吉宁讲师观点 / 企业培训师观点 / 企业培训师观点:关于项目时间管理的六点须知

企业培训师观点:关于项目时间管理的六点须知

企业培训师吉宁 2015年12月11日 企业培训师观点

来源:项目经理人联盟

  要想成为一名成功的项目经理,你必须能够管理好自己的时间。一名优秀的项目经理能够有效地进行时间管理,同时也能够避免时间的浪费。这里列出6点时间管理的技巧,帮你提升自己的时间管理的能力。

  1.制定工作计划

  工作计划与时间管理有什么关系吗?如果每个人都知道了自己在做什么,而且制定了项目工作计划(里程碑计划),并且能够集中精力于此,那么作为项目经理的你,就可以减少花费在理那些缺乏明确性的问题上的时间。

  2.记住80/20原则

  80/20原则的基本理论是:你所做的20%努力会成就80%成果。

  80/20原则可以提醒你将20%的精力放在重要的事务上。在整个项目工作中仅有20%的工作是最重要的,这些工作会成就80%的工作成果,项目经理需要能够识别这些因素并将集中精力在这些工作上。

  3.不要仅仅更新项目状态

  应该避免在项目工作会议上依次询问项目成员工作进展状况,这样的会议不但没有丝毫价值,而且纯粹是在浪费时间。应该将更多的时间放在项目问题、项目风险和项目机遇的讨论上。让项目团队把更多的时间放在对解决方案进行头脑风暴和创新上吧。

  项目会议应该有固定的议程,如果你计划用一个小时的时间来召开会议的话,请确保会议能够在一个小时内完成,且不会有拖延。

  对于一些可能会占用大量时间的严重问题,应该在会后单独讨论。尽量避免让不相干的人员参与到长时间的技术讨论当中。组建一个工作小组来单独处理这些事务,并在稍后的会议上向项目团队汇报。

  4.事无巨细

  一定要避免每天处理一些细节性的事务。尤其是在一些软件开发的项目中,项目经理没有必要处理一些与代码相关的事务,把这些留给开发人员去做吧。你已经为项目选定了正确的人选,那就让他们去做自己最擅长的事情,而你只需要带领团队迈向正确的目标。

  5.避免做这些工作

  许多项目经理常常会陷入到处理日常具体的事务中,一定要避免这种情况。项目管理是一项全日制的工作,一旦不去关注项目整体情况(即便是一小会儿),就会产生问题。当截止日期迫在眉睫的时候,似乎你也应该临时承担一些小的任务,但是我们的建议是,把这些事情留给其他人去处理,你要做的是盯好整个项目的进展。

  6.列出待办事宜

  把大部分时间放在处理电子邮件上的做法会分散你的精力,从而无暇顾及真正的工作任务和计划事宜。你可以列出每天的待办事宜,这样就可以集中精力处理与项目有关的事务。已经完成的事情可以从列表中划去,这种做法可以帮你有效地管理自己的时间。

  总结

  时间管理是项目经理的一项基本技能,如果你连自己的时间都管理不好的话,那如何能管理好整个团队呢?

  项目经理每天都要问自己:怎样才能推动整个项目前进呢?每天要做好第二天的工作计划,思考如何才能确保项目持续地无阻碍的进行。

  项目经理要做好时间计划,并对项目资源进行有效地管理,并这对这些进行有效地沟通。如果你能花费一点时间来进行时间管理,那你已经距离项目成功不远了。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。