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企业培训师观点:公证质量管理之浅见

企业培训师吉宁 2015年12月11日 企业培训师观点

公证质量管理之浅见

  一、树立公证质量管理意识,高度重视公证质量问题

  1、正确处理质量意识与质量行为关系

  公证质量是公证工作的生命线,直接关系到公证业的形象和声誉,关系到公证的社会公信力,关系到公证行业的社会地位和作用。我们处使全体公证人员清醒地认识到,公证质量是公证的基础,失去这一基础,公证的根基就会动摇。但有质量意识,还不足以解决质量行为中的质量问题,还必须深入开展执业教育,提升公证人员的政治业务素质;建立严格的公证质量管理制度,完善公证处内部自律机制质量,加强质量管理,落实各项措施。

  2、正确处理经济效益与公证质量关系

  在社会主义市场经济条件下,公证处注重经济效益无可厚非,对公证处的发展也是积极有利的。但是,绝不能单纯追求经济效益而偏废公证质量。那种只顾眼前利益,不顾真实合法原则去追逐经济效益的做法,不仅损害了当事人的利益,而且也败坏了公证的信誉,甚至造成重大的政治影响、经济损失,危及社会的稳定。只有提升公证质量,公证工作才能体现其本来的属性,得到社会的认可,公证事业也才能繁荣发展。我们处《文明服务的八项措施》第1条就明确规定,牢固树立公证质量意识,严把公证质量关。

  3、正确处理改革与公证质量关系

  目前,公证处由行政体制向事业体制改革,但也绝对不能放松对公证质量的管理。因为,公证体制改革的目的,就是要全面提升公证质量,充分发挥公证在社会主义市场经济建设、民主法制建设中的服务、沟通、公证、监督作用。因此,我们处把抓公证质量放到工作的突出位置,围绕提升公证质量来落实各项改革措施,强化公证质量意识,健全公证质量管理、监督制度,全面提升公证质量。

  4、正确处理个人与团队的关系

  由于公证书并非一个人单独完成,而是通过申请、受理、审查、出证等程序共同完成的,这就决定了公证处的团队色彩更强。我们处始终强调团队精神,强调要团结一致,遇到疑难复杂问题要协商讨论、积极请示,而不是独来独往,搞“单打一”,除此以外,我们处还定期召开案件分析会,用理论来指导公证实践,在实践中不断研究新情况、探索新问题,将实践经验及时归纳总结,克服仅凭经验办证的做法,以提升公证质量。这样,我们处上下一心、认识一致,提升了全处的合作精神和整体水平。

  二、深入开展公证执业教育,提升公证人员政治、业务素质

  1、坚持岗前培训

  我们处新进的两名安徽大学毕业生,同时在安徽省公证处实习培训一个月;另一名合肥工业大学法律专业的毕业生在安徽省公证处培训近半年。

  2、坚持在职培训

  为解决工学矛盾,我们处把在职培训与提升素质结合起来,积极组织公证员参加司法部举办的涉外培训班、涉台培训班,高级公证员培训、公证员任职和省司法厅组织的各种培训班;组织在职的公证员到外地公证处培训。

  3、坚持业务交流、研讨

  加强公证处与公证之间的横向交流,我们处不仅与我市范围内的公证处交流,同时与毗邻的江苏省、浙江省公证处交流。几年来,我们处组织或参与了业务交流10余次。

  4、坚持为人民服务的宗旨教育,职业道德教育与执业纪律教育

  结合廉政建设和“五条禁令”、“六个不准”以及创建“省级文明公证处、省级文明公证员”等一系列活动,使全处公证人员树立服务意识、竞争意识、质量意识和风险意识,时时注意处理好个人形象与组织声誉关系、办证数量与办证质量关系,真正做到牢记宗旨、摆正位置、树好形象、按章办事、文明服务。

