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企业培训师观点:信息化促进企业“盈”在终端

企业培训师吉宁 2015年12月11日 企业培训师观点

本文出处:硅谷动力

在管理零售终端的方面,不同厂家有不同的做法:有的企业自己全权管理,有专门的销售队伍和配送体系;有的企业联合经销商/代理商来共同管理;有的企业则把管理权完全交给经销商/代理商。无论谁管理,都面临零售终端庞大的数量和多样性而导致的管理难度,连锁加盟的热潮风起云涌,规模效应带给企业新的利润增长点的同时,对企业的管理提出更高层次的要求,销售经理每天工作都不断受如下问题的困扰:我们到底跟多少零售终端在做生意?哪些零售终端给我们带来销量贡献?在零售终端花了那么多钱,回报怎么样?哪些产品最受目标客户的欢迎?终端店还有多少库存?等等。

解决这些困惑的关键在于信息管理,即如何管理好各种终端信息并加以充分利用,根本的解决方案则在于信息化,即通过快速、准确的信息系统管理有关零售终端的各类信息,信息化程度较高的企业在终端实现电脑联网,企业在速度上以快取胜的同时,也为信息化付出巨额的投资,现市场上可用于信息采集的工具或是软件举不胜举,由广州通一信息技术有限公司推出的“掌上店务通”通过运用手机登陆WAP网站的方式另辟蹊径地帮助企业以最低的投入来实现终端销售数据的采集和统计管理。

让我们先看看传统的信息采集方式:

传统管理方法,零售终端的信息管理基本上是通过企业内部制定的各种手工表格完成的。虽然各企业的销售组织架构不同,但大多数操作方法相同,即各级销售人员填写各类工作表格,通过报告系统层层上交,每一级管理人员对所辖范围做汇总,并最终在公司销售部、市场部做统一汇总分析。这种方式操作容易、灵活性较强,但存在以下显著的弊端:

1.低效的采集

企业采集零售终端的信息通过销售代表、店内促销人员以及负责供应的经销商/代理商来获得,这些人员按照企业的要求每天/每周/每月填写各类表格,然后以某种方式(递交原件/电话/传真/Email等)上交到上级主管。管理人员得到表格后,做统计和汇总后再向上汇报。这种方式下,基层人员往往因为工作压力、自身素质等原因,经常性迟交、不交,信息的连贯和完整得不到保证。另一方面,这些数据正确与否无人仔细核对,日复一日,很多基层人员就会敷衍、应付乃至捏造。各级管理人员同样由于工作压力、重视程度等原因,也会出现拖延现象。另外,出于自身利益的考虑,存在人为更改数据的可能。因此,手工采集方法在信息的时效性、准确性、完整性方面都会有很大的问题,而数据不准确,应用起来就会导致错误的结论。

2.重复的统计劳动

传统的手工方式,每一级管理人员都要做统计工作,很多业务人员抱怨花费时间太多。在统计过程中,难免由于有意无意的原因使统计结果出现偏差。业务人员应该把宝贵的时间花在开拓市场上,行政事务性的工作让职能人员去做。

3.少而又少的分析

传统的手工方式,各级管理人员能够如期将企业要求的报表采集、汇总统计完毕,已经是如释重负了,很少再有精力仔细分析这些数据和信息,比如销量的增长因素是什么?投入的费用产出合理吗?在时间分配上可能是四成的时间做采集,四成的时间做统计,而只有两成的时间做分析。在当今时代,各类信息如果不加以有效利用,企业在竞争中就会处在不利地位。

