吉宁讲师观点 / 企业培训师观点 / 企业培训师观点:项目管理风险中如何防范人员频繁变动

企业培训师观点:项目管理风险中如何防范人员频繁变动

企业培训师吉宁 2015年12月11日 企业培训师观点

在IT行业,人员的跳槽是非常普遍的现象,甚至可以说非常频繁。人员的频繁变动对一个正在运行的项目来说是很大的风险。现实生活中有很多这样的例子:某个公司的业务或项目非常依赖于某个具体的人,一旦这个人因为某种原因离开这个公司,那么这个公司的业务或项目会受到非常大的影响,甚至可能会是毁灭性的打击。

  一个好的公司不应该出现这样的情况,或者至少我们的人员应该知道如何防范项目管理风险,把损失降到最低,或者让这种人员的变动不成为项目管理风险。

  那么在项目中如何防范这种项目管理风险呢?如何做到当一个人离开项目后,其他的人能很快地补充上来,接替离开者的工作,team也能很容易做相应调整?这就要求在项目在Planning阶段就考虑人员变动的风险,简单地说就是做好BackupPlan.一方面人员所掌握的Knowledge,Backup也需要掌握;另一方面,所有项目需要的Knowledge都要有相应的Document,而不是仅仅掌握在某个人或某几个人的头脑中;最后,要有清晰的process保证BackupPlan的顺利执行。这样做的目的是我们加强对Knowledge的管理,弱化人与项目的耦合关系。

  比如说,项目的PL(ProjectLeader)必须定义他的BackupPL,并有文档记录。公司在进行PL培训时,BackupPL也要参加。在定义了BackupPL后,PL要制定KT(KnowledgeTransition)plan,通过一对一的具体的工作说明,让BackupPL掌握必要的项目Knowledge.

  一个member从被挑选,到进入项目,再到独立胜任项目工作,把这个过程定义成正式的process,以让member尽快掌握项目所需knowledge为出发点。

  下面来说说我们这个的维护项目的人员check-inprocess是如何做的。(这篇文章主要说的是人员变动的风险防范,所以假设项目已经在运行,项目团队也已经存在)

  我们假设项目中的人员A要离开项目,现在已经确认B能加入项目。我们要做的就是启动InductionProcess.

  首先,新进入的member需要阅读项目定义的InductionManual,以掌握必要的信息。InductionManual主要包括项目的概述,项目组织结构,项目中的配置管理,客户介绍,项目涉及到的技术,必要的培训,和项目管理风险中的主要活动等等。主要是一些一般介绍,具体的内容有专门的文档,InductionManual中有链接。

  其次,新进入的member需要阅读ProjectPlan.这是项目中最重要的文档,每个member必须仔细阅读。ProjectPlan中对项目有详细的说明。

  接下来A就要对B做KT(这里假设每个member要离开项目都需要提前一段时间提出,这样可以有时间寻找新的人员和KT.这点需要在每个人员进入项目时就规定好了的)。首先A要指定KTPlan,PL审批通过后,KT就可以开始了。KT的内容不仅仅包括A维护业务系统的具体技术与业务逻辑,还要包括维护过程中的Process介绍,各种项目相关工具的介绍,正在做的工作、遗留的问题、即将到来的工作等等。KT的内容还包括B申请项目Account,维护业务系统必要的Account,以及各种必要的权限。

  KT过程中,工作仍以A为主;到KT的后期,要以B为主,A只是给以必要的帮助。KT后期还要做的一个重要的事情是A想业务系统的关键用户和相关team的人员正式通知他的工作将由B正式接替。

  KT的最后一步是对KT进行验收。根据checklist逐相确认KT是否Cover到了。这样可以确保B的Knowledge是完整的。

  KT完成后,需要完成Inductionprocess的最后一步,就是ExitTest.ExitTest的内容是和InductionManual一起定义好的。这一步也是对KT验收工作的一个补充。B通过ExitTest的考试后,就可以正式独立胜任自己的工作了。

  这样一个process完成后,A就可以从项目中被Release出去了。

  B进入项目后,PL就要开始为B安排Backup,同时安排BBackup其他member的工作。这样,team继续运转,几乎没受到A离开项目的影响。

  从一个项目管理的角度来说,项目管理人员如何考虑防范项目管理风险的变动,如果从公司的角度就考虑,并且定义成process,那么任何一个同样的项目管理启动时,这个项目能同样做到很好的防范人员变动的风险。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。