训师观点

要有一份时间管理清单

  你需要知道有哪些事情落在了你的头上,并且对它们进行追踪——它们就是前面提到的从漏斗顶部进来的那些事情。这就需要你有一份清单,应该列出需要你做的事情的清单。普通的时间管理方法/方式/体系花费了大量的时间在这份清单上面。比如大多数的时间管理公司都会提供各种印制好的表格来让你列清单,通常这些表格都放在一个看起来很重要的文件夹里,以便让你可以拿着它到处走——到机场去、到会场去、到酒吧里去炫耀卖弄。这种表格和文件夹即是所谓的“体系”,有些人就靠着出售它发了财,这些人真厉害,我倒希望我也能想得出这么好的办法来赚钱。

  当然,它的本质实际上简单得多。你只需要一张纸,现在我从我的日历上撕下某天的那一张,然后用它的背面来写清单,下面就是我那天的清单。

  这里我要先声明一下,有时我会像这样给出一些例子,是以我自己的工作方式和经历做的例子。我这样做并不是因为我觉得你们需要多了解我一些,而是为了下面两个原因。

  首先,我想让你们看到,一个普通人是怎么运用这些方法并发挥它们的效力的(你们会在案例学习中看到其他人的例子)。我不知道你们是否赞同,但我认为最好是采用真实生活中的实例,而不是虚构例子来进行讲解。而且,我也觉得我自己非常善长把事情做得事半功倍。可以说我的工作时数并不多,但我完成了不少事情,而且对于工作与生活中的平衡我也掌握得非常好。我就是用本书中谈到的理念和技巧做到这一点的。

  关于上面的清单:

  这是一份确立了优先顺序的清单。越排在前面的事情越重要。在本书的第二部分,我会更加详细地介绍如何确立优先顺序。

  我的这份清单中并没有写下所有的事。一些事情存在我的脑海中,比如,我的清单中没有写“爱我的妻子和孩子”,但这件事在我的优先顺序中排在第一位。有些人喜欢把所有的事情都写下来,但对我来说,那就有点儿过于繁琐了,不过你可以自行选择你喜欢的做法。

  列出你自己的清单

  现在让我们来看看你怎样列出自己的清单。

  然后,你需要把清单写在某种电子设备中(电子记事本、电脑、手机,等等)或者某些豪华的时间管理清单文件夹内吗?我之前说过的一些话好像是在否定这些工具,因为我自己并没有用这些工具。这些东西有自己的用处,而且对有些人来说确实很有帮助,但关键不在这里。对于不同的人来说,不同的工具有不同的效果。所以,在谈到列出清单的时候,你应该选择最适合自己的工具。不管是纸张还是电子设备,豪华版还是简化版,还是把它们结合起来使用……同样地,你也可以选择你自己喜欢的做法。
在你的清单中,很多事项都是目标,这些目标需要做到SMART。SMART是“聪明的”意思,也是简写,分别代表着下面这几项。

  Specific:具体的

  Measurable:可测量的

  Achievable:可以完成的

  Realistic:实际可行的

  Time-bound:有时间限制的下面是对这些词的详细解释。

  假设我已经把我的目标全部写下来了,下面我就把它们当作例子来讲解我是怎么达到SMART标准的。

  1.变得健康。我过去跑过马拉松。我的儿子曾经跟我商量过一起参加伦敦马拉松赛,但我可能不会再去参加了。我们两个人都很忙,而且不管他怎么想,我都不愿意让自己的身体再经受一次那样的折磨了。我真正想做的就是每周跑步四次,每次跑五公里。这就是SMART。

  2.谋生/写作/《游历》。这个目标具体来说,就是写成初稿100000字的小说,并在6个月之内完成。

  3.项目管理培训和咨询——维护现有客户。这一项里我的目标是,在今年开展100天的培训和咨询。

  4.项目管理培训和咨询——拓展新业务。在这一项里我的目标是,在今年的12个月内,每月获得25000欧元的销售收入。

  5.使公司收入增加50%(在本个财政年度内)。

  6.学习演奏一种乐器。现在我必须承认,当我在写作这本书的时候,这个特定目标并不那么SMART。比如,我还没有确定我想学习演奏的到底是什么乐器,但是现在,我已经让这个目标变得SMART了,因为它变为:在今年年底前决定学习哪种乐器,并且购买那种乐器。这下子终于SMART了!(这可能也算不上什么,这个目标在变得SMART之前几乎没有任何进展。然而现在至少我有了目标来朝着它前进,这只是让目标变得SMART的好处之一)。现在你来列出你自己的清单。首先你需要把所有的事情都清理出来,写在纸上。你可以采用以下步骤作为提示,或者作为核对表,来帮助你把所有事情都想到。
1.从你自己开始,写下此时所有对你来说很重要的事情。你必须做的事情;讨厌做却无论如何也必须做的事情;喜欢做的、想要做得更多的事情;内心深处真正想要做的事。你有什么兴趣爱好或者你喜欢做什么?有什么事情是你一直都想做但是一直都没有找到时间做的?这一年里你有什么具体的事情要做吗?

