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企业培训师观点:酒店管理采购的漏洞及解决方法及探讨

企业培训师吉宁 2015年12月11日 企业培训师观点

引言

  采购是餐饮酒店管理薄弱环节,却是经营关键环节,应当引起酒店服务业重视。酒店采购不仅是订单开出,也含需求确定、供应商选择等。有人视采购为简单工作,认为采购人员只需有伦理道德观,无须有专门化能力。其实,采购工作的复杂性远较其他管理工作为甚,良好的采购不仅可免麻烦,而且可助达成既定目标。分析酒店采购管理找出问题,提出改进具有实际意义。
  
  一、酒店采购管理存在的漏洞
  
  采购是项非常重要的工作,采购人员通常由综合素质高,责任心强,能够鉴别商品优劣,懂相关知识的人去担任,现实中选符合要求的人并非易事。现实餐饮酒店管理采购存在的漏洞是:
  
  1.部分酒店采购人员选择不当
  
  (1)用人不当。选派领导红人、上级部门塞进的人为采购人员,发现问题也是大事化小、小事化了,长此以往,漏洞会越来越大。有人把采购看成肥差,吃提成捞回扣,损害酒店利益,用错一人,损失几十万甚至数百万是常有的事。据统计有3%至5%的利差在没进酒店前便流失在采购环节中,日积月累不是一个小数字。
  
  (2)个别采购人员以权谋私。部分餐饮酒店管理人员与采购人员心心相通,充当有劣迹采购人员的保护伞。由于采购人员是某些领导的知心人,员工忌谈,问题在较长一段时间内解决不好,给采购部门以后工作开展带来负面影响。
  
  2.部分酒店采购制度不完善
  
  (1)使用部门采购缺乏计划。盲目采购库损高,造成流动资金呆滞,常发生在新开酒店;零库存,急需时紧急采购,不能给予采购部充分市场考察时间,造成人力财力的浪费。
  
  (2)不能坚持多人采购制。领导说了算,不能坚持多人参与,对采购造成客观的局限性,缺乏对商品原料的质量价格比较,熟人面子难拒,人情采购甚至白花钱的事时有发生。稽核、审计部门很少对采购部门进行专门监管,即使做了也缺乏客观性。
  
  3.采购成本高
  
  (1)大件商品采购暗箱操作,未能实行公开竞标。供应商选择暗箱操作,采购大宗低值易耗品质次价高,损耗大。厨房鲜活原料采购多以半成品、海干货采购多以市场发好的为主,对原料优劣缺乏鉴别能力,导致增大成本,影响菜肴质量。
  
  (2)酒店进货采购打游击战。造成很大的人力、财力的浪费,无法享受供货方的批零差价,更无法稳定采购成本支出。
  
  4.监督控制措施不健全
  
  (1)采购缺乏市场调查。缺乏价格走势的预见性,造成的损失不容忽视;缺乏客观同行间比较,不对比物品品质差异,盲目评判。
  
  (2)监督部门失察。因缺乏专门技能知识,或另有原因,财务部门只关注采购价格的高低,不遵循市场规律按实际进行价格和采购监督,对采购工作起到消极的影响。
  
  二、餐饮酒店管理采购的解决方法
  
  针对酒店采购存在的漏洞,本文提出酒店采购管理的解决方法如下:
  
  1.把好采购人员选定的第一关,对采购人员实行心理监控,防患于未然
  
  (1)采购人员选定要听取各方面意见。好工种采购许多人都想干。采购人员不能选用领导亲属担任;上级部门指派的人最好不用,一旦出了问题左右为难,处理起来棘手。过去曾在别处干过采购,来后百般要求再干的人不能用;有过劣迹的人不能用;采购员之间曾是同事亲属的,不能选派在一个采购部门工作。
  
  (2)有必要实行心理监控。健全有效的监控措施对绝大多数采购人员能起到约束作用,对个(续致信网上一页内容)别侥幸心理监控就有必要。由保卫部门组织政治学习,宣讲典型案件,尤其是本酒店的反面教材,增强其法制意识。组织参观贪贿犯罪案例展览,使其明白不义之财拿不得,否则追悔莫及。这些教育方式看起来似乎过分,其实是有效进行心理监控,对采购人员有益无害。
  
  2.完善采购制度,做好采购管理的基础工作
  
  若不制定严格的采购制度,不仅无章可依还会给采购员提供暗箱操作的温床。完善制度从以下做起:
  
