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企业培训师观点:因地制宜 进行管理培训创新

企业培训师吉宁 2015年12月11日 企业培训师观点

随着培训事业的发展,进行培训管理创新有很重要的意义。作为专职培训机构的工作人员,应结合本单位实际情况,积极主动的在自身工作范围内进行有益的探索。

  去年初,我单位重新组建培训部,人员和任务均有较大变化。因此尽快建立部门的工作规范和管理制度是一项重要工作。我们运用现代培训理论,在本部门的管理培训创新方面做了一些尝试。概括起来可以归纳为“三个创新”。

  一.管理培训思路创新

  以现代培训理论为指导,紧紧围绕我院发展方向和培训需求,定位部门建设目标,创新培训工作思路。我们抓住新组建的部门,诸事重新开始,受原有习惯束缚较少这一机遇,在不与单位现行政策或制度发生矛盾冲突的前提下,努力向先进培训管理模式靠近,运用项目管理理论思想和方法,对部门的制度建设、人员要求、工作规范等方面的进行创新改革。将本部门所承担的培训任务按专业或系列分解为若干培训项目,再分解落实到人。要求每个人按照培训项目主管的标准开展工作,同时制定与此相适应的明确的工作程序规范和检查考核标准,并及时组织开展对现代培训管理理论及设备管理、财务管理的研究学习,使大家尽快熟悉适应这种工作要求和工作规范,尽快提升作为培训项目主管的综合能力。从而使我们的培训管理模式不断丰富和完善,培训管理水平真正得提升。

  二.管理培训制度创新

  根据我们的具体情况,尽快在部门内部建立一套既能与当前培训要求相适应又能逐步与先进培训管理模式接轨的重点突出、内容全面、运转灵活,管理规范、制衡有力的管理制度,使这个新组建的部门迅速高效运转并不断强化整体功能,是我们内部管理的当务之急。因此,我们在过去已有规定的基础上,采用边制定、边运转、边修改、边定稿的办法,用了大约三个月的时间,基本完成了《培训工作管理规定》。这部管理制度共包括21个管理规定及相应的管理表格。内容涉及办班规范、培训方案设计、教学管理、教师管理、学员管理、班级管理、教室机房设备管理及使用程序、部门日常管理规范等各个方面。这是当前我们进行部门培训管理的基础性文件。它源于实践并规范实践,是我们探索创新的总结,它标志着我们新的内部管理制约制度已经初步建立起来,也标志着我们向新的培训管理模式迈出了第一步。

  在这部管理规定的制定过程中,我们遵循了以下原则:

  1.突出重点的原则

  制度建设是一个系统工程,涉及到各个方面。不可能指望通过一次改革就解决所有问题。我们本次制度创新的重点是:以项目管理理论为指导思想,以该理论中对项目主管的要求为基本出发点,以人为本,从培养培训项目主管的角度去制定有关规定。目的在于使部门工作人员在有关制度的约束下,经过工作实践,尽快成长为具有培训项目管理能力、可以独立进行培训项目开发或培训课程开发、掌握培训需求调查、方案设计、组织实施、效果反馈及评价等培训管理流程技术,并能承担1-2门具体培训课程的符合培训主管要求的培训者。

  因此与以往的制度相比,最明显的区别是我们将培训工作人员尽可能地向培训项目主管的标准去要求,大量增加了工作程序特别是办班程序的管理内容。每个人都要负责若干个培训班的全程管理。我们把一个培训班的全过程分为三个阶段:即办班的前期准备阶段、中期管理阶段和后期总结阶段,并对三个阶段都做了详细的规定和要求。在每个阶段当中又各有重点。

  前期准备中最重要的抓好是培训方案设计。这是培训项目的主体,是整个培训的灵魂。设计水平反映着培训项目主管的设计思想、聪明才智、综合能力。它直接影响着培训的效果和效益。因此对培训方案设计的要求要充分体现出科学性、合理性和可行性。我们在充分学习和调研的基础上,确定提出培训方案必须包含以下主要内容:培训需求分析、培训课程内容介绍、教师介绍、培训目标、培训对象、培训方法、教学设备和场地需求、培训日程安排、有关经费标准、学员调查问卷、学员考核方式等。在实施过程中不断总结、加以修改。大家开始不太适应,经过一段时间的学习和锻炼,逐渐转变观念,提升较快。

  办班中期培训方案的实施与管理是培训的中心工作,主要包括教学组织管理、班级学员管理、生活后勤保障等内容。培训活动的进行,要有良好的培训设施设备,紧张活泼、和谐向上的培训氛围,稳定舒适的生活环境,而这一切都需要培训者的组织和协调。

  学员管理历来是培训管理中的一个重点,也是难点。比如学员考勤管理就是其中一个使培训经理人感到棘手的问题。但考勤又是一项十分重要的常规管理,必须做好。很难想象一个人员不齐、迟到早退时有发生的培训课堂会出现好的培训效果。因此我们将学员管理作为中期管理的重点。现代培训理论以及多年的办班经验告诉我们,我们的学员特别是领导和管理干部学员,学习目的明确、善于思考、有独特的见解和很强的自我约束力,但同时他们要求受到尊重的情绪非常强烈,对管理措施中各项规章制度十分敏感,因此一定要讲究策略和技巧。对学员进行管理时,我们注意以下三个方面:①互相尊重,培训经理人与学员处在一种互敬的气氛中,双方才能把注意力集中在培训目标的实施上。②交流沟通,培训经理人与学员之间交流思想,在沟通中彼此了解,产生信任感、亲切感、为培训活动创造良好的人际关系氛围。③自主管理,让学员主动参与班级管理,发挥他们的主观能动性。培训统计资料表明学员出勤率明显提升。