  2.现在做一些延伸。你的家庭生活如何,你的近亲,然后你的远亲呢?写下任何进入你脑海里的东西。

  3.下一步,你的工作如何?对此需要做些什么事?把这些事项加入你的清单。

  4.如果想得到更多的提示,你可以迅速浏览一遍本书第五部分的案例学习,如果想起其他任何事情,把它们也添加到你的清单里。

  5.你的清单初稿就完成了。

  开始行动吧!写下你的清单初稿。

  你的清单是动态的

  你的清单并非永远固定不变,它是动态的,可以进行调整变化。比如,当我签下合同写这本书的时候,我就改动了清单。我当时在写一本名为《游历》的小说,现在我必须暂时停止那本小说的写作,把精力放在本书的写作上。所以现在我的清单看起来是下面这个样子了:

  加在《游历》上的方括号表示现在它暂时不在优先顺序清单中,也就是说这一事项没有优先顺序——在本书没有完成之前,不会继续《游历》的写作。所以,这个清单是可以改变的(可能你想知道我新添加进来的事项——写这本书,是不是也符合SMART标准,其实它是符合SMART标准的。我必须在规定的时间前写完让出版商满意的稿件)。
你也需要一本记事簿

  你也需要用一些方法来追踪约会。你可以使用纸质的记事簿,也可以使用Outlook软件,还可以用最新最时尚的电子管理设备——你的手机。上时间管理课的时候他们给你的文件夹也可以用,或者用节假日时从各种供货商那里得到的赠品——可以放在你的上衣口袋里的小记事本。

  我曾经使用一种记事簿,我女儿每到圣诞节都会送我同一个品牌的记事簿。因为有其他人也需要知道我的日程安排,所以我后来改用了电子记事簿,这样我就可以把日志用电子邮件发给他们。我用的Excel软件来记日志。

  用你之前做好的清单和记事薄来追踪你的约会,这样你就拥有了做到有效时间管理清单的所有必备品。

  你的每日时间管理清单

  大多数的时间管理方法都会谈到每年、每半年、每月、每周、每日的目标或清单之间的差异,对于我来说,那未免过于复杂和沉重了。

  在我看来,输赢就存在于每日的层面上。你每天选择要做的事情和不做的事情,这就决定了你能够向你的目标迈进多大的一步,所以你需要有一份每日清单。你需要每天都做出决定,决定要做哪些事,不做哪些事。每日清单看起来就像下面的样子,这是我在写作本书期间某天的清单。而且,案例学习部分的一个当事人谈到一些情况,可能你也会产生共鸣。她说:“当我列出每日清单的时候,我基本上都不能完成上面的每件事,这让我有了一种挫败感。今天当我看到清单的时候,我感到很焦虑,因为我在心里告诉自己,我应该完成7个事项,但我只完成了4个。”

  不能完成某些想要做的事项,这种情况导致的挫败感和焦虑感可能会引发混乱,会造成我们正在做一件事,而思绪却在另外的地方为我们不能完成的事情而烦躁。最终,我们再也忍受不下去了,于是就跳到其他事情上。然后我们就开始为那些半途而废的事情烦躁了,而且,我们尚未开始处理的其他事情总是会存在。不仅如此,由于我们的思绪一直在其他事情上,所以我们应该专注于某件事的时候却心不在焉。
下面的方法解决了所有的问题,因为我们每天在一开始就决定了要做哪些事,不做哪些事。

  方法步骤:

  1.检查你的生活清单,看看哪一件事需要你今天采取行动。对这样的事情,在你的每日清单中写下需要做些什么。

  2.看看你的记事簿,是否有其他比如约会之类的事情需要填写在每日清单上。

  3.问问你自己,是否还有其他事情,可能需要今日完成。

  4.这个清单是你的入围事项清单——可能完成的事情的清单。

  5.现在在你的清单上,用A、B、C、D分别标注出每个事项。

  6.这四个字母的含义如下:

  A我今天必须我完成。如果完不成的话,行星就会相撞,恒星就会陨落,老板就会躁动,股价就会暴跌。对于A类事项,你要尽全力去做。但它真的那么重要吗?不能等等吗?看看下面的更多的分类吧。

  B如果今天做完的话会很不错。

  C实际上我今天不会完成这个事项。

  D删掉它。我可以找别人来做这件事。

  7.先做所有的D类事项,也就是把它们从清单中删除。

  8.现在做所有的A类事项。

  9.当你完成了所有的A类事项后,就停下来,回家去。走吧——走!B类和C类事项怎么办呢?答案就是,今天先忘掉它们,改日再做。这里有几个值得注意的地方。在这一天中,如果有新的事情出现了怎么办呢?那么,你就要把这个新的事项添加到你清单中,然后给它归类。如果是属于A类或者D类,你就处理它,如果不是,就算了。
如果这一天结束了,而你的某个A类事项没有完成呢?那么它就不可能是A类事项,对不对?当这种情况发生的时候,要留意,这可以帮助你提升日后对A类事项的判定能力。这样下去,你应该很快就擅长于给事项分类了。

