吉宁讲师观点 / 企业培训师观点 / 企业培训师观点:浅谈如何提升基层国土资源档案管理培训

企业培训师观点:浅谈如何提升基层国土资源档案管理培训

企业培训师吉宁 2015年12月11日 企业培训师观点

档案是历史的真实记录,具有凭证价值和法律效力,为我们提供各种历史资料、数据,对揭开历史遗留问题起了很大的作用。码头镇国土资源所历年来各项用地数据都十分重要,它详细记录了各项目建设占用土地的情况,土地分类的变化及每一宗房地产的土地权属来源,交易变化过程,是土地确权、土地权属管理、土地利用规划、耕地保护和执法监察等国土工作的科学依据,与镇企业的工作和群众的生活有着十分密切的关系。因此研究和探讨如何规范、提升档案管理工作是十分必要的。
  
  一、码头镇国土资源档案管理工作现状。
  
  (一)国土资源档案利用成功案例

  国土资源档案信息量大,种类繁多,既有综合类档案,又有地籍管理、建设用地、土地利用规划、国土资源监察、地矿档案等几大类。在新的形势下,国土档案工作只有紧贴国土中心工作,转变传统观念,拓宽服务领域,延伸服务范围,创新服务机制,研究把握档案管理工作规律,最大限度地开发挖掘档案信息资源,才能充分发挥国土档案独特的服务功能,使之真正成为增强国土工作发展后劲的基础业务工作。近几年来,码头镇国土资源所利用档案信息为决策及保护用地者的合法权益做出了一定的贡献。

  1、2006年3月,某企业集团有限公司向码头镇国土资源所提出了”关于要求明确化工二期项目容积率并补缴土地出让金的报告”。由于该地块涉及合同改签、股权变更和转让、面积变化、土地使用者更名、容积率多次调整,以及工作人员的变动,致使许多情况都不明。通过调查档案,逐渐解开了层层谜团,了解整件事情的来龙去脉,为企业领导决策提供了有力的依据,使事情圆满解决。

  2、某单位在办理一宗国有土地使用权分割转让时,发现原土地证上没有该幢建筑物,某公司擅自建造并出售给甲,由于以前制度方面的松懈,致使用户甲办理了产权证。现用户甲转让给用户乙,因公司擅自增加了建筑面积,且未对提升的容积率补交土地出让金,不能办理土地使用权过户手续,导致许多矛盾的产生。于是我们通过对档案的查询,清楚了解了该宗地的情况,对甲乙用户做了合理的解释,最后通过协调,使事情得到解决。

  (二)档案管理中存在的问题

  1、对档案管理工作岗位的偏见

  档案管理培训总是默默无闻的工作,甚至有人认为是十分清闲的岗位,无业务知识可言。我曾听人说”档案管理嘛,只要领导找资料的时候能够及时找到就行了”,在外人看来,档案工作就是”安置型”工作。其实这都是外行对档案管理岗位的误解。档案管理工作其实是非常复杂、烦琐,而且业务性很强的专业性工作,需要人的细心、耐心和安心。

  2、档案收集欠齐全过程

  码头镇国土资源所是业务性较强的单位,领导往往只重视业务质量,土地交易档案、地籍档案,片面地认为文书档案归档与否关系不大,档案意识不强。比如各办公室使用的设备档案,设备使用说明书大多在办公室里使用,不愿意归档。还有年终文书人员整理档案时,常常出现附件找不到的情况,该份文件就根本无法归档。

  3、档案管理人员素质有待提升

  档案工作是一项专业性很强的技术性工作,档案人员要有较好的专业素质才能胜任档案管理工作。个别档案人员对档案工作重要性和责任性认识不够,存在应付了事的思想。档案工作人员工作不安心,同时档案工作也是常常被领导忽视掉的工作,因而档案人员对本职工作的热情降低,直接影响了档案工作的发展。另外档案管理人员知识更新不够,业务水平不高,档案人员平时培训学习机会少,缺少系统知识的培训,许多档案人员的管理水平停留在经验上,思想观念和管理水平跟不上发展的要求,缺少创新和活力。

