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企业培训师观点:项目合同管理“八步走”

企业培训师吉宁 2015年12月11日 企业培训师观点

来源:《施工企业管理》

  市场经济是契约经济,建筑施工企业的经营管理活动实际上也就是签订合同和履行合同的过程。作为企业与各方发生经济关系、明确经济行为、承担经济责任的法律文书,合同从某种意义上关系到项目成败和企业存亡。因合同不完善而引发经济纠纷,令企业焦头烂额、疲于应付甚至陷入泥潭的教训比比皆是。强化合同管理,防范各类风险,目前已成为施工企业规范经济运行秩序、堵住效益流失漏洞、确保安全稳定发展的重头戏。笔者认为,要做好项目合同管理,应重在以下八个环节上下功夫:

  一是合同准备环节。与谁签合同,签约对方是否具备合法的身份资格、是否具备履行合同的相应能力和条件?这是选择合同对方的基本要求。以分包工程为条件合作投标的,在协商投标合作事宜时,必须首先考察其施工能力及施工队伍的来源问题,必须具备合法分包资格,否则必须改变合作方式或条件。中标后的工程分包必须坚持合格分包商评价制度,未经评审认定合格,不得与其进行实质性谈判。物资设备供应方必须由项目部业务部门对其资信情况和社会背景进行考察,拿出初步考察意见,由项目部集体选定。签约准备环节是合同管理的源头。选择一个怎样的合同对方,对合同的签订到履行终结的作用和影响至关重要,一旦违规降低标准或对细节考虑不周,将会埋下许多隐患,给合同的执行带来一些不必要的麻烦甚至严重的后果。此外,业务主管人员、项目经理还必须要按照企业各级领导人廉洁自律的规定约束自己,不得安排或变相安排自己的亲属,或者有利害关系的人员和队伍与本项目发生合同关系,以避免出现感情合同等问题而造成职工群众不满情绪和经济效益流失弊端。对于这一问题,企业不但要作为开展项目执法效能监察的一项内容予以严格监督执行,企业成本、物资设备、人力资源和法律事务部门也都应做好书面记载,以备做日后可能的诉讼证据。

  二是合同谈判环节。认真严谨的合同谈判是合同管理的关键一环。在这个环节,要着重把握好以下几种情况:一是分包合同谈判,无论标的额多大,都必须报请企业成本管理部门安排人员参与研究合同条款,要结合对方的资信、人员状况、谈判的难易程度等具体情况和工程具体特点,因事、因人、灵活应用恰当的策略措施;二是物资设备采购合同必须按照企业现行的物资设备管理制度,由项目部物资设备管理领导小组成员共同参与,达到规定数额的还必须报请企业物资设备部门派员参与谈判;三是劳务用工合同必须由项目部劳资、财务、计划等人员参与谈判;四是合同谈判地点必须选择在项目部办公地,不得在宾馆酒店等场所进行,以最大程度地减少不透明因素,消除可能出现的猫腻,从源头上防范不必要的合同纠纷。

  三是合同文本起草和审查环节。合同双方经过谈判就各项条款达成基本一致意见之后,就进入了合同文本起草和审查环节。这也是合同签订和实施前的最后一道关口。合同文本应尽可能选用由国家颁发的通用性合同文本,再根据拟建工程的特点和招标文件以及发包人、承包商双方谈判结果来起草。在文本起草工作中,工作人员应就双方商定的全部条款、签订合同的各个环节,包括整个履约过程可能出现的种种情况,都要进行充分的估计,并预先采取对策,确保每一个履约行为都于己有利、占到先机,既要避免因采用一些自制的、笼统的、不规范的文本进行签约,回避义务,避重就轻,向对方转嫁风险,更要防止因为自家考虑不周,使合同文本出现漏洞和随意性,而在履约过程中处处受制于对方的被动不利局面。合同文本初步形成后,应提交项目经理办公会审查,重大合同则必须由项目管理委员会集体审查,有条件的,要尽可能安排学过民商与经济法和劳动法规的专业人员或有法律工作经验的人员参加审查,文本通过审查后,报企业业务主管部门复审或备案。

  四是合同的签署和保管环节。合同文本经企业业务主管部门复审后,方可按企业授权由相关人员签署。签署的合同文本除了及时报企业对口业务部门备案外,均应交由项目部业务对口部门负责人集中保管留存,并向项目部财务部门提交一份原件作为付款依据。其他任何人包括项目经理在内,不得保管任何已经签署生效的合同文本,以避免有关人员违规操作、业务部门情况不明乃至合同丢失、违法违纪等不良现象给项目部和企业带来的被动局面。某项目就曾发生过项目经理与材料供应商签署合同后,将合同文本长期私自存放,一直不与业务部门见面,结果造成了文本丢失。该经理中途调离后,也未对此事进行通报和补救。工程竣工后,项目其他人员在毫不知情的情况下,被合同对方抓住漏洞、告上法庭,项目部最终不仅如数赔付了合同价款,而且还支付了数目庞大的违约金和滞纳金,导致项目严重亏损、企业名誉扫地。因此,项目部领导和其他业务人员如需调阅合同,阅后必须及时交还合同保管人,不得以任何借口留存。

