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企业培训师观点:企业行政管理的功能及要求

企业培训师吉宁 2015年12月11日 企业培训师观点

行政管理工作可以说是千头万绪、纷繁复杂。企业行政人员每天都面临着大量的、琐碎的、不起眼的事务。但是,这些事务只不过是行政管理这棵大树上的枝枝叶叶而已。概括起来说,行政管理在企业中主要有管理、协调、服务三大功能;其中管理是主干,协调是核心,服务是根本。究而言之,行政管理的实质就是服务。

  专门的行政管理部门(通常称为办公室、总经理办公室、行政人事部之类)担负着企业行政管理的组织实施、具体操作,是行政管理工作中的一个部分、一个环节,是整个行政管理系统中的一个小系统。

  行政部门应该兢兢业业、认真细致地做好种种行政事务工作,把领导和员工从繁重、琐碎的行政事务和生活琐事中解脱出来,可以集中精力、轻装上阵,研究国内外市场形势,考虑公司的发展战略,探讨公司的组织架构,任用公司的各级干部,实施公司的经营方针,解决公司所面临的重大问题,以及专心做好每一笔重要业务等等。为了做好纷繁复杂的行政工作,行政部门的领导不能东一榔头西一棒子,茫无头绪地整天瞎忙;或是被领导一会儿支到东,一会儿支到西;结果村村起火,处处冒烟,吃力不讨好,不知道自己整天都忙了些什么。行政部门的领导应该有”泰山崩于前而色不变”的定性,不管风吹浪打,胜似闲庭信步,有自己的主见,能够根据事情的轻重缓急,做好安排,指挥若定。为了能达到这种境界,必须建立健全和认真执行行政部门的各项管理制度、岗位责任制度、工作程序以及一系列规范化表格、图表等,从而建立起行政部门的”法治”秩序。更重要的是,要培养出一支高素质、高效率的行政人员队伍;同时要搞好科学分工、管理层次和合理授权。一旦行政系统的一系列硬件(如办公设施、生活设施)、软件(如规章制度、工作程序)、人员队伍、分工协作和管理层次等等建立健全起来,整个行政管理体系在很大程度上就会象一部自动机器一样运转,只在较少的场合才需要部门领导和上级领导辅以”人治”。一个行政部门的的管理能够做到这种程度,可以算是有一定水平了。

  然而,行政部门如果仅仅满足于这样一种管理水平,那还是不够的。行政部门还必须在”管理”、”协调”和”服务”三方面再上一个档次,才算是一个合格的现代企业的行政经理人。

  从”管理”方面来说,行政部门不能满足于在日常事务的层次上做好领导的”参谋和助手”,还必须在公司的经营理念、管理策略、企业精神、企业文化、用人政策等重大问题上有自己的思考,并且高屋建瓴地在实际工作中加以贯彻落实,成为领导不可缺少的”高参和臂膀”。这就要求行政部门的领导者不能满足于做一个事务主义者,而是要做一个有思想、敢创新、有冲力的领导者;换句话说,他不能仅仅满足于做好一个战术家,还要努力做好一个战略家。很显然,也只有一个有思想、懂战略、敢创新、有冲力的人,才能把行政工作做得更好,做得再上一个档次。

  从”协调”方面来说,行政经理人不能简单地以传达领导的命令、完成领导交办的任务为满足;也不能凭借自己在企业的独特地位对各个部门颐指气使,以权压人。行政部门应主动做好上与下、左与右、里与外的沟通,在充分沟通的基础上做好协调。没有充分沟通的协调不成为真正的协调。

  从”服务”上说,行政部门要甘当幕后英雄的角色。因为行政服务干得再出色,毕竟是服务于企业的最终目的的。行政部门的工作,特别是后勤服务工作,永远不要奢望成为企业关注的”中心”。不但不可能,而且不应该。因为如果一个企业的关注点不幸竟在于行政部门,那只能说明一点,即行政工作做得实在太糟糕,影响了企业各方面的工作,影响了企业最终目的的实现,以致于引起大家的关注。行政管理的理想境界应该是”润物细无声”。行政部门最忌讳处处显示自己的存在,与其它部门抢镜头,争荣誉。行政部门应该象一部自动化程度很高的机器,这头原料(任务)进去,那头成品(结果)出来;其中的许许多多曲曲折折,都消化在行政体系之内,切忌为自己评功摆好,四处张扬,浪费别人的时间、精力和感情。要反对利用自己对公司资源的支配权只顾为自己谋取私利或便利的行为,特别要反对把行政部门变成”门难进,脸难看,事难办”的官府衙门。管理是要执行制度的;但执行制度也是一门艺术,并不一定要搞得剑拔弩张,刀光剑影。特别是在高素质人才集中的地方,更要注意对人的尊重。行政工作要做得有人情味。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。