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企业培训师观点:土地登记档案的特点与管理咨询

企业培训师吉宁 2015年12月11日 企业培训师观点

土地登记档案是土地管理档案的一种,它为党和国家宏观决策,增进国家税收,提供了可靠的依据和法律凭证。在社会主义市场经济飞速发展的今天,发挥着极其重要的作用。作为土地档案管理工作者,就土地登记档案的特性及管理措施谈一点认识。
  
  一、土地登记档案的一般特性
  
  土地登记档案是土地登记制度(亦是法律制度)的一种体现。它是土地管理部门代表企业依据国家的法律、法规,遵循有关法定程序所建立的反映有关土地位置、面积、用途、使用条件等情况的图纸、簿册等文件材料。它具有区域性、政策性、公正性、可变性等不同于其它专业性档案的特性。

  1、区域性。《土地登记规则》第四条”土地登记以县级行政区为单位组织进行。”显然,土地登记具有极其鲜明的区域性。土地登记的两个主要内容:一是土地权属的状况;二是相邻宗地的相互关系。也就是说:土地登记档案是在基层土地管理部门实际工作中形成,按照区域特定编码而整理装订成卷的。

  2、政策性。土地是人类赖以生存和发展的基础。对土地所有权和使用权做出确定的档案资料,都是经过土地管理人员,严格按照一定的法律程序,依据国家不同历史时期有关土地政策、法规,在工作中运用的结果。也可以说,它是不同时期国家关于土地政策在实践中具体真实的记录。

  3、公正性。土地登记档案必须有申请人、相关人和经办人表达正确意见的书面形式的载体。由土地权利人主动向土地管理机关申请,经土地管理工作者权属调查、实地测量,其结果以公示的方式并由审核机关核准终结。

  4、可变性。与其他档案文件资料不同,土地登记文件资料中的一部分需随着土地权属和主要用途的变更而经常变化。如土地登记卡,地籍二底图等这些文件、图册资料的内容,要在变更土地登记中不断变化,如不及时更改已经发生的土地登记文件资料,将使国家多年投入大量的人力、物力、财力所形成的地籍资料失去准确性和保存价值这一特点,决定了其特殊的管理方法。

  5、产权的不可移动性。土地作为一种固定财产,其土地权利人不可能像对其他商品那样随意搬迁,移动。档案中将土地权利的主、客体内容记录在册,土地权利人所取得的所有权、使用权及他项权利只能在依法确定的范围内行使自主权,不能随意向周围(四至)相邻宗地实施主观意向。
  
  二、土地登记档案的管理措施
  
  (一)应提倡规范化统一管理。

  随着土地出让数量增多和房地产业务的迅速发展,以土地使用权转让、出租、抵押为主要内容的变更土地登记数目逐年增加,如果不尽快对土地登记档案实行规范统一管理,十几年所建立起来的地籍调查成果将失去意义和价值,后果将是不堪设想。规范、统一管理是当务之急。

  1、原国家土地管理明文规定,土地档案的业务管理咨询,由市(县)级以上档案局、馆,进行直接的业务监督,指导。

  2、土地登记文件资料管理,由负责土地登记工作的业务部门完成。在进行土地登记文件资料更新时,由负责土地登记工作的业务主管部门向档案室办理借阅手续,然后根据变更土地申请和调查,核实的结果在有关的登记文件资料上作相应的更新。待更新工作结束后,将整理的卷宗移交档案室存档。土地登记文件资料更新工作是一项经常性的工作,必须建立和健全档案更新制度,履行更新审批手续。

  3、专业技术资料的更新,按照《地籍调查规程》技术要求,以行政辖区为单位,按街道、街坊、宗地进行编号,建立档案检索合帐,使辖区内每一宗地均有户头,每一次交易就办理一次登记。对其变更的宗地,按变更地籍调查要求编号。此方法对于初始土地登记档案及变更(包括权利人多次变更)均可在一个地号内便可检索到,对每变更一个土地权利人,在变更前案卷上,加盖注销印章,并在相应的卡、册及检索台帐中注名宗地的去向、编号。这样能够及时准确地反映一块土地的历史演变过程的文字和图册记载。企业通过办理土地登记,审核房地产交易的合法性、规范性,依法办理土地登记手续等,对房地产市场实施有效的监督、管理,并使之规范化。

  (二)注重现代化管理手段。

  随着社会主义市场经济体制及房地交易市场的良好发展趋势,以加入世贸组织为契机,以更加全面、科学、快捷、准确的土地档案资料,为社会主义经济发展和档案管理事业提供有利的支持和更加优质的服务,以增强全民依法使用土地的自觉性,提升土地资料的合法性、权威性和知名度。

  首先要建立和完善档案管理现代化制度,制定相应的专业化标准;二要改善档案管理设施,增加经济投入,改变过去管理人员简单机械提取、存放档案,以减轻劳动强度,提升工作效率;三要积极开发应用软件,使信息化、网络化在基层档案管理中得到广泛应用,使土地档案管理真正适应经济发展的需要,把地籍档案的价值和管理功能充分发挥出来,做到取之于社会,服务于社会。

  (三)提升经理人综合素质。

  第一,更新观念加强土地业务学习。我国加入世贸组织以后,经济飞速发展。作为一种资产的土地,自然也随着卷入市场经济大潮中,其流动性不断加大。如:土地的转让、出租、抵押及二、三级市场的活跃,这些都借助于土地登记档案的记载,并依次作为法律依据。为此,档案经理人既要看护好已有的档案,又要懂得土地管理各项政策、法规,对土地变更档案要了解它变更的来龙去脉及依据是否合法有效,变更前土地权利人的登记是否按一定程序申请注销,各项变更资料图、表、卡、册是否做了相对应的变更等。经理人要在”台后”看管好国家土地家底。做一名既懂专业技术,又懂政策法规的复合型经理人。第二,利用信息技术根据土地登记档案的形成特点,借助信息技术,编制图、表、卡、卷的检索方法。因土地资料种类繁杂,部分可借鉴图书馆的检索方法。第三,树立服务意识。管理的最终目的是提供利用,随着人们对土地越来越重视,土地权属纠纷日益突出,土地档案为法院的裁决提供了有利证据;作为依据、凭证的土地档案,其利用率逐日增多,所以档案经理人要发扬甘于寂寞、甘于奉献的优良传统,锐意进取,不断创新,为国家的经济建设和社会发展做出更大的贡献。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。