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企业培训师观点:浅谈人事档案管理咨询

企业培训师吉宁 2015年12月11日 企业培训师观点

由于人事档案真实地记载和反映干部个人经历、政治思想,品德作风、业务能力等,是干部个人自身成长历史的真实记载,为学校党的组织工作、人事工作的决策提供了可靠的依据,为学校合理分配使用人力资源提供了可靠的信息参考。随着我国政治、经济体制改革的不断深入,学校人事档案出现了许多新情况,新问题。人事档案工作面临了不少新的挑战,档案工作如何与时俱进,加快发展,更好地为党的组织、人事工作服务,笔者结合几年来档案管理的实践,就学校人事档案的管理工作谈谈几点体会。

  一、人事档案的定义

  人事档案是组织人事部门按照党的干部政策在培养、选拔和任用干部等工作中形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容的文字材料,并按有关规定进行整理后组成的,是考察了解和正确选拔使用干部的重要依据。
  
  二、人事档案管理存在的问题

  人事档案制度自20世纪50年代产生以来,作为一项常规性的公共管理工具对中国的信用建设、干部管理、国家安全、福利分配等方面作出了不可磨灭的制度性贡献。但随着改革开放的进程加快和社会主义市场经济的纵深推进,传统人事档案制度的身份性和体制性弊端也显露无遗。“死档弃档”、“虚假档案”、“人质档案”、“人档脱节”、“档案克隆”等现象也日益增多,其“二元化人事体制结构”所形成的“人才壁垒”、“单位封闭”、“制度交易”、”身份阻隔“等负功能愈加显现,在一些人的心目中人事档案已经沦为“鸡肋”——食之无味却弃之可惜,其制度性生存愈发尴尬。因此,传统人事档案制度必将走向终结,新的、科学的人事档案制度必将走向前台。根据全国人才工作会议精神,要促进人才的合理流动,必须进一步消除人才流动中的城乡、区域、部门、行业、身份、所有制等限制,发展人事代理业务,改革户籍、人事档案管理制度,放宽户籍准入政策,推广以引进人才为主导的工作居住证制度,探索建立社会化的人才档案公共管理咨询服务系统。作者认为,人事档案及其制度的公共政策创新必须沿着契约化、社会化、电子化和法制化的方向发展,也就是说契约化、社会化、电子化、法制化是人事档案制度创新的必然路径。

  内容上,立卷不够规范,案卷质量不高。一是档案材料内容填写前后不一。“三龄一历”(年龄、工龄、党龄、学历)记载多样,个别干部的“年龄越填越小,参加工作时间越填越早,文化程度越填越高”。二是档案用纸规格不一。虽然规定档案材料要统一使用16开办公用纸,但现行的公文材料大部分是A4纸,高等院校印制的学历材料绝大部分也是A4纸,纸张大小不同,致使有的表格印制超过装订线,给立卷归档工作带来了麻烦。三是材料归类不准确。有的不该归档的材料归了档,而该归档的零散材料却没有及时归档。四是档案材料短缺。如表彰和处分材料散失较多,有少量的履历表、自传等未盖人事部门公章。另外,随着时代的发展,干部人事档案中有些陈旧的信息内容已不能满足企业发展的需要。如记载个人履历、社会关系、政治面貌等基本情况的内容多,而反映个人工作能力、技术特长等方面的内容少,这些都会直接影响到案卷质量。

  使用上,技术手段滞后,运行效率较低。在整理档案过程中,有的单位没有启用干部人事档案电子信息化管理系统,大部分是靠手工操作,费时、费力,效率低,与行业整体的现代化、信息化、科学化管理水平不相适应。
  
  三、笔者关于人事档案管理的建议

  保持人事档案工作的高质量,就必须要有科学的管理方法。传统的管理方法在一定时期有它的科学性,但随着形势的发展和干部工作对人事档案管理工作要求的变化,就会显现出它的局限性。因此,目前的人事档案的管理必须紧跟干部工作的需求,实现管理的规范化和信息化:

  1、实现档案材料收集、归档和鉴别的规范化。干部人事档案管理质量的提升,重要一条就是要及时收集和补充档案材料,而材料收集、归档、鉴别是否规范化将直接影响进档材料的质量,对收集到的档案材料,从手续是否完备,表述是否准确、精炼,观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别,对于不符合要求的及时退回,限期纠正再归档,对于不属归档范围的材料,及时退给有关单位,做到不散失、不积压。

  2、改进档案的检索与查阅方法,实行计算机管理,提升档案管理的信息化。对干干部人事档案的检索,无论是采用“四角编码”法还是“笔形编号”法均是利用姓氏检索的方式进行,这两种方法均有一定的科学性,但用记起来费时,用起来繁锁,工作效率低。为提升效率,可考虑采取以英文字母的顺序号进行编排,便于记忆,利于查找,提升速度。同时,为提升档案管理水平,可以采用计算机管理人事档案信息,研究建立两个系统:检索系统和利用系统。同时,运行干部人事档案原件管理系统,使查档人员利用计算机在不接触干部档案的前提下查阅干部档案原件,不仅可以提升查阅档案的速度,同时也有利于干部人事档案的保密和安全。

  3、分类管理。国家公务员的档案由组织人事部门按管理权限建立并管理;其余人员的档案,则打破身份、学历、职称、行业、地域等各种限制,由企业人事部门所属人才交流机构建立并统一管理。

  4、人事档案管理机构实行许可证并年检制度。制定硬件、软件标准,并加强执法检查;同时,档案管理人员也要进行培训并实行资格证制度,并定期考试更新知识。统一服务标准和收费标准。

  5、利用现代化管理手段。人事档案管理也要与时俱进,不断学习掌握现代档案管理理论与新技术的运用,开拓创新,开发新手段,加大投入,对人事档案实行动态化管理和维护,开发研制人事档案管理软件,建立数字档案和多媒体档案,并实行联网,通过现代化手段建立人才信息收集、反馈和跟踪系统。

  只有与时俱进,注重档案的服务性,才能提升档案的利用价值,牵一发而动全身,人事档案管理制度的改革、信用业绩档案的建立必将使人事档案焕发新的生机与活力,必将使社会生活中的诸多问题不攻自破、迎刃而解,必将为社会经济的发展提供强有力的保障。
  

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。