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企业培训师观点:浅谈对提升档案管理咨询工作的建议

企业培训师吉宁 2015年12月11日 企业培训师观点

进一步加强和改进企业档案工作,深入贯彻落实档案法律、法规,全面细致、扎实认真地做好企业档案基础工作,牢牢掌握企业档案信息源开发利用工作,是全面落实科学发展观、建设和谐企业的一项重要的基础工作。

  一、当前企业档案管理中存在的问题
  
  (一)档案意识不强,档案利用率低

  企业档案工作对企业的各项工作的开展都具有十分重要的作用,档案信息资源的有效利用可以为企业带来巨大的社会效益和经济效益。但是许多企业长期以来重“藏”轻“用”,对档案利用产生的社会效益和经济效益缺乏广泛的宣传,因此使企业员工对档案利用效益知之甚少。由于对档案工作重视程度不够,档案信息资源开发不足,造成档案利用率不高。

  (二)档案管理制度不健全

  很多档案的收集、保管、保护、借阅、保密等制度不够健全;有的虽建立了一些管理制度,却流于形式执行不严。如档案管理咨询人员责任心不强,文件资料堆积如山,整理不及时;档案资料收集不全,丢失严重;借出的档案不履行借阅手续,有借无还时而有之,时间一长档案资料就不知去向;还有些人借此机会在档案资料上做文章,私自涂改文字或数据用来作自己有利的证据,这样严重损害了企业档案的真实性和利用价值。

  (三)档案硬件投入及经费不足

  近年来,随着科学技术的进步,计算机及网络技术在管理中广泛运用,管理手段不断进步。而运用计算机及网络技术管理档案的企业较少,基本还采用手工收集、检索,信息量小,不利于档案的收集、利用和开发。企业档案室建设不标准、不规范,档案柜陈旧老化,档案保管条件简陋。

  (四)档案专业人员业务素质不高

  目前企业档案专业人员队伍在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐,与时代发展的要求悬殊较大。表现为档案专业出身的人员较少,知识结构不合理,学历普遍偏低,现代科学知识贫乏,高层次的档案专业人才较少,这些情况已不适应新形势下的企业档案事业发展,档案管理人员的素质影响档案管理水平。
  
  二、提升企业档案管理的建议
  
  (一)提升企业档案管理的认识

  要充分认识档案工作对促进企业发展的重要作用,切实增强做好企业档案工作的使命感和责任感,进一步明确档案工作是各级领导义不容辞的责任和义务。领导的重视是做好档案工作的重要保证。解放思想,与时俱进,进一步加强和改进企业档案工作,努力采用现代化科技手段,不断提升服务质量,努力建设法规制度完备、管理体制科学、基础设施健全、信息化技术普及、服务功能齐全的现代化企业档案管理体系。

  (二)规范企业档案管理机制,强化工作责任

  建立科学的企业档案管理体系,健全档案管理的规章制度,是档案管理的关键。随着科学技术的发展,档案管理手段的更新和管理水平的提升,必须建立与之相应的科学的档案管理体系,明确职能,将各个门类、不同载体的档案统一管理,使档案管理与企业工作同步考核、同步发展。加强制度建设,建立良性运行机制是开展企业档案工作者继续教育的关键和保证。首先,要建立和健全继续教育的管理制度,如登记、统计、考核、评估、奖励制度;其次,要建立继续教育的约束和激励机制。约束和激励机制可以促使档案管理工作者产生紧迫感和危机感,主动地参加定期的继续教育,更新知识,提升业务能力和水平。

  (三)实现企业档案管理现代化

  1.加强管理意识。档案管理是一门专业性很强的工作,要求管理人员既要有高度的工作责任感,良好的职业道德,办事细心的工作态度,乐于奉献的工作精神,又要有扎实的档案管理的理论知识、科技知识,尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能。因此,档案管理工作者只有涉猎广博的专业知识,开拓视野,优化知识结构,提升综合素质,才能适应新时期的企业档案管理工作。