  二、如何规范、完善档案管理工作。
  
  (一)加强档案管理意识是实现档案工作规范化、完善化的基础

  首先,以”三个代表”重要思想为指导,认真学习《档案法》、《档案法实施办法》。档案人员要有高度的责任感,严肃认真的工作态度和全心全意的服务思想。作为档案人员首先要靠自己,要主动有所为,以贡献求支持,以效率求发展,努力在平凡的岗位上创造出不平凡的工作业绩。其次,利用《档案法》、《档案法实施办法》在全所范围内展开广泛加强档案管理、保护档案资料的宣传工作,并不断加强档案法制建设,提升对档案工作重要性的认识,提升全所干部职工的档案意识。其三,利用各种机会和场合向领导宣传所档案工作取得的成绩,宣传档案工作的地位和作用,不断扩大档案工作的知名度,争取得到领导的重视和支持,确保足够的人力、物力、资源的配备,使档案工作从人员、硬件、资金投入得到领导的重视。

  (二)提升档案工作人员的素质是实现档案管理工作规范化、完善化的前提

  档案工作人员要自觉树立爱岗敬业精神,认真遵守”忠于职守,维护史实,埋头苦干,优质服务”的档案职业道德规范,以勤为本,无私奉献,不断培养实干精神和严谨、细致、认真的工作作风。要明确档案工作者的职责任务,既做好档案收集和保管工作,又要为基层和群众提供最优质的档案服务,同时不断强化依法治档意识,严格执行政治纪律、组织纪律和工作纪律。档案部门也要积极加强各项业务培训、实地培训、分类培训等多种方式,还可创造条件邀请档案学专家学者来本地讲解新的或重点档案业务知识。安排专职档案干部定期或不定期上门进行业务指导,在具体的工作中要注重收集、整理、保管等方面的分类指导,同时接受档案员的业务咨询。积极组织与其他单位的档案员相互交流工作方法和经验,取长补短,共同提升。

  (三)做好文书处理是实现档案工作规范化、完善化的重点

  档案工作规范化、完善化是实现档案管理现代化的重要中间环节,在搞好硬件建设的同时,做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、完善化的重要基础工作。首先公文用纸质量要好,幅面尺寸规格要统一、规范、标准,符合国家的有关规定,排版形式为横写横排,左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续,是否符合审批权限,公文标题是否准确,主送单位和抄送单位准不准,落款是否与公文一致,有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰,不论是草拟公文,缮印公文,还是做出的各种记录、报表、签字、批注等,都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张,以保证字迹鲜明、清晰,有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理,拟制格式要规范,行文不要滥用简称和使用不规范的字,以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。

  (四)加快档案信息化建设是实现档案工作规范化、完善化的有效途径

  伴随着信息时代的到来,档案管理也伴随着信息资源的交流和互换进入到社会信息网络的新天地。档案工作者对电子档案的来源与形成的关注由原来的内部网而扩展到地区、国内及至国际范围内的整个网络。在这一新的网络环境下,档案人员除了继续做好单位档案信息资源的收集和保管,更多的要了解单位需求,扩大服务内容。首先,档案信息化要在人、财、物上整合。培养既要懂网络技术又懂计算机和档案专业业务知识的人才,同时要紧紧依托企业的资源优势,为档案事业的发展搭建平台,通过借助企业的信息网络平台,达到资源优化、整合的目的。其次,档案信息化必须加快档案管理应用系统的建设。档案管理应用系统应是使用、高效率和低成本的。再次,档案工作包括保密工作,保密工作对档案的完整和安全有着极其重要的作用,特别是档案管理信息化,实现机读数据的共享,读者用户通过服务器,点击相关联结,可以方便地查询所需资料,使部门间相互沟通更容易。于是网络安全问题便成了头等大事。因此,所有档案都应严格根据秘密等级,决定是否公开,不用来历不明的软件、安装防火墙等,还要及时备份。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。