  5、坚持把好进人关

  我们处采取各种优惠政策吸引高素质的人才加入公证队伍,尽快使他们的各项素质全面提升。同时,把好进人关,严格按规定的条件进入。我们处向社会敞开了窗口,制定了《关于聘用人员实行合同制的规定》等,采取在社会上招聘或录用的办法吸纳大学本科以上的公证员后备人才和具有大专以上学历的行辅人员,与这些进处人员签定协议,实行试用期制度,期满后视其是否符合我处要求而决定是否继续聘用和聘何种岗位。

  新的人才资源管理办法融入了社会市场人才的大流动,避免了人情网、关系网,保证了公证队伍素质的提升。

  三、建立严格的公证质量管理制度,完善公证处内部自律机制

  1、坚持公证咨询、接待的首问负责制

  我们处没有专门的接待室,公证咨询、接待由各公证员在公证办公室完成,坚持做到首问负责制。

  ⑴、解答咨询应热情、耐心、详尽,用语文明、规范、简洁,问清公证事项,认真审核申请人提交的证明材料,对举证要求应做到一次讲清、写清。对于不符合受理条件的公证申请事项,应向申请人说明理由。

  ⑵、对证明材料齐全的申请人,因健康状况等原因需上门办证的,安排承办公证员在三天之内上门服务,对当事人是年老体弱者、危重病人的,在向公证处主任汇报后,当天安排公证员上门受理或特事特办。

  2、坚持调查取证公证员负责制

  公证员因办证的需要,对当事人申请的公证事实、行为、文书的真实性、合法性进行查证、核实时,我们处坚持调查取证公证员负责制,要求调查人员严格按照司法部《公证程序规则》,忠于法律,秉公执法,廉洁自律。

  ⑴、调查取证的形式

  A、询问证人;

  B、核查户籍、人事档案材料及其他书证;

  C、调取物证、视听材料;

  D、对抵押物、质押物进行现场勘验;

  E、其他与公证事项有关的调查取证活动。

  ⑵、调查取证的范围

  A、对当事人提供的证明材料认为有疑义或因当事人举证不足;

  B、出具执行证书;

  C、保全证据、提存;

  D、经历(一年以上);

  E、房屋的继承、析产;

  F、其他重大的公证事项。

  ⑶、调查取证的方法

  A、从事调查活动时,严禁将当事人或与公证有利害关系的人员一同带往调查地点,调查的内容应当与公证事项有关,严禁以公证处的名义向任何单位和个人调查与公证各项无关的事实;

  B、调查活动应做到客观、真实、完整、准确,复印或抄录的材料应注明出处,并交提供材料的单位核实、盖章;

  C、谈话笔录、调查记录或工作记录内容应准确、详尽,作成后交被谈话人核对、签名,确实不能签名的,可由其本人盖章或按手印;调查人员不得随意更改谈话笔录,调查记录或工作记录若确需更改的,更改处应加盖被谈话人的签名或按手印;

  D、进行电话调查的,应制作电话记录,记明发话人、发话时间、发话号码以及受话人、受话号码、通话内容等;

  E、作现场勘验,应制作现场勘验笔录,必要时应辅之拍照、录像,拍照人、录像人还必须在勘验笔录上签字。

  ⑷、在调查中坚持原则性与灵活性相结合

  对于公证员在调查中发现调查结果与当事人提供证明完全致时,为提升办证效率,可以不做调查记录,允许有条件的“内心确信”。

  3、坚持处务会议讨论案件制

  ⑴、处务会议讨论案件的主要任务

  A、研究公证业务的新情况、新问题;

  B、总结公证业务中带有指导性的经验;

  C、检查、监督公证质量;

  D、讨论、决定重大疑难案件。

  ⑵、处务会议讨论案件的原则

  处务会议由主任或副主任主持。会议每周举行一次,形成例会,必要时还可以根据需要适时召开,处务会议实行少数服从多数的原则,主任也只有一票,主任必须执行处务会议的决定。