  2.掌握现代化管理技能,提升综合素质。以前,档案材料的形成从文件的起草、修改、删减到定稿打印、传阅、整理、归档都是以手工抄写为主。而电子计算机技术在档案管理中的运用,可以系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、汇集统计等工作,使文件的形成、运行、转换等各个环节与自动化办公衔接起来,这种现代化科技手段和先进操作管理技术,都迫切需要档案管理工作者去掌握和运用。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的要求,也是档案工作者的必然方向。所以,企业档案管理工作者要结合自己的岗位工作,边学习边操作,在提升业务素质的同时,特别要注重计算机知识、信息文化的学习掌握上,努力使自己具备信息知识和网络文化的综合型档案管理人才。

  3.利用现代化技术,整理档案。档案汇集着大量的指示,也记载着丰富的信息,成为一种丰富的信息资源。但档案的整理工作繁琐,重复劳动多,劳动强度大。而利用计算机等现代化手段整理档案,则可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷时,立卷人根据自己的理解对文件进行分类,尽管都仿照统一的标准,但因每个人的理解能力不同,对同一个文件有不同的分类,因此不可避免的产生分类不准的现象,影响案卷的质量,给利用工作带来不便。而利用计算机模拟人工立卷,然后按类别将属于条目的内容打印出来,作为以前的那种以“卷”为单位时案卷目录这一检索工具的替代物,也可按文件形成的先后顺序排列打印,既降低了人为因素在文件归档工作中的影响,又发挥计算机的管理优势,减少了手工操作,提升了工作效率,更好的服务于社会。
  
  三、发挥专职档案人员的创新主体作用
  
  1、专职档案人员应当重视观念更新

  专职档案人员的创新意识、创新精神、创新能力是改变档案工作局面的关键所在。特别是在机构改革、人事制度改革的今天,随着各部门工作人员的减少,工作量的增加,档案工作将面临更大的压力。因此,专职档案人员有必要进行相应的调整和重新定位,要一改守摊看点、仓库保管员的形象,在埋头苦干、默默奉献的同时,不妨多一些敏捷和睿智,多一些胆魄与果断,从根本上转变观念,摒弃“皇帝女儿不愁嫁”、“酒香不怕巷子深”的旧观念,主动找婆家、找市场,让档案创造出更丰厚的社会效益和经济效益。档案工作的清苦是人所皆知的,不怕清苦是档案工作者的优良传统。然而在当今社会,档案工作者一方面要耐得住清苦,继续踏踏实实工作;另一方面也要通过档案工作者的开拓与创新,使档案工作产生一定的经济效益,提升档案工作的自身价值,发展档案事业。

  2、专职档案人员应当练就过硬的业务技能

  档案工作既是一项业务性工作,又是一项管理服务性工作。这就要求从事档案工作的专职档案人员,既要有扎扎实实的业务功底,又要有较强的管理能力和服务意识。知识经济的挑战和网络信息时代的冲击,以及出现的许多新型载体的档案和全新的管理手段方式,给专职档案人员提出了更高的要求。为此,专职档案人员首先要适应新形势,敢于向传统观念挑战,善于提出新办法、新思路,解决新问题,勇于打破传统的条条框框和管理模式,在档案业务上有所创新,有所突破。其次,专职档案人员不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤,而且还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法,在务实基础上促进创新,努力使专职档案人员成为一名掌握科学的、先进的工作方法,一专多能的档案工作人才。

  3、专职档案人员应当拓宽视野、丰富知识

  当今社会和经济生活处于快速发展时期,知识更新呈“爆炸”式发展,新的行业和领域不断形成,这些对档案业务的管理、服务等各项工作提出了新的要求和挑战,作为档案工作主体的专职档案人员,如果知识贫乏、老化、单一,面对新情况、新问题就很难提出解决的办法,工作中更谈不上有所改进和创新。因此,创造积极向上的学习氛围非常重要,专职档案人员要把学习作为生活中的第一需要,把终身教育作为一种必然选择,努力学习,不断“充电”,拓宽视野,了解所涉及工作领域的现状及发展动态,运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作,实现由单一专业型向多样复合型转变。同时可以制订相应的制度,提出具体要求,以促进专职档案人员在其位、谋其事,努力去多思考,多研究,营造一种锐意进取、积极向上的创新氛围。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。