  我喜欢把我的清单组织成这个样子(a)需要写作,(b)需要打电话,(c)开会和其他要做的事项,比如锻炼身体什么的。现在再来看看我的每日清单。

  通常,列出每日清单是我每天早上做的第一件事,或者是前一天晚上做的最后一件事,后面这种做法要好得多。如果我在早上列清单,就会总是在早上一起床就做,但是在前一天晚上做这件事要好得多,要把列清单作为你在回家前做的最后一件事。之所以说这样做比较好,是因为你清单上的事项就会进入你的潜意识,在你脑海里不断地酝酿发酵,然后往往是到了第二天早上,你对这些事项就会有更明晰的看法,或者产生了新的见解。有时候在前一天怎么也解决不了的难题,到第二天早上醒来后就想出了办法。如果你有过这样的经历,你就会明白我是什么意思。

  效果维持

  之前我曾经提到过,我们需要用新的做法和习惯来取代那些旧的,如果你已经完成上述练习,那么你就尝试过新的做法了。但是,一般来说,这并不足以形成新习惯,你需要每天都这样做,直到你记不起你什么时候不曾这样做过为止。有些人通晓关于改变行为的知识,他们认为至少需要21天坚持不懈的重复才能养成新的习惯。所以在本章末尾,我安排了一个30天的日历。如果你不想直接在书上留下印记,就复印一份,在接下来的30天里按照这个日历行事。

  处理意料之外的事件

  可能你会发现,这个ABCD分类法在有些日子里很有效,但是在另一些日子里,你的良好愿望会被一些意外事件所干扰,比如会出现某些障碍、危机、“灭火”行动之类的事情。下面就来讲讲如何处理这些情况。

  这表示,你平均每天要花3个小时(15个小时除以5天)来处理意外事件,这也很正常。那么你可以从下周开始,把这个因素也纳入你的每日清单里。加入一个称为“处理意外事件的时间——3小时”的事项,归入A类。注意,如果你度过了这样的一周:
那么这一周里只有周一你必须多工作一些时间,其他的四个工作日都不会有问题。

  如何对付“小事情”

  有一位女士是本书案例学习部分中的当事人,在跟我合作的早期,她说:“我通常的做法是列出一个庞大的清单,然后挑出每天需要做的事项,但是我先做那些我觉得可以迅速完成的事项。可是它们占用的时间一般都比我预计得更多,这样我就没办法做重要的事情了。”她还谈到:“而且我还发现,一天之内一般也会冒出五六件新的事情来,我觉得马上处理掉它们会更容易些。但是事后想一想,是不是应该把它们加入到清单里,然后先做我的重要事项呢?”

  我们大多数人都遇到过她所描述的情况,“其他事情”、“小事情”、“琐事”、“我觉得很快就做完的事”常常都会出现。我们决定把这种事情先处理完毕,这样我们就可以把时间放在真正重要的事情上了,然而不幸的是,虽然很多传统的时间管理书籍和体系都赞成这样的做法,它却是错误的。我着重强调这一点,是因为很多人都把“时间管理”和“极限时间管理”这两个不同的概念混淆了。

  举例来说,现在市面上有一本很有名的时间管理书籍,戴维·艾伦写的《尽管去做:无压工作的艺术。在这本书中,作者谈到了“两分钟原则”。这个原则说的是,如果你可以在两分钟之内把一件事完成,那么你就应该做这件事,把这件事处理完毕。如果你只是想成为一台高效率机器的话,这个办法就太好了,因为这可以提升你的效率,增加你的产出。

  但是如果你想做到事半功倍,真正拥有时间管理的智慧,也就是说你想要不做有些事情,“两分钟原则”就没有用了,因为依照“两分钟原则”来做事你会完成一大堆琐事,而做那些事情花费了你的时间——宝贵的、不可替代的时间,所以请忘掉“两分钟原则”吧,我们还是来看看如何处理上面谈到的情况。

  1.如果你有一连串的琐事要做,你应该问自己的第一个问题是:其中哪些事——如果有的话,是真的需要今天完成的?这里仍然是使用ABCD来给它们分类。

  2.就像前面提到的案例学习中当事人的情况一样,一天当中会不可避免地冒出其他必须做的事情来,也就是A类事项,因此你要在一天当中设定一个时间,在那个时间里你所有的A类事项必须完成。这就意味着,你会有一个计划好的时间来完成所有你已知的A类事项以及当天中不可避免地冒出的A类事项。但是注意,不是所有在当天冒出的事项都属于A类——如果不是A类就不要做它。你可以使用我们前面一节中讨论过的技术,来估算你需要多长时间来完成这些当天冒出来的A类事项。

  超前工作

  终于,美妙的情况出现了,如果你已经把今天所有的A类工作都完成了,你可以开始做明天的工作而不是回家去,换句话说,列出明天的清单,把事项分成ABCD四类,删除所有的D类事项,然后从A类事项开始做起。这样,你今天就在做明天的事情了,这就是“超前工作”。像这样做事情,到周末的时候你就会发现要做的事情减少了,因此周五你就不会过得很紧张,或者你可以早点回家去,如果你的公司实行某种形式的弹性上班制度的话;或者周五也不用上班,而是愉快地度过一个长周末!

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。