吉宁讲师观点 / 企业培训师观点 / 企业培训师观点:什么是时间管理

企业培训师观点:什么是时间管理

企业培训师吉宁 2015年12月11日 企业培训师观点

“一寸光阴一寸金,寸金难买寸光阴。”中国人是世界上最早认识时间管理的重要性的。“人生有涯”更是将时间管理与人的生命相提并论。孔老夫子曾经站在河边对着湍急的江水喟然长叹:“逝者如斯夫,不舍昼夜!”当他见到他的一位弟子时间管理不善,用白天的时间睡觉的时候,给了那位弟子全方位的否定。可见,一个人是否会管理时间在别人眼里是多么的重要。西方的管理大师也都对时间管理高度重视。彼德·杜拉克就曾说:“时间是最高贵而有限的资源。”

  时间管理不是要把所有事情做完,而是更有效的运用时间,时间管理的目的除了要决定你该做些什么事情之外,另一个很重要的目的也是决定什么事情不应该做;时间管理不是完全的掌控,而是降低变动性,时间管理最重要的功能是透过事先的规划,做为一种提醒与指引。

  一、无法管理外在的要求

  主管最大的困扰就是,太多来自外界的干扰,随时得放下手边的工作去做别的事情。

  担任主管的责任之一就是集合多人的努力,共同完成一份工作。换句话说,主管的工作有很大的一部份需要与别人互动,外界的干扰是主管工作的一部份。你可以排定某些时段做为你的缓冲时间,当有人临时找你需要讨论事情时,可以请他在你有空的时间再来。

  二、做事没有方法

  我们常运用自己所熟悉或直觉想到的方法做事,但事实上,这并不是最有效率的方法。

  完成一件事情,可以有许多方法,重点在于你能否找出最快速的方法。不要毫不考虑的就直接做了,先花几分钟的时间衡量一下,有什么方法可以更有效率的完成事情?

  三、周围干扰因素

  周围众多干扰因素,是时间流逝的致命杀手,嘈杂声、杂志、零食、报纸、美容品、温度、安全感、方向感、氛围,都是诸多的影响因素。

  时间管理方法

  有效的时间管理(美国P·F·Drucker)

  记录自己的时间,以认清时间耗在什么地方 

  管理自己的时间,设法减少非生产性工作的时间

  集中自己的时间,由零星而集中,成为连续性的时间段

  ABC分类法

  将自己工作按轻重缓急分为:A(紧急、重要)、B(次要)、C(一般)三类

  安排各项工作优先顺序,粗略估计各项工作时间和占用百分比

  在工作中记载实际耗用时间

  每日计划时间安排与耗用时间对比,分析时间运用效率

  重新调整自己的时间安排,更有效地工作

  12种时间管理方法

  1、有计划地使用时间。不会计划时间的人,等于计划失败。

  2、目标明确。目标要具体、具有可实现性。

  3、将要做的事情根据优先程度分先后顺序。80%的事情只需要20%的努力。而20%的事情是值得做的,应当享有优先权。因此要善于区分这20%的有价值的事情,然后根据价值大小,分配时间。

  4、将一天从早到晚要做的事情进行罗列。

  5、每件事都有具体的时间结束点。控制好通电话的时间与聊天的时间。

  6、遵循你的生物钟。你办事效率最佳的时间是什么时候?将优先办的事情放在最佳时间里。

  7、做好的事情要比把事情做好更重要。做好的事情,是有效果;把事情做好仅仅是有效率。首先考虑效果,然后才考虑效率。

  8、区分紧急事务与重要事务。紧急事往往是短期性的,重要事往往是长期性的。必须学会如何让重要的事情变得很紧急,是高效的开始。

  9、每分每秒做最高生产力的事。将罗列的事情中没有任何意义的事情删除掉。

  10、不要想成为完美主义者。不要追求完美,而要追求办事效果。

  11、巧妙地拖延。如果一件事情,你不想做,可以将这件事情细分为很小的部分,只做其中一个小的部分就可以了,或者对其中最主要的部分最多花费15分钟时间去做。

  12、学会说”不”。一旦确定了哪些事情是重要的,对那些不重要的事情就应当说”不”。

  时间管理之重要事情

  如何区别重要与不重要的事情

  1、会影响群体利益的事情为重要的事情;

  2、上级关注的事情为重要的事情;

  3、会影响绩效考核的事情为重要的事情。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。