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企业培训师观点:项目管理思想推动企业IT建设

企业培训师吉宁 2015年12月11日 企业培训师观点

一、项目管理思想推动企业IT建设

  1、项目

  所谓项目就是为提供某项独特产品或服务所做的临时性努力。

  项目的特点:1、临时性;2、独特的产品、服务或结果;3、逐步完善。

  2、项目管理思想

  所谓项目管理,就是项目的经理人,在有限的资源约束下,运用系统的观点、方法和理论,对项目涉及的全部工作进行有效地管理。即从项目的投资决策开始到项目结束的全过程进行计划、组织、指挥、协调、控制和评价,以实现项目的目标。

  项目管理思想内容:1.、项目范围管理;2、项目时间管理;3、项目成本管理;4、项目风险管理;5、项目沟通管理;6、项目质量管理;7、项目人力资源管理;8、项目采购管理;9、项目综合管理(项目综合管理包括那些确保项目各要素相互协调所需要的过程,它牵涉到在竞争目标和方案选择中做出平衡,以满足或超出项目利害关系者的需求和期望)。

  二、项目管理思想的重要性

  项目管理是全新的管理方法,学习项目管理可以开阔思路和视野,能培养我们的系统思维习惯,务实的工作作风,科学的管理方法;能教会我们养成良好的工作方式。

例如美国StandishGroup1994年对超过8400个IT项目的研究表明,只有16%的项目实现其目标,50%的项目需要补救,34%的项目彻底失败。Frame博士于1997年对438位项目工作人员进行了调查,结果表明,项目失败的比率也非常高。根据他的分析,大多数项目的问题来源于以下四个方面的原因之一:组织方面出现问题(如因外来资源而产生的问题);对需求缺乏控制;缺乏计划和控制;项目执行方面与项目估算方面的问题。由此可以看出实施项目管理是非常必要的!

三、实施项目管理的优势

1、合理安排项目的进度,有效使用项目资源,确保项目能够按期完成,并降低项目成本;

  2、加强项目的团队合作,提升项目团队的战斗力。项目管理的方法提供了一系列的人力资源管理、沟通管理的方法,如人力资源的管理理论、激励理论、团队合作方法等。通过这些方法的使用,可以增强团队合作精神,提升项目组成员的工作士气和效率;

  3、降低项目风险,提升项目实施的成功率。项目管理中重要的一部分是风险管理,通过风险管理可以有效降低项目的不确定因素对项目的影响;

  4、有效控制项目范围,增强项目的可控性。在项目实施过程中,需求的变更是经常发生的。如果没有一种好的方法来进行控制,势必会对项目产生很多不良的影响,而项目管理中强调进行范围控制;

  5、可以尽早地发现项目实施中的问题,有效地进行项目控制;

  6、以有效地进行项目的知识积累。传统的项目实施中,经常在项目实施完成时,项目就戛然而止,对于项目的实施总结,技术积累,都是一种空谈。进行有效的实施经验的总结,可以进行成功项目管理的复制。

  四、企业内部管理项目化

  企业内部有大量的管理活动是创新性、一次性的,而且随着竞争的加剧,产品创新、组织创新速度的加快,创新性的管理活动越来越多。世界银行是把每一笔贷款作为一个项目来管理的;摩托罗拉在20世纪90年代中就启动了一个旨在改善其项目管理能力的计划,在其内部广泛推行项目管理方法。有研究表明,企业内部至少50%以上的管理内容可以项目化。

  由于企业内部IT建设中,多数问题都是具有临时性、具有很强服务特性、而是一个逐步完善和服务的循环,根据项目的特点把IT建设的过程当做项目来做,把IT管理当做项目来管理再合适不过,同时突出IT管理的重要性。

  五、利用项目管理思想推动企业IT建设

  1.、项目范围管理

  中小型企业内部IT人员的职责一直无明确的范围,只是凭臆想感觉是IT人员做的,导致部分企业内部的IT人员偏离了信息化建设的轨道,利用“项目范围管理”可以明确企业内部IT部分的权责,以及再具体细化IT人员的权责,相当于一个“岗位职责书”一样,从要求上明确IT部门的权责,做到“术业有专攻”有限的精力投入到增值更高的服务(和价值)上。

  2、项目时间管理

  企业内部的时间响应一般要求较高,基本上要求小问题马上解决,大问题超过三天的都很少见,如何鉴定是大问题还是小问题的,在企业内部进行IT建设时,理应针对一般不同的问题有一个“解决问题时间响应表”什么的,从硬性指标上来要求IT部门必须严格遵守,以达到企业内部的其它部门可以得到一个较好的服务。

  3、项目成本管理

  成本管理是企业永恒的话题,“盈利”是企业唯一的追求,在大小项目以及日常维护中的大小问题的解决都是需要费用投入的,企业内部需建立起一套的IT采购(外协维修)的审计流程同时IT人员需具有良好的职业道德,来解决以较小的投入达到较大的产出。

  4、项目风险管理

  IT人员需具有风险掌控的能力,依据本身过硬的实践经验和灵敏的判断力,必须充分考虑各个因素,来达到一个完美的结局。如出现问题必须在第一时间内给与纠正,造成损失的要给与弥补或者致歉。

  5、项目沟通管理

  企业内部任何事情都需要沟通管理,IT建设也不例外,与相关部门进行有效沟通时保证解决问题或者是项目成功上线的一个最重要的前提条件。沟通有:文字沟通、电话沟通、面对面沟通。针对不同的情况需采取不同的沟通方式,三种沟通方式中以“面对面沟通”最为有效。

  6、项目质量管理

  “质量是企业的生命”任何有质量的企业都会走向死亡。IT建设也如此,包括是软件设施还是硬件设施。硬件设施的质量不好会导致软件系统不能很好的发挥作用或者是根本无法使用,直接会迁怒到软件系统上,有些大的软件厂商在企业内实施软件系统时都会有一个硬件设施的评估报告,来建议企业优化或者完善硬件设施。软件系统的问题问题会导致企业使用人员操作繁琐、无法满足企业内部需求、使用过程中反应慢等等问题(当然bulg是在所难免的)。针对质量的管控那就要求企业内的IT人员有过硬硬件知识以及软件系统知识、数据库知识等等。

  7、项目人力资源管理

  现在是发挥“团队效应”的时代,需合适的人做合适的事情,做到“在其位,谋其事”,同时要求IT负责人有全局意思,有领导IT团队的能力。以及优秀的人格魅力,毕竟企业内部的IT部门不是行政部门,无法“发号施令”,只有靠影响力来解决日常中的大小问题以及解决项目过程中各种问题。

  8、项目采购管理

  采购管理至关重要,采购合同条款的制定以及供应商信息的保存,往小地方说直接以后的售后服务的效果,往大地方说直接影响着产品的质量。采购管理中商务谈判能力是必须的,且必须了解产品的市场情况。

  9、项目综合管理

  在所有事宜具备的情况下,企业内部的IT负责人把所有的事情穿成串就可以保证项目的成功。综合管理中对所有事情的跟进和检查至关重要,其是保证项目完成的前提条件之一。在企业内部处理大小事情的时候,IT负责人也必须抽查一下级下工作的成绩,及时纠正属下的非正常的行为,提升各个部门对IT部门的管理满意度。

  六、结束语

  企业内部IT建设有相当一部分是对基础设施以及系统的后期深入利用以及日常的管理维护,如何保证持久性的提供给各个部门一个满意的服务,如在日常工作中融入项目管理思想,那么将企业内部的IT建设推向一个更高的台阶。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。