  4、坚持案件的三级审批制

  ⑴、案件审批三级制

  根据《公证程序规则》,案件的审批由公证处主任、副主任或公证处主任指派的公证员审批,我们处对案件的审批采取三级审批制。

  一级审批制指参照主办公证员出证方式审批,由承办公证员办理后再审批。

  具有独立办证公证员的条件:

  A、具有公证员资格,在业务部门办证三年以上;

  B、法律本科毕业;

  C、办证质量良好,连续三年无错、假证。

  独立办证的范围:

  A、出生、婚姻状况、学历、经历、成绩、死亡、生存、亲属关系、未受刑事处分、委托书;

  B、婚前财产约定、房屋买卖、房屋租赁;

  C、民间借款协议、个人购房贷款、抵(质)押合同(包括赋予强制执行效力的债权文书)。

  二级审批指由承办公证员受理、审查,报审批人员审批后出证。审批范围包括:

  A、遗嘱、继承权公证;

  B、证据保全、现场监督公证;

  C、企业改制公证;

  D、新开办的公证事项及社会影响较大、法律关系复杂的公证事项;

  E、涉外及涉港澳台公证事项等。

  三级审批制指二级审批人员签署审批意见后,报省司法厅公证管理处审核后出证。 

  ⑵、审批职责

  对审批的公证事项,审批人员应以高度的责任心仔细审核、严格把关、杜绝各类差错,防止出现假证、错证以及其他不合格证。

  ⑶、审核的内容

  审批人员对公证事项进行审批时,应着重审核以下内容:

  A、事实是否清楚、证据是否确凿、充分;

  B、证明内容是否真实、合法;

  C、适用法律是否准确;

  D、是否符合公证程序,需公证的文书内容是否完善,文字是否准确,签字、印鉴是否齐全。

  审批人员在案件审批过程中,必须做到六不批:

  A、法律关系不明的不批;

  B、谈话笔录与调查材料有矛盾未排除的不批;

  C、当事人提供的材料与调查材料有矛盾未排除的不批;

  D、当事人提供材料之间有矛盾未排除的不批;

  E、案由与证明不一致的不批;

  F、不按规范格式制作的文书和不符合其他规定的不批。

  5、坚持要素式公证书制

  采用要素式出具公证书的,我们处要求应以司法部推荐的参考格式为准,不得遗漏其中任何一项必备要素;做到公证证词的事实认定部分严谨、完整,法律适用部分明确,被证明事项在程序上和实体上符合法律、法规和
规章的规定;没有参考格式的,由承办公证员草拟出格式,报处务会议研究后审批出证;经处务会议讨论形成的格式,应作为处里的参考格式。如农行申请办理证据保全时,我们制作公证书时,要求申请人的全称、住所地、营业执照注册登记号、金融许可证登记号应写清,负责人或委托代理人的姓名、性别、出生日期、住址、居民身份证编号应写全。

  6、坚持涉外翻译的校核制

  对于小语种的公证书翻译由翻译机构翻译,翻译机构翻译的公证书及被证明文件的译文应当忠实于原文,确保译文质量,如有差错,应承担相应责任。

  对于英语等的公证书翻译,由承办涉外公证员翻译,但是在出证前必须由另一名具备承办涉外公证员校核公证书译文,并把公证书译文的校核作为审批的前置条件,未经译文校核阶段不审批出证。

  7、坚持送达公证书的“第一读者”制

  已校核的公证书打印件经内勤盖上“宣城市公证处”印章和公证员签名章后,装订送达当事人前,我们处坚持做到“第一读者”制。由公证人员核对以下事项:

  ⑴、公证书无语法错误和逻辑错误,无错别字,标点符号准确,公证书编号无误,出证日期准确;

  ⑵、附在公证书前的被证明文件是否齐全,与公证证词所述的文件是否一致;

  ⑶、被证明文件上的文字、符号、签名、印鉴是否清晰可辨;

  ⑷、应粘贴照片的公证书,照片是否遗漏、是否同一底版;