  (1)建立严格、完善的采购制度。规范酒店采购活动、提升效率、杜绝部门扯皮能预防不良的采购行为。采购制度应规定采购申请、授权人权限、采购流程、相关责任、采购方式、报价和审批等。如可在采购制度中规定采购的物品要向供应商询价、列表比较,然后选择供应商,并把所选供应商及报价填在申请订购单上;可规定超限额采购须附三个以上的书面报价等供财务部门审核。
  
  (2)建立供应商档案和准入制度。对供应商要建立档案,有编号、联系方式和地址,每个档案应严格审核才能归档。采购必须在归档供应商中进行,档案应不定期更新,有专人管理;同时建立供应商准入制度。重点物品供应商须经质检、财务等部门联合考核才能进入,如可能要实地到生产地考察。
  
  (3)建立价格档案和价格评价体系。采购部门对所有采购物资建立价格档案,对采购物品报价,先与归档采购价比较,采购价不能超档案价。对于重点物资价格,建立价格评价体系组成评价组,定期收集供应价格信息、评价现有价格水平,并对价格档案进行评价更新。
  
  (4)建立标准采购价格以进行比价采购。财务部对重点监控采购据市场变化定期定出标准采购价,促使采购员货比三家,不断地降低采购价格。
  
  3.降低材料成本的方法和手段
  
  酒店采购管理要达一定水平,应对采购市场调查,这样才能充分了解市场状况和价格走势,使自己处于有利地位。本文提出降低采购成本的方法是:
  
  (1)把握价格变动的时机,通过付款条款选择降低成本。价格会经常随着季节供求而变,因此,注意价格变动规律,把握好采购时机。若资金充裕或银行利率较低,可采用现金交易或货到付款,这样往往能带来较大折扣。
  
  (2)向厂商直接采购或结成同盟联合订购。向厂商直接订购可以减少中间环节,降低成本,售后服务更好;几个酒店结成同盟联合订购,可克服单体量少得不到更多优惠的矛盾。
  
  (3)以竞标的方式来牵制供应商。对大宗采购有效方法之一是竞标,通过供应商相互比价,最终得到价格底线。对同种材料多找几个供应商,通过不同供应商选择和比较使其互相牵制,从而使酒店在谈判中处于有利地位。与讲信誉供应商合作能保证供货质量,还可得到价格优惠,与其签订长期合同,往往能得到更多的优惠。
  
  4.制定健全有效的监督控制措施,实行战略采购管理
  
  (1)对采购部门和人员实行监控。监控是防止出现漏洞,采购与其他权力一样,都必须置于必要监管下,采购部门人员应接受监督,具体措施必须根据经营特点和实际情况制定。如采购进货必须共同采购,不能一人说了算;制定效益考核指标,规定采购物品在保质前提下,批量进货必须低于市场价格。配置物价调查人员,预测价格走势,供采购部门参考,对采购人采购物品的价格实行监督。派专人验货给予一定权力,对每批采购的货物进行检验;对大宗物品采购实行公开竞标,择优采购。采购人员可光明正大地要回扣,将回扣交财务部门作为年终对采购部门奖励依据来堵塞漏洞。
  
  (2)估算供应商的产品或服务成本。真正做到对采购成本全面控制,仅靠强调内部努力这点是不够的,应对供应商成本有所了解,这样才能在谈判中占主动。通过参观供应商设施,观察提问获有用数据,尽可能加强沟通,从而寻求成本降低途径,降低采购成本。这种谈判要始终争取双赢的局面,以达到长期良好的合作。
  
  (3)对竞争对手进行分析。明确我方与竞争对手相比的态势如何,我们的优势、对手优势在哪,其根源是什么,然后从消除劣势,保持优势入手,制定在竞争中战胜对手的策略。
  
  三、结语
  
  要做好酒店采购管理并非易事,要有一个平衡的心态,不能有私心,同时要工作勤奋。
  
  不难发现,酒店采购理念在发展过程中一直在追求一种平衡,追求货品价格与货物质量的平衡,追求成本与效益的平衡,追求采购成本与服务质量的平衡,同时也得保持采购人员心理的平衡。酒店采购看似简单,但想要做好,却是一门高深的艺术,成功的酒店采购是酒店整体和谐的反映。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。