  五是合同的履行环节。这是一个周期较长而且复杂的环节,不可预见的情况多,最容易出现各种各样的问题,乃是合同管理至关重要的控制环节。要做好这一环节的工作,必须要做到:一是教育项目全员明确项目管理的根本任务是全面、严谨、高效地履行该工程项目的所有合同、协议,而不是施工生产。要让大家明白施工生产是基于合同协议、围绕实现合同协议约定、最后又终结于合同协议的一个工作过程,其根本目的是为了通过一系列合同行为,取得经济利益,扭转把项目管理的重点仅放在如何组织好施工生产上的本末倒置思想,以最大程度地减少因履约意识不强而造成的施工生产轰轰烈烈、经济效益却捉襟见肘的偏差。二是项目部要定期组织召开会议,综合评价分析各项合同的履行情况,围绕高效履行合同义务、行使合同权利来组织施工生产,不断改善和提升履约水平。三是项目管理人员必须要牢固树立有利于企业的证据意识,认真清除一怕麻烦、图省事、想轻松,二怕写不好、留隐患、担责任,三怕堵死个人某种特殊操作的后路等不正确、不合适甚至不道德的思想意识;在合同履行中,必须要克服“君子动口不动手”和随意表态的不良习惯,所有的管理措施、行政指令、情况通报、奖罚实施、作业交底、技术控制、经济核算以及各类通知等,都要采用书面形式,遇到特殊情况当时来不及做出书面形式的,一定要及时补上。发给合同对方的书面文件材料,一定要取得对方人员的签认并妥善保存。四是坚持所有履约行为的集体决策、集体监督。个别特殊情况确实必须由某个人当即作出决定的,决定者事后要及时向有关人员和组织报告这一决定及其实施情况,如决定的实施有隐患,应及时采取补救措施予以消除。所有履约行为必须保持恰当的透明度,要围绕确保公正履行合同,坚决实施企务公开,既不能所有的企务向所有人公开,也决不能所有的企务向所有人不公开,要按照职责权限的层级范围实施必要公开。这是防止履约行为中管理黑洞的根本措施和要求。

  六是合同的补充与变更环节。在合同的履行环节,不可避免地会遇到一些新情况、新问题,或者起初被遗漏的事项被发现,或者原来约定的事项发生变化,这些都需要协议双方及时通过协商达成补充协议或者变更协议,必要时也可以会谈纪要的方式经双方共同签认。对于合同工程变更,工程管理部重点从承约方所提出的变更申请的工程现场情况与技术方面,提出会审意见。预算成本管理部对变更金额进行审定,合同管理部从合同条款角度,同时考虑同类合同变更情况的处理,最终提出合同变更处理意见。这些补充协议、会谈纪要及处理意见等,都应被视为合同文本的补充,必须与正式合同文本一样管理、一样履行。

  七是合同的结算与支付环节。项目上的任何合同行为都是企业的经济行为,其履行过程中的核算、阶段性结算和最终决算,是项目经济活动的最后一个关口,直接决定着企业的经济效益。企业一般都对此有具体、明确、严格的规定,项目部财务部门必须按照企业有关规定办理,审核及签批手续不完备者不得付款。项目主管会计必须明确自己对此所负的监督责任,严格把好支付关。如果有人企图强行支付,或者化整为零由出纳变通支付,项目主管会计必须在第一时间向企业总会计师报告,必要时直接向企业行政主管领导报告,努力堵住一切漏洞。对明知手续不完备且面临违规支付而不报告的,企业要视情节对主管会计进行处罚,同时对项目经理予以从重处罚。

  八是合同关系确立环节。合同没有正式签订生效,就意味着双方的权利义务关系尚未确立,不得准许对方在施工现场进行合同范围内的任何工作。但在现实中,一些项目领导和部门负责人为了图省事、讲义气、攀交情、谋私利,还仍然采用口头委托等方式下达任务,待工程完工后再按实际发生费用补签合同,这样的合同不但根本起不到任何约束作用,还给外界留下了项目管理不规范的不良印象,既容易造就腐败的温床,给不法分子造成可乘之机,也会使企业蒙受程度不同的经济损失。更有甚者,有的当事人为了获取不正当利益,在签订合同时,往往就同一项目再签订一份或者多份与合同价款等实质性内容不一致的合同,这就是我们通常所说的“阴阳合同”。待工程实施起来,一旦涉及到经济利益,必然会导致工程纠纷的发生。

  施工企业作为社会经济生产单位,其所有的契约行为都是严肃的法律行为,因这种法律行为产生的所有法律风险最终都会造成经济风险。因此,要做好合同管理,除了要强化制度约束和过程监控,规范做好以上八个环节,保证合同的合法性、严肃性、严谨性和可操作性之外,企业还要大力加强全员的法制宣传教育,培养员工自觉学法、认真守法、合理用法的法律意识,坚决防止因合同问题而引发的经济纠纷和法律风险,实现工程项目增收节支和企业安全稳定发展的目标。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。