  ⑸、公证书被证明文件的译文是否齐全;

  ⑹、公证书是否加盖钢印;

  ⑺、公证书的装订是否符合规格,式样是否正确、整齐、洁净。

  8、坚持联席会议制

  我们处坚持与银行、法院、城建、房管等单位定期组织联席会议,听取有关单位对公证质量的评议,随时接受社会广泛监督,使公证成为“看得见的诚信”。

  9、坚持二人现场办理公证制

  根据《中华人民共和国公证暂行条例》、《安徽省公证条例》、《公证程序规则》规定,我们处要求招标、投标公证;拍卖公证;公司股东大会公证;各类有奖活动公证;保全证据公证;办理遗嘱公证;应有二名以上公证人员(其中至少有一名公证员)到现场办理外,还规定下列事项也应由二名以上公证人员(其中至少有一名公证员)到现场办理公证包括:

  ⑴、残疾人申办公证;

  ⑵、年老体弱、生病住院的人申办公证;

  ⑶、被限制人身自由的人申办的公证。如军天湖农场的犯人申办委托书公证,南湖农场的劳教人员申办放弃遗产的声明书公证;

  ⑷、当事人制作手模时,应有两名公证人员在场。

  10、坚持公证质量主任负总责制

  主任就公证质量向市司法局和全体公证人员负责;分管公证质量的副主任及承办公证员对公证处主任负责。公证处主任把公证质量纳入公证处的每年度的目标管理并据此对公证人员进行奖惩。

  四、加强公证质量的检查,落实各项监督措施

  1、在公证质量检查的方法上,建立个人自查、互查、工序交接检查、抽查的四查制度

  ⑴、自查。承办公证员在每一份公证卷宗归档前,应结合整理卷宗进行公证质量自查。

  ⑵、互查。各承办公证员每三个月互查一次卷宗,(安排在每年的三月、六月、九月、十二月)。互查案件的数量不少于该承办公证员季度办证的总量的一半。今年的“非典”防范期间,案件少,我们处又再次及时组织了2002年度、2003年1-3月全部案件的互查。

  ⑶、工序交接检查。全处人员各司其职,共同监督,在受理、审查、询问、调查、文书制作、出证、送达、归档等各个工序严格检查,确保质量。第一工序的公证人员均应对下一工序负责,对上一工序发生的差错应进行记录;负责更正的公证人员应将差错内容逐一查清并作记录;差错记录应向主任或分管公证质量的副主任汇报,定期向全体公证人员公布。

  ⑷、一年度两次的公证质量抽查。每年的一月和七月我们处,组织专门人员对公证卷宗进行抽查,并对抽查的卷宗的公证质量进行评分,经处务会议审议通过上报市司法局。

  2、在公证质量抽查的标准上,依照司法部、省司法厅、公证处内部的三级检查体系

  ⑴、司法部:《公证质量检查标准》

  ⑵、省司法厅:按《安徽省公证条例》、《安徽省司法厅关于反对公证行业不正当竞争行为的若干规定(试行)》、《质量检查的百分记分表》

  ⑶、市公证处:2001年初,我们处经过处务会议讨论修订通过了新的系统的《规章制度》,包括《宣城市公证处公证员岗位职责》、《宣城市公证处主任岗位职责》、《宣城市公证处内勤岗位职责》、《档案管理人员岗位职责》、《宣城市公证处学习制度》、《宣城市公证处业务管理制度》、《案件质量控制规程》、《宣城市公证处档案管理办法》、《宣城市公证处公章、印鉴管理办法》等20余项规章制度。

  3、在公证质量检查重点上,实行区别对待制,重点检查以下案件

  ⑴、继承、赠与公证;
 
  ⑵、涉外及涉港澳台公证;

  ⑶、招投标、有奖活动公证;

  ⑷、批量、大宗公证;批量、大宗公证由于面广、收费少、审核烦,承办人员不该接受的条件可能接受了,该审查的可能没审查,该取证的可能没取证,该归档的可能没归档。因此,越是批量、大宗公证我们处检查越严。