笔者曾对化妆品、服装服饰、电器、家纺家居等行业采用传统手工方式处理信息的一些企业做过调查,发现零售终端各类信息采集汇总的周期平均为10天,也就是说决策者能看到的信息是10天前的。而宝洁、可口可乐等知名外资企业在信息系统的强大支持下,完成同样工作仅需要1天。这10∶1代表了市场竞争的效率、机敏度的绝对差异。使用电脑的便利性是众所周知的,但是配置电脑所涉及的资金投入,再加上电脑硬件的维护、维修费用、上网费等费用使得企业“望而却步”。高投入的门槛以及周期较长的培训制约了大部分企业信息化的过程,以最低的成本、最快的速度,最容易操作的方式来实现终端的管理成了零售业最为迫切的信息化呼声,而WAP网站的便利性,以及手机的普遍运用为企业的终端信息化提供了可能性,建立在通过手机上企业WAP网站的方式怎样使得企业既能摒弃低效的手工操作,又能做到采集、管理、统计、分析为一体。

一、建立共享的零售终端信息平台

终端店铺数量的剧增为企业的管理增加了前所未有的难度,各终端的区域跨度大,传统的信息采集方式已经不能适应企业发展的需求了,信息化的第一步就是要搭建一个全员共享的信息平台,在这个平台上实现跨地域、跨时间、跨组织的协同工作,保证零售终端管理信息流、工作流的畅通。通过各终端的营业人员登陆企业WAP网站填写相关的产品销售数据发送到公司后台,后台的销售数据随时更新变化,掌上店务通系统的信息筛选功能可对不同级别的人员设置不同的查看权限,同一个平台,总公司可查看所有的销售数据,分公司或是分支机构只可查询管辖范围内的相关数据。

使用“掌上店务通”,各终端可实现:

1、随时、随地、随身让营业员使用,使用起来简单、方便。

2、终端无需配置电脑,省却巨额投资以及所衍生所产生的硬件维护费用、人员培训费用。

3、强大的系统后台可不受终端店铺数量的限制。

4、无线POS机的盘点功能,盘亏盘盈一目了然。

使用“掌上店务通”,总公司或是各分支机构可实现:

1、能够完整地记录零售终端的实时的销售情况;

2、能够在企业内部甚至经销商/代理商处充分共享信息;

3、能够在各管理层级上做销量、库存等自动统计,并可以做横向和纵向的对比分析;

4、能够规范各级人员的工作标准,支持企业内各种指令上传下达;

5、强大的后台分析统计报表能够辅助决策者进行决策。

二、信息的综合分析和应用

最原始的数据仍来源于最基层店内营业员通过手机WAP网站填写相关的销售、进货、调货、退货数据。数据一旦发送到系统后台后,手工的操作即告结束。信息系统可以发挥强大的存储、统计和分析功能,并为各级人员提供各种预设的报表。因一次录入的关系,数据和信息的时效性、准确性、人为误差均明显得到改善,人为造假数据的可能性会大大降低。

另外,各级管理人员均从汇总统计的繁杂负荷中解放出来,可以专注于信息的分析和利用。
1、通过查询零售终端的档案信息,可以很清楚地了解到所零售终端的销售情况,库存情况;

2、通过查询零售终端的促销信息和销量信息,可以比较完整地评估促销活动的效果;

3、通过信息系统的自动汇总报表,可以方便、快速地得出所有零售终端按品牌/单品的销量情况,并且得出哪些20%的零售终端贡献了80%的销量。

除此之外,掌上店务通信息系统还可以帮助企业做好以下工作:

1、每年做销售预测时,可根据零售终端的过往销售数据和走势情况,更合理地制订销量目标。同时,基于每个门店的预测,对销售人员将有更明确的目标管理指导意义;

2、推广新产品时,可以通过查询零售终端的店内信息,方便地获知新产品投入市场的销售动向和进展情况,以指导销售人员的工作和及早发现问题;

3、通过分析不同区域、不同规模的零售终端的各单品销售数据,可以在设计促销活动时更有针对性地选择促销产品和促销门店;

4、通过对零售终端门店的投入产出做持续性分析,可以帮助企业以20/80原则制订零售终端开发与管理策略。

终端成就了企业良性运转的血脉,得终端者得天下,工欲行其事,必先利其器,信息化成为企业“利”其器,“得”天下的途径。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。