  生活后勤保障是培训单位办学应具备的基本条件之一。目前我们还作不到所有培训都采用全封闭培训方式,但这是现代培训的发展趋势。按照现代培训理论。学员的生活过程也是接受培训的过程。因此根据教学和学员需要,提供物质条件,安排好衣食住行和财务经费管理与使用,也是培训经理人应具备的能力。生活后勤保障涉及问题很多,它是教学组织管理中不可缺少的重要组成部分,也是提升培训效果满意度的重要因素。因此我们的办班程序中首次在这方面对培训人员提出了相应的要求。

  培训办班的后期总结也是十分重要的环节。做好培训总结和培训档案资料的管理对提升培训管理水平,提升培训主管的业务能力,无疑具有重要的意义。过去这是培训管理中的薄弱环节,班后总结和资料归档都很不完整。本次改革中对这个环节做了重点要求。不仅规定必须按班建档,并且每班建档归档的内容多达十项左右。其中特别强调要及时做好学员问卷调查和培训工作总结,明确要求必须统计出学员问卷回收反馈率、教师教学效果满意率、教学组织管理满意率和后勤保障服务满意率等量化指标。这样的要求确实使管理一个培训班的工作量较之过去成倍增加,但只有这样才能真实反映培训工作的全貌,为客观评价培训质量、进一步总结经验教训、制定新一轮培训方案提供重要依据。

  2.落到实处的原则

  过去我们的一些规章制度有流于形式或束之高阁的现象,究其原因往往是因为不切实际或难以操作。这次我们认真总结以往的经验教训,坚持求实才能创新的观点,在制定制度条文时努力做到实事求是、严谨规范。特别是在部门的内部管理和创新的规章规定上,更要认真谨慎。

  因此在起草、编制各项规定时:①首先考虑制度的实用性、可行性、可操作性,②尽量尊重原有的习惯和规定,借鉴和吸收其合理有效的部分,③尽量使用表格,使用数字或便于量化的文字进行记录和统计,使考核评价标准更加准确客观,④尽量减少规章制度在运行过程中可能出现的形式主义和人为因素影响,⑤力争做到分工明确、职责明确,程序明确、要求明确。

  三.管理培训质量管理创新

  培训质量是培训的灵魂和生命。目前从国家到行业甚至到企业的各种生产科研活动中,大都有相应的规范化、标准化的质量保证体系,在实施过程中严格按照进行标准体系进行,从而保证最终的质量和效果。而我们的培训工作一直没有建立一套标准化的质量保证体系。我们自己的规章制度因各种局限难以形成社会认可的标准化文本。因此我们的培训质量评价一直缺少客观科学的标准。

  近年来,国际标准化组织(ISO)颁布了ISO10015(质量管理—培训指南),我国有关部门参考此标准,并据此形成了GB/T19025—2000(质量管理—培训指南)。ISO10015是ISO9000族标准中的一个支持性标准,目的是通过建立一个有效的培训质量保证体系,提升培训质量。此标准既能够与国际接轨又充分体现了培训项目管理的先进思想,目前在国内有比较广泛的影响。因此在本次创新改革中,我们认真学习并参照这一标准,结合我们的情况制定有关培训工作程序,规范我们的培训行为,使培训质量初步有了比较科学的评价标准。

  ISO10015(质量管理—培训指南)认为:一个完整的培训过程应当包括以下四个环节:1.培训的需求调研分析;2.培训方案的设计策划;3.培训过程的组织实施;4.培训效果的评估反馈。这四个环节形成一个有机的闭环结构,互相制约又互相促进。搞好这四个环节,就能保证培训的质量。按照这个观点,结合本部门实际情况和工作任务,在构建培训质量保证体系、科学提升培训质量方面提出一些新的设想,做了一些尝试。

  1.加强了培训需求调研和评估反馈。但出发点已不仅仅是为了完成当前任务,而是立足于改善我们对全院教育培训需求的应变能力,逐步建立培训供求信息的快速反馈预测系统。因此,在调研和反馈的方式方法和对调研反馈信息的处理等方面都加强了研究和学习。

  2.在培训方案设计方面,开始探索培训项方案设计的系列化和系统化,这也是着眼于建立和完善培训教学体系的需要。近几年,随着体制改革的深化,集团和事业部的企业文化理念、经营战略和管理思路都在变化,因而各类人员特别是领导和管理干部的适应性培训日益增多。我们对这种实效性很强的培训还缺乏快速反应能力,与岗位资格培训相比,在针对性、准确性方面都存在滞后和不适应的情况。因此要注重加强此类培训的特点和方式的探索和积累,跟上形势的变化,才能促进培训教学体系的完善,保证培训质量的提升。

  3.在培训过程的实施管理方面,注重发挥各种数字化、电子化先进视听技术和信息处理技术在培训教学中的作用,开展对网络教学、远程教育等培训模式、方法、手段的探索,加强对培训网站的建设,力图通过先进教学手段的运用提升培训质量。

  从一年多的执行运转情况看,部门各项工作已逐步走上正轨,并朝着预期的目标稳步推进。当然我们也适时根据形势的变化做必要的修订调整。我们的最终目的是要通过严格管理,使培训工作真正做到有法可依,有章可循,有录可查;真正走上规范化、制度化的科学管理轨道。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。