  4、在公证质量检查结果上,实行过错责任追究制

  ⑴过错责任的认定

  A、公证书认定的基本事实和基本证据失实或不清、不完整;

  B、公证管辖程序不当;

  C、公证书不真实、不合法;

  D、错误地作出不予受理、不予公证、撤销公证书、拒绝撤销公证书的决定;

  E、公证文书打印差错,打印、翻译、校对、盖章、装订有差错;

  F、公证卷宗灭失;

  H、当事人提供的证件、材料原件等灭失;

  J、其他应当追究的过错。

  ⑵、过错责任划分的标准

  A、经审批出证的,承办公证员对公证书证明的事实负责,审批人员对适用法律负责;

  B、经处务会议讨论审批出证的,由公证处主任负责;

  C、公证卷宗灭失,归档前由承办公证员负责,归档后由档案管理人员负责;

  D、其他错误的,由承办公证员和各工序责任人员共同负责。

  ⑶、过错责任的追究

  因过错责任造成当事人损失的,当事人可要求赔偿。过错责任追究的原则,是根据过错性质、主客观原因、危害程度和后果及责任人员的认识采取区别对待的原则。责任人应承担相应的民事责任、行政责任情节严重的,交由司法机关追究刑事责任。我处每年《岗位目标责任制》也都明确规定惩罚措施,如公证员办错、假证,应依照《安徽省公证条例》、《公证程序规则》的规定处理,并取消该公证员提取奖金的资格,公证处的年度奖金指标扣减一半。

  实践中,我处对公证质量的检查的目的定位在提升公证处的公证质量水准上。作为公证处内部互查,检查在无错、假证的前提下,对承办公证员办证瑕疵补正后可不作追究,一旦确定了相应的处理方案后,就决不容许再发生。

  五、加强公证质量管理的建议

  1、强化改制后的公证质量管理

  公证质量出现错假证的重要根源不外素质、利益两个方面。素质不高出现错假是必然的,同时,片面追求经济利益也必然会出现错假证。因此,必须强化改制后的公证质量管理,认真研究改制后出现的新情况、新问题,主动与有关部门协调,把对改制公证处的鼓励政策落到实处,如就公证处的税费负担问题同税务、物价等有关部门协调,使公证处的税费负担合理化,切实解决落后地区公证人员的养老、医疗保险,落实公证员的最低生活保障,做到“不为五斗米折腰”;进一步同当地法院和有关行政部门加强沟通,把公证质量、效力进一步落到实处。

  2、建立省级公证员培训基地

  安徽省公证员协会应在省司法厅的支持下,结合司法行政教学资源,把安徽省警官职业技术学院作为全省公证员培训基地。从授课教师、课程安排到组织培训应有详尽的规定,要体现培训工作的严肃性和规范性,最大限度保证学习效果。同时,与外国公证人协会建立友好协会关系,定期组织公证员到国外考察、学习、交流。

  3、建设公证管理局域网

  建立公证管理局域网,实现公证处与公证处、公证处与各级公证管理机关的公证数据的及时传输、抵押物的查询、公证业务信息的及时处理、虚假证明材料的快速通报、法规数据库的资源共享,公证档案的统一管理、查询等;实现公证处内部各个环节的计算机自动化管理、公证书的自动生成、公证书自动报警系统等;建立相关论坛,让承办公证员在实际工作中遇到的问题能够及时地与各地的公证人员进行业务交流。

  4、制定公证质量管理规范

  公证管理部门要从对公证处和公证员的微观管理,从对公证业务个案的指导,转变为管好公证的大政方针,维护公证行业的良好形象和崇高的社会信誉。省级司法行政机关要与时俱进,制定反映时代特征、符合现实要求的《公证质量管理办法》;编写《常用国内民事公证词范本》、《常用涉外及涉港澳台民事、经济公证词范本》;对翻译涉外公证文书的翻译公司进行登记备案。

