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企业培训师观点:日常生活中的项目管理

企业培训师吉宁 2015年12月11日 企业培训师观点

日常生活中的项目管理

  杰瑞在一家工程咨询公司工作,三年以来,一直从事着建筑行业的项目管理工作。他每天耳朵里听的、眼睛里看的、手头上忙的、嘴里说的总是进度、时间、资源、质量之类的话题,经历过几个大型的项目,导致他一度以为:项目管理也不过如此,自己在所从事的行业里说不上已经游刃有余,但也是轻车熟路。一时间不免有些心服气躁,直至不久前经历生活中一件小小家庭装修事件后才发觉,原来项目管理绝非看上去那么简单。

  事情发生在今年10月份的一个星期六早晨,一盆水洒湿了杰瑞10m2地下室的水泥地面,早已不能忍受这种湿漉漉地面的杰瑞当即决定:拆除水泥、盖铺地砖、重装洁具。工作中养成的雷历作风,使他说干就干:上午联系一个作为承包商的朋友,说明地面装修要求和房间尺寸,并要求提供技术工人和砂子水泥等材料;下午,他乘车直奔上述承包商工地附近的建材城订购地砖和洁具。当天晚上,朋友派人将沙石材料送到杰瑞的住处,建材城亦承诺明天一早地砖有货,但是不负责送货上门,杰瑞又马上联系一个家住建材城附近的小货车司机,约定明天早晨连同地砖带工人一起运来。一切看起来顺理成章,只等杰瑞第二天早晨8:00带领工人到建材城和小货车司机汇合,预计上午9:30可开工干活。

  第二天,杰瑞比计划时间提前半小时到达约定的工地等待工人上班。7:30分,工人们陆续到达,7:40分被指定的6名工人准备好工具集合,7:45分,工人们在杰瑞的带领下座出租车奔建材城出发,十分钟左右的路程后,一行人到达建材城,此时,第一个意外出现了:小货车司机并未按照预定时间在此等候!

  一番电话联系后,杰瑞得知小货车司机昨天夜里住在距离建材城30多公里的另一个住处,今天一早7:30起床,此刻正驱车驶向建材城。无奈之下,杰瑞和工人们只好耐心等待。8:45分,小货车司机终于到达,装载材料和工人后,又经过一路驱驰,10:30左右,杰瑞的装修工程开始施工。

  至此,第一个意外的发生使杰瑞的装修工作开工比预计计划滞后1小时,如何补救这被延误的时间,从小货车司机方面看来已经没有更好的办法。杰瑞只有从装修工人身上寻求解决途径。首先,杰瑞对装修工人的情况进行了了解,六名工人中,有四名装修工(包括两名技术工、两名勤杂工)和两名水工,杰瑞安排两名勤杂工不仅仅只配合装修工作,同时要帮助两名水工做一些勤杂工作,当水工暂时没有工作面的时候,也需要帮助勤杂工工作。其次,杰瑞对工序进行了优化,通常情况下,先要由水工做地下管线的预埋,再由装修工人铺设地砖,等地砖有足够承载力能够承载工人的重量后,水工再安装地面以上的洗手盆等洁具,完全按照这样的程序计算,即使没有任何延误,天黑之前也不能保证安装洁具。为此,杰瑞确定,先花十分钟时间对房间做一个测量,勾勒出地面装修草图,由水工按照图示在需要的实际部位安装预埋管件,紧接着由装修工人先完成有预埋件的部位的地砖铺设,周围留出水工能够行走、站立工作的原始地面,然后从完全没有预埋管线的房间另一端开始施工。这样以提前洁具安装的时间。

  上午的工作进展顺利,两个小时的努力,地砖已经铺设了房间面积的1/3,杰瑞很高兴地和工人们到附近一家餐馆吃饭。此时,第二个问题出现了:有个工人提出现有的砂子和水泥两种材料可能不足,但是缺少的数量暂时不能确定,这一问题一下子引起杰瑞的注意。剩余的时间还有一半,而剩余的工作量却还有2/3。怎么办?在从承包商工地运来,时间显然来不及,只有就近采购一条途径。午饭结束,杰瑞马不停蹄,到附近的几个街区去寻找到建筑材料的零售店,终于在两个街区外的一角,找到一家建材零售店,互留了地址和电话号码后约定:如有需要,零售店可以保证于20分钟内送货上门。下午3:00钟,水泥砂子等材料果然不足,根据已经使用的数量和尚余的工作量,杰瑞一个电话,建材店于15分钟后送来了所需的沙子和水泥。此时,杰瑞刚想松口气,安装洁具的水工又报告:上水管缺少一个丝扣、下水沟槽缺少砌筑砖块……

  杰瑞此刻顾不上多考虑别的方法,又要去寻购水工的材料,这时突然想起每天工作中上司常说的一句话中:在过程管理中,一个项目经理,不应该是整天忙着解决已经发生的问题,而应该多去想尚未发生但可能发生的问题。此刻有材料不足的情况发生,下一刻又会有什么事情发生?作为装修房间地面这件事情的负责人,杰瑞本人不因该是一个问题发生后的办事员,而应该是一个项目的统筹者。当问题发生时,领导者的确应该积极行动去解决问题,但是更应该去发现问题产生的原因,以及去避免类似或相反的问题发生。于是,杰瑞命令工程暂停,对所有工人的工作进行检查,并分析下一步可能遇到的问题,此时杰瑞发现:水专业的工人尚不清楚室外排水的具体位置、此位置会进一步影响室外地面的装修进度、装修的勤杂工帮助水工完成了预埋工作,但是水工却并不帮助装修的勤杂工……

  一下子找出这么多问题,杰瑞此时不再把今天的事情当作普通的家庭事务,而是立即进入了项目管理的角色,开始总结教训,重新对工人进行具体的技术要求交底、任务分配、专门抽出一名工人采购材料……一番调整之后,工作又开始顺利展开,并在下午6:15收尾的时候,装修工人又创造性地在房间入口外砌筑出一个计划之外的台阶。

  晚上7:30,送走了装修工人,经历了一天劳累后的杰瑞并没有感觉到十分疲惫,看着眼前装饰一新的地面和洁具,杰瑞还沉浸在对项目管理的思索里:也许项目管理不仅仅是一个名词、是一种理论、还应该是一种思维和生活的方式……

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。