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企业培训师观点:CIO善用时间管理项目完成信息化项目

企业培训师吉宁 2015年12月11日 企业培训师观点

对于信息化项目来说,项目成员的信心尤其重要。如在企业要上ERP项目,组大部分项目成员却对ERP很陌生,甚至是个从未接触的领域,那么全要靠CIO的带领。若他们对时间管理项目失去了信心,就是对CIO失去了基本的信赖。

  影响时间控制的因素及措施

  在一个信息化项目中,影响CIO对时间控制的因素有很多,概括起来,有以下几个方面。

  第一,前期需求调研不够充分,导致在后期项目实施的过程中,冒出大量的新需求,影响项目的进度。

  在项目的初始阶段,项目调研非常重要。项目调研一要抓住企业的核心流程,切忌面面俱到,防止项目调研占用过多的项目时间;二是对于重点、难点流程不能漏过一个,因为其处理要么比较复杂,要么关系到其他多个业务,若在后期实施阶段,再去考虑的话,则很可能前期的工作都要白费。

  就拿编码中的供应商编码为例。供应商编码无论是进销存项目,还是ERP项目,都要用到这类编码。若在项目调研阶段,对这编码不予考虑,只是按手工操作年代的按供应商名字来进行查询,则在系统实施后,无论是查询业务伙伴信息,还是单据操作上选择业务伙伴,都要输入中文供应商名字来进行查询或者选择,效率非常慢,特别是遇到冷僻字的时候,更是让人头疼。怎么办?只好返工。

  所以,在项目需求调研时,对关键项目要抓住不放,要全面彻底,对于非关键项目,则可以置于一旁。

  第二,信息化项目涉及范围大,往往涉及多个部门。

  现在企业推行的信息化项目,已经不是以前小打小闹的阶段,如上个财务系统,只涉及财务单个部门,现在都是大规模作战,ERP、OA等等信息化项目,都是公司整个集团作战。若哪个部门配合不好,就会影响到整个作战计划。

  CIO,作为这个战役的指挥员,该如何统领这支部队走向成功的彼岸呢?一是要选准时机,大型的信息化项目要等到企业淡季再去实施,因为信息化项目的推行,往往会增加员工很多额外的工作,若在旺季推行的话,员工的精力有限,可能会无法适应,从而增加不必要的矛盾;二是要强调任务的分配与追踪。CIO要根据项目的进度,及时把任务分配下去,并进行定时的追踪。

  第三,信息化项目周期比较长,不确定因素比较多。

  因为信息化项目涉及范围比较广,所以,一些项目的周期往往比较长。在这中间,可能会出现一些人为控制因素。如项目组成员的流失、一把手的变动,甚至公司迁址、自然灾害等。这些因素都会影响项目的进度。对于这些因素,CIO只能尽量的防范,作一些后备。如在条件允许的情况下,扩大项目组的成员,或者采取一些激励措施,以保证实施团队的稳定,等等。

  “田字框”,时间控制的工具

  在实际项目管理中,笔者很喜欢利用“田字框”来对时间进行控制。这是个在时间管理项目,非常常用的一个工具。

  如CIO把信息化项目分解后,现在要对编码方案进行调研。则CIO可以先列出编码涉及到哪些内容。

  如:成品编码、零件编码、包装材料编码、办公用品编码、固定资产编码、员工编码、部门编码、仓库编码、供应商编码、客户编码。

  根据以上编码,按“重要且紧急”、“重要不紧急”、“不重要且紧急”、“不重要且不紧急”进行分类,分别填入到田字框中。

  因为成品编码、零件编码、包装材料编码为基本资料信息,对信息化项目的成败起着决定作用,而且其种类、数量繁多,编写其来需要一定的时间与精力,所以,在编码方案这个任务重,放在首位解决。

  员工编码、部门编码等因为其数量不时很多,虽然其非常重要,但是,因为其所需要的时间比较少,可以放在第二位。

  办公用品与固定资产管理向不纳入信息化系统的时间管理项目,故编码可以暂时不管。但是,为了公司编码制度的齐全,根据其复杂程度,若以上编码任务提早完成的情况下,也可以一起编写,若以上编码任务已经比较繁重或者这两个编码方案比较复杂的话,可以放在项目完成以后再进行补充。

  如此,设计后,哪些重点,要先完成哪些任务,一目了然,无论是CIO,还是具体的执行者,可以按照此有序的进行攻关,就能有效的保证任务在规定的时间内完成,不让次要的任务过多的占据宝贵的项目时间。

  落实责任人与时间管理,计划得以执行的保障

  任务分解分析后,还不行,还要落实责任人,确定具体的完工时间,任务才有可能按照CIO预先设计的时间内完成。

  在项目执行时,笔者比较喜欢用责任卡制度,来时间管理项目组成员。

  在责任卡上,要标明以下内容:

  1、任务负责人:企业中,人人各负其责,人人都有专长,CIO不可能取代其他专业人才的地位,去帮他们决定一些内容。如CIO不可能代替物管人员去决定物料的分类,代替销售人员去决定客户的分类,这些任务CIO要分配给专业人士,并指定具体的负责人。

  2、追踪人:在分配任务时,要指定一个追踪者,以时时跟踪任务的进度。

  3、任务名称。

  4、完工时间:要明确定义完工的时间,最好以天为单位,而不要以周或者月为单位,有必要时,还可以细化到小时。

  5、审核员:在此处,最好能签上一把手的名字,给相关人员一种压力。

  6、责任人签名:让责任人签上自己的大名,以加深印象,增强责任。

  把此卡片填写完成中,张贴在明显位置,让相关责任人在完成任务前,能时时提醒他,你现在还有项工作要在何时前完成。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。