  5、建设公证过程中严密的环节衔接的质量管理体系

  质量是企业的生命,也是公证处的生命。公证处要在社会主义市场经济的大潮中站稳脚跟,扩大公证服务份额,唯一可以依靠的就是加强公证的效力和服务的质量。公证处要努力改变传统的管理模式,变注意个人自律而忽视健全制度的地位为强化公证服务过程中的申请、受理、审批、出证等严密的环节衔接和严格的质量监督,实现公证质量业绩的持续改进。持续改进的最终目的是提升公证处的有效性和效率,包括从确定、分析现状、建立目标、寻找解决办法、实施解决办法、测量实施结果直至监督等一系列不断循环。持续改进的关键,在于公证的各个环节如齿轮一样精密啮合,通过分工负责,全处公证人员共同参与,保障完善。

  6、设立公证质量救济制度

  公证质量过错追究责任制,赔偿责任制的建立,确实维护了当事人的合法权益,但对公证质量本身却没有救济手段。现实中,除了交纳收费总额的3%公证赔偿基金外,没有更有效的手段。

  司法行政部门看到了错、假证就大肆渲染,认为发现了典型,诸不知,人民法院二审改判的案件、审判监督程序发回重审的案件相对于原审应该说都是错案,但社会的反响却小得多。司法行政是否也能建立这样一种救济制度,以达到公证质量的自我完善,自我发展的境地。

  7、建立学习型公证处

  创建学习型公证处是时代发展对公证工作的必然要求。要在公证处牢固树立“人人学习,终生学习”的现代理念,使学习成为公证处人员的基本生存方式,成为一项新的管理模式。

  ⑴、要把读书作为创建学习型公证处的重要基础和前提

  创建学习型公证处,必然大量涉猎各个门类的知识,兼收并蓄,这样在研究进才能有雄厚的基础。同时,我们现在处在一个信息化、网络化的时代里,网络的发展对我们的学习提出了新要求、新手段,我们不仅要读书,还要注重网络学习。

  ⑵、要把课题性研究作为最基本的学习方式

  要围绕公证处这一组织开展专题研究,把“博”与“专”结合起来,把“工”与“学”结合起来,把“个体研究”与“团队创新”结合起来。

  ⑶、要把培养公证人员的系统思考能力作为重要内容

  搞好全体公证人员的学习,除了多读书、勤学习外,更重要的是独立思考,系统思考能力的养成。通过持久的学习和锻炼,努力使全体公证人员成为有丰富思想、独到见解的人,成为对公证事业有较大贡献的人。

  ⑷、要把建立动力强大的激励机制作为根本保障

  要将学习与公证实绩考核结合起来,与奖惩办法结合起来,形成一套科学合理、细致完善、操作性强的激励机制,不断激发全体公证人员创建学习型公证处主动性、创造性。

  8、有限的确定公证案件的拒办

  公证事业的发展和公证服务领域的扩大,公证事项越来越多,涉及面越来越广,影响越来越大。但对于新出现的事项,如果不深入调查、核实,不严格程序办证,不仅起不到预防纠纷的作用,反而会给经济诈骗活动披上合法的外衣,以致造成重大损失和恶劣影响。因此,对下列公证事项应当拒办:

  ⑴、回报率高、履约期长的种植、养殖合同。如2002年一男子称要在宣城市开发芦荟市场,申办公证,承办公证员审查后,要其提供担保后再出证,事隔几个月后,报纸就报道了芦荟开发的骗局。

  ⑵、影响面广、责任重大的集资、承包事项。如有的村未经乡、镇人民企业批准,擅自将山林承包给集体经济组织以外的人。

  ⑶、没有法律依据,也不符合民事法律精神的公证。如一个体户声称要做“明明白白的商人”,将一笔保证金存入公证处,保证商品在成本价出售。

  ⑷、投入大,收益少要求给回扣的事项。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。