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企业培训师观点:电网建设过程的项目管理信息化工作

企业培训师吉宁 2015年12月11日 企业培训师观点

一、引言

  这些年在电厂建设工程上使用管理软件作为辅助管理工具取得了明显效果,与电厂建设项目相对来讲有所不同的是,供电企业的项目基本可以归结为资金规模小、项目周期短和项目工程多几个特点,这些情况也一定程度上制约供电企业项目管理信息化工作的进程,但是单从管理角度来讲,不管项目是大还是小,对于管理水平的提升和新管理思路的接纳其实都有同样的渴望,那么究竟如何对这些周期短、项目个数多的项目进行统一、集成、有效高效的管理?如何将国际先进的项目管理信息化工作思想与我们实际工作相结合?抚顺供电局携手PM2软件在这方面进行了积极的探索!

  二、国际项目管理信息化工作的核心思想分析

 项目是为完成某一独特的产品或服务所做的一次性努力。项目管理即是指在项目活动中运用专门的知识、技能、工具和方法,使项目能够实现或超过项目干系人的需要和期望。项目管理理论的指导性文件为美国项目管理协会发布的项目管理知识体系PMBOK。项目管理知识体系的核心内容是九大知识领域(包括范围管理、时间管理、成本管理、质量管理、人力资源管理、沟通管理、采购管理、风险管理和整体管理等)和五大管理过程(包括启动、计划、执行、控制、结束)。具体企业的项目管理工作由于其所属行业及企业在项目中的角色不同也有一定的差别,但重点工作都是对应着九大知识领域中的范围管理、时间管理、成本管理和质量管理四大核心领域以及五大过程中的计划、执行和控制过程。

 三、抚顺供电公司实行项目管理信息化工作成果介绍

 抚顺供电公司实行改制后,将电网建设送变配这方面的工作交由抚顺电力发展有限公司负责具体实施,抚顺电力发展有限公司作为自主盈亏的工程施工企业,除了负责抚顺市一些送变配工程建设,还面向社会承揽一些电网项目的施工,在项目管理过程中,主要关注点是使项目能够在费用预算内、时间计划内、高质量地完工并交付公司使用;项目的实际项目管理工作一般划分为项目前期、项目实施、项目收尾三个阶段。以项目实施为主要控制阶段,以设计、采购、施工等为工作重点,通过对其计划、进度、费用、合同、质量等方面的管理工作,达到预期的控制目标。

 1.项目管理信息化工作系统设计原则、设计思路与主要功能展示

 1.1.项目管理系统设计原则

  (1)贴近实际业务,简单易用
 
  工程项目管理信息化系统操作符合实际工程管理业务方式,使用方法易于理解、操作简单,掌握起来快捷、方便。完整的随机帮助及操作向导辅助学习操作。
 
  (2)先进的管理思想及软件技术
 
  系统要以国际先进的PMBOK(《项目管理知识体系》)为基础、运用领先的项目管理理论及数学模型,同时要结合中国国情。产品要既适用,又具有先进性,具有生命力、有雄厚持续发展能力的主流技术,在今后的一段时间内不会过时、并且健康发展的技术平台。
(9)协同办公模块

  以工作流引擎为核心协同办公模块,包括工作计划、消息中心、资源中心等功能,基于项目业务平台,实现对合同拨款、合同变更、进度计划调整、材料招标等业务的网上流转、审批。智能提醒功能可实现新的工作任务需要处理时(如新消息、合同审批、工程变更及其他待办事宜等),系统自动弹出提醒消息窗口,对于离线用户支持手机短信通知,方便高效处理工作。

  (10)安全管理模块

  安全管理包括安全文档和安全设施等功能,安全文档实现各种安全法规制度、安全会议的信息管理;安全措施与WBS关联,管理安全设施、施工安全问题、隐患整改等业务功能,实现安全工作报表的汇总分析。

  (11)质量管理模块

  质量管理模块包括质量资质、质量规划、质量报告等功能,可以根据WBS制定相应的质量工作结果、质量检查计划、操作描述、检查表格。对于常见质量问题,系统可以生成因果分析图。

  四、实际业务操作

  通过上述对产品功能的描述,再结合下面的流程图我们可以看出,整个项目管理的核心在于进度、质量、成本的控制,而整个过程又分为签订收入合同?确定项目预算?内部控制成本形成?成本执行?成本控制分析几个大阶段,不同岗位的工作人员在每个阶段的工作内容也是不同的,通过各司其职,最终实现整个项目的透明、高效管理!

  五、实施工作情况介绍

  1.实施说明

  实施管理信息系统是一个环环相扣的工作过程。实施管理包括技术手段和管理手段。通过实施管理的技术手段,帮助用户了解系统的使用运行,为实施提供便利条件。相应的管理手段手段包括:

  将PM实施做为企业的一项基础工作,督促企业领导加以足够重视,把住处作为一种重要的战略资源,增强其对系统的认同感;工程项目管理各部门有明确的职责分工并协调工作,信息中心积极与各业务部门配合,并接受他们的指导;制订相应的管理制度保证住处源的唯一性、确保信息及时准确,使PM融为工程管理的有机组成部分;推进企业制度的改变,使传统工作方法、习惯、观念、办事原则的转变符合计算机环境下的管理工作的需要;用户自始至终地参与系统建设;制订详细的系统实施方案,有步骤、有计划地推进系统应用。
2.主要工作介绍

  1)业务调研

  了解相关部门的组织结构、业务流程、管理状况及信息化状况,搜集资料为基础数据、培训等工作奠定基础。
  
  2)系统安装

  系统安装与调试主要是根据PM2项目管理系统的软硬件环境要求,进行相关的调试与测试,具体内容如下:

  ?硬件及网络环境

  ?软件环境

  ?服务器系统的安装与设置

  ?客户端系统的安装与设置

  3)相关培训

  培训工作是实施过程中最重要的一项内容,主要包括以下两个方面的培训:

  ?软件应用培训
 
  ?软件操作培训
 
  4)数据准备
 
  整理相关的业务数据与流程,为系统运行作最后的准备。

  ?系统输入输出数据及表格

  ?各类编码系统的编制
 
  ?建立项目管理软件应用的管理办法和相关细则
 
  ?项目计划的层次和作业、组织、资源、费用的划分原则
 
  5)试运行
 
  PM项目管理系统在正式启动前,必须初始化整个系统,即将各个模块使用的基础资料输入系统,并开始实际运行。

 六、几点体会

  1.信息反馈及时准确
 
  为公司主要领导提供及时、直观的工程进度、资金使用情况,使领导能从宏观角度进行宏观控制和管理.

  2.项目工作流程标准化
 
  参与项目工作的各个部门及人员,在自己的意识中都已知道项目工作的基本流程,但作为项目业务,建议应形成标准化的业务流程,并将其内容制度化,为以后的具体项目工作提供指导。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。