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企业培训师观点:项目管理中出现问题未尝不是进步

企业培训师吉宁 2015年12月11日 企业培训师观点

发展、进步是我们每个人都经历过的事情,有时会在前进的过程中出现微小的反复,这也是情理之中的事。然而,不知为什么,这种循环往复的规律在我们的实际工作中总是得不到验证。为了验证事实和使自己理解规律性的东西,我想出了一个实验计划,这个计划持续进步或是倒退的前进方式让我的计划经理人茫然不知所措。

  开始阶段我们认为,这可以是一项相对简单的服务器部署工作。从长远角度考虑,在未来九个月的租赁期内我们的用户将会享受到我们的服务,并反馈回他们的意见。咨询专家小组和IT员工将会一起工作,升级硬件设备和安装必须更新的服务器软件。处罚条款被写进租赁合同当中,其中明确规定了在六个月之中将执行TCO标准。
在这个项目投入运行的前几个星期里,情况是良好的。项目的预算到位了,工作组也很快地组建起来。服务器的转换测试工作显示,通过花少量的成本获得的服务器不仅同样拥有强大的功能,而且运行更加稳定和可靠。总之,我们在技术上和实际操作中都表现得非常完美。

  接下来,小麻烦就开始不断地出现了。一个会计师不喜欢新式的预算排版;一位网站经理人对时间表现出不满;一个重要部门的主管根据我们使用租赁服务器的时间又重新制定了他自己的年度审核计划。意想不到的时间耽搁在慢慢地破坏着TCO标准,因为按原计划在服务器租赁期满前将有3到6个月的时间执行这项标准。一项彻底的环境调查涉及到租赁来的400台笔记本电脑,而这些笔记本将先于服务器一个月到期。

  每当一个问题出现的时候,我们的项目执行者都会全心地投入并信心十足地解决问题。他尽量站在用户的立场来想问题,并与工作人员一起解决问题。大多数的时候,他会在问题还没有对我们整体工作进程造成严重影响前把它解决。

  在这个项目的进程当中,经理人逐渐成为了一个紧张兮兮的无用之人。他总是催促工作组拼命地工作,把每一问题都视为一个重大的灾难隐患。随着他的领导削弱,我们开始自己去完成这个工作。我们开始对他隐瞒问题的真像,因为一旦让他知道,这就又会成为天大的事。尽管困难重重,最终我们还是完成了服务器的转换工作,并只比预期晚了一点,而且投入了较少的人力,使TCO标准得以运用,用户很满意。这下项目主管真成了一个没用的人。

  问题和进步

  我和项目经理人交流后,明白了这里的问题所在。他把所有的时间都花在了解决项目存在的问题上,几乎项目出现的所有问题都会有他介入解决,结果导致他认为这个项目作为一个整体是一个错误。而我们在一些方面的成功也不能让他看到一丝成功的希望,他看到的只是发生在我们工作中不停出现的问题。当我们克服了困难、度过了难关的时候,他也会认为我们被眼前的假象骗过了。

  回顾我这些年所取得的经验,我可以给我的结论提供更为充分的论据。回想起我所遭遇的麻烦,心里还有一点点酸楚,每一次教训都给我指出了前进途中的缺点。而每一次由于员工的失误造成的工作上的困难,我都会把它看作一个项目在其走向成功的道路上又经过了一次劫难。

  尽管这里可能会有自我安慰的成份,但我们不要忽视一个最简单、最明显的事实。问题的出现是我们在前进途中必然会经历的过程,我们不应该过多地抱怨。如果我们做的事情是在原地踏步,那么我们也不会遇到什么困难和问题了。

  我们把以上这个例子中的某些问题再重点分析一下:

  1.一个会计师不喜欢新服务器的预算排版模式。这个会计师是公司财务部门的重要一员,他的职责是通过对项目进行的检查以确定它的价值。项目能够到达他这里已经取得了里程碑意义的进展,他的工作也就必然成为项目成功过程中所必须经过的一个环节。

  2.一位网络经理人对日程安排表现出不满。这个日程是被具有法律效力的合同所规定的,应该高于个人的安排。换句话说,个人认定的事情应该服从整体的决定。通过了这一环节,我们等于又过了一关。

  3.一个重要部门的主管根据我们使用租赁服务器的时间又重新制定了他自己的年度审核计划。因为他坚信服务器的使用时间要比我们计划的短,而他要在他认为的时间内完成自己的工作。他所考虑的事情不是没有发生的可能,但他所做的是对我们的不信任。

  4.一项彻底的调查会涉及400台笔记本电脑,这些笔记本的租赁期比服务器还早一个月。这是我们在近两年里所遇到的头等需要协调的大事,它涉及财务支出、正在使用的硬件和租赁合同三者关系。我们解决了这个问题就意味着在前进的路上又取得了重大的胜利。节省了在开支范围之列的资金,就好象获得了TCO标准的红利。

  在每一件具体的事情当中,问题都会随着我们的项目不断地冲破政治、社会和技术的束缚而不断地出现。认为项目有必要存在下去的人越多,我们遇到的问题也就越多,同样我们取得地进步也就越大。

  出现问题是我们取得胜利过程中的里程碑,这种观点看起来是有道理的。事实上,每当我这么说的时候,我的员工总是会向我摇头。“当然,我们知道。”他们说。但是,他们往往解决问题的时间过长,有时还会发电子邮件和别人讨论他们遇到的问题。作为一名项目经理人,我们不能以这样的方式去解决问题,我们必须明白出现问题也是一种进步,并帮助其他人也树立这样的观点。这一观点可以扩展至生活当中的每一方面,请大家记住这样一条古老的守则:成功路上总会有失败,出现问题未尝不是一种进步。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。