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企业培训师观点:项目管理中的沟通很重要

企业培训师吉宁 2015年12月11日 企业培训师观点

来源:项目经理人联盟

  在项目管理中,专门将沟通管理作为一知识领域。PMBOK中也建议项目经理要花75%以上时间在沟通上,可见沟通在项目中的重要性。多数人理解的沟通,就是善于表达,能说、会说,项目管理中的沟通,并不等同于人际交往的沟通技巧,更多是对沟通的管理。一般来说,沟通管理包括以下几方面工作:

  1、确定沟通目标:项目中沟通对象主要为项目干系人,不同干系人需要的信息可能不同,所以在项目启动时,就要识别所有的项目干系人。以及不同人的不同信息需求;

  2、制定沟通计划:沟通对象,需要的信息,信息发布频率等都要确定好;

  3、执行沟通计划。看上去,很简单,每个项目都可以依此模式套用,但实际上很多项目在执行中都会出现沟通问题。

  我认为大部分情况下是项目经理犯有沟通障碍症,主要有以下几类:

  1、“我以为”的错误:以为沟通过,别人就清楚了,以为没有反馈就是没有意见了。特别是跨部门的沟通,无论是口头还是书面,更是要注意双方是否理解一致。

  2、不敢越级沟通,不敢与高层直接沟通:不少公司的项目经理在职能上,一般比部门经理要低,所以经常出现项目经理不敢直接找高层或其它部门总经理沟通,都要上级职能经理的协助,我认为这是需要改进的,当然,这与企业文化也有一定关系,但在一个以目标驱动,强调解决问题的组织,没有人会反对这样做,包括你的上级。特别是对跨部门的较为得杂项目中,项目经理要敢于“管理”公司高层,就项目问题也高层进行直接沟通。

  可能有部分项目经理是担心不知如何与高层沟通,,因为高层的思维是较发散和概要的,如果你下谈解决方案等细节问题,估计很难交流,这里也要求项目经理要对问题有很好的抽象归类能力。

  3、害怕被拒绝:这是人的本性。如果在销售岗位,估计有专门针对的培训。

  在项目推进中,经常出现这样的情况,你可以有一些想法建议,要么思考很久才敢提出来,不要不敢与项目干系人提出,白白延误了好时机,或者需要其它部门协助时,不敢提出来。

  4、没有提前计划沟通活动,造成等人局面:经常出现这样的时候,要确定某个事项,需要个负责人参加,但因为没有提前计划,到时约不到人,结果推迟等待,无谓的增长滞后时间。实际上,对于难度较大问题,至少要提前两周计划好,预约好相关人员。

  5、欠缺适当的沟通技巧:我们不是管理专家,不用在沟通技巧中耗费太多时间,掌握一些适当的沟通技巧,是主要是对人对事的敏感度,能针对具体事情判断是单独沟通、书面沟通、口头沟通更有效,还是需要适当借力。能达到这个层次就可以了。我认为沟通中最重要的不是技巧,而是你的真诚。如果你能与沟通对象建立信任关系,就是沟通的最高境界了。

  沟通对于项目的成功是相当关键的,但同时又是容易被大家不够重视的,作为项目经理,做好沟通管理是基本的要求。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。