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企业培训师观点:正确认识项目风险管理

企业培训师吉宁 2015年12月11日 企业培训师观点

项目风险如影子般伴随着项目的始终,随时对项目构成威胁。能否及时发现、规避项目风险,体现了项目经理的项目风险管理能力。本期,将着重介绍IT项目风险的种类,以及对项目风险进行有效地管理的方法。

  风险无处不在

  在一次朋友聚会上,几位年轻人谈起了做项目管理的体会,交谈中,大家谈得最多的是项目风险。

  精科诚胜的小白举了个例子。“一次,我们接了个校园信息化的项目,一切都很顺利,只要装上操作系统,就可以进行最后的测试和验收了。谁知这时,操作系统供应商断货了,最快要半个月才能到货。而此时距离合同规定的验收时间只剩五天了。不得已,我们只好硬着头皮和客户商量,先对项目的其他结果进行验收,待操作系统到货后,再做最后的测试。好在和客户关系不错,客户接受了我们的建议。但事后想来,着实出了把冷汗。”

  “供货问题还不是最严重的。”海科任职的张军说,“我觉得在IT项目中,最最需要关注的是技术风险。我以前做过一个项目,在签合同时,选用的CISCO2510路由器,可项目进行到一半,CISCO2510被CISCO2610替代了。我们的技术设计和开发方案全部需要修订,而且,CISCO2610的价格要比CISCO2510高不少。这大大影响到成本预算和时间进度。最后我们和客户反复协商,最终确定延时一个月采用CISCO2610.为此,我们不得不推掉了快谈下来的另一个项目。”

  “你们好歹最后都解决了。”在业界闯荡多年的贾枫说,“我为一个客户开发一套设备管理软件。项目做完,客户老总刚好出差,没来得及验收签字,谁知老总一去就是两个月。这期间,客户的项目主管辞职了。老总回来后,任命了一个新的主管。新主管发现,丢失了很多文档,而且连合同都找不着了。我又去找原先的主管,可他也不知道合同哪儿去了。客户以没有合同,验收标准不清为由,迟迟不肯验收,直到现在也没付款……”

  IT业风险无处不在,无时不有。防范和管理风险是绝对不能忽视的。项目风险管理就是通过对项目风险进行识别、评估、监控,以降低风险、减少损失。

  加强意识,做好预测

  项目风险是可以预测的,但我们首先要有风险意识,即:风险是随处存在的,又是可管理的。小的项目风险会影响项目的时间进程和预算,大的风险甚至会导致项目失败。所以,做项目风险管理首先要注意以下几点:

  ★成立项目委员会,对项目风险进行分析评估。列出所有可能出现的风险,对前十项风险进行评估。

  ★客户资信的评估。掌握客户的资信是软件项目开始前的必备程序,它有助于减少风险的来源。

  ★收集与项目相关的信息,做好市场风险预测。比如:要注意硬件产品价格变化、汇率变动;要注意软件开发难度和随时出现的与自己相关的新技术等。

  ★有些客户对项目的风险毫不知情,因此,项目经理有必要帮助客户做好项目风险的预测和分析工作,并向客户进行说明。

  找出来源,随时关注

  软件项目的风险来源是多方面的,按主体不同大致可以归类为两方。

  此外,行业的状况、经济形势、政治形势等都可能对项目产生影响。找出风险来源,可以为风险事件的解决做好铺垫。

  管理风险,化解不利

  (1)找出风险来源之后,要做出风险评测控制表。这可以方便项目经理掌握风险的变化,并据此做好预防。

  可能性是风险出现的概率,它与风险的严重程度相乘即为风险的影响力,即:可能性×严重程度=影响力,照此排出前十大风险,逐一进行评测。对策根据风险的影响力来定,当然,能否有效地管理风险,还要看项目经理对项目风险的掌控能力。

  (2)不同风险可选择不同的解决办法。

  规避风险是指明知项目会因此失败,或某个模块在技术上难以实现时,就不要承诺这部分工作,或者提出替换方案。否则,很可能导致项目的失败,严重的还会使合作双方对簿公堂。最近一段时间,很多ERP项目引起了诉讼。对于复杂项目来说,这不能不说是一个很大的风险。接受风险就是承担项目风险带来的结果,这种接受可以是积极的,也可能是消极的。转移风险是指把风险向上游厂商转移或与客户分担。成立准备基金则是为防备项目进行中的资金短缺、超出预算或其他增加费用等风险事件,准备基金要由项目委员会掌握,准备金的使用要由项目经理签字批准。

  以上这些风险管理的方法,在实际操作中可以灵活掌握。比如供应商风险,可以由多方订货来降低。技术难度的转移可将软件开发资源外包。风险的管理与控制很大程度上依靠项目经理的经验和能力。比如,某程序员的离职会对项目造成很大的影响,在管理上就应采取如下措施:a.了解程序员可能离职的原因。b.做风险评估时要把这些原因列入风险控制计划。c.对关键性技术人员培养后备人员,一旦人员离开,候补人员立即补上。d.建立文档管理机制,保证文档及时产生。e.对所有工作进行细致掌握,使更多人能够按计划进度完成自己的工作。

  特别提醒项目经理注意对技术难度的风险要充分估计。从技术成熟度上说不存在风险,但为了实现良好的软件构架和稳定的组件,与传统开发方法比较,有相当多的额外工作需要做,这会给项目工期带来较大的风险。

  (3)管理客户,搞好关系

  良好的客户关系是降低风险的润滑剂。在风险管理中,每一项风险都会关系到项目的进度和收益。客户关系绝不仅限于能跟客户吃吃喝喝这个层面,而是对客户的全方位把握。试想,本文案例中提到的贾枫如果对客户的了解更全面些、掌控更有力些,就不至于如此尴尬地败走麦城了。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。