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企业培训师观点:如何安排员工的项目“空窗期”

企业培训师吉宁 2015年12月11日 企业培训师观点

本文出处:牛津管理评论

老板们大抵是喜欢看到自己的员工埋头苦干的,越是加班加点越表明公司的欣欣向荣和蓬勃发展,若是哪天突然发现员工们无事可做了,老板大概就要抓狂啦。

可是,真的是员工越忙企业绩效越好吗?员工就一刻也不能得闲吗?笔者颇不以为然。

公司的业绩如何并不是与员工的忙碌程度成正比的,关键还要看忙的人在忙什么,为什么忙,还要看闲的人在什么情况下闲,为什么闲。

如果员工们整天忙忙碌碌,不停的穿梭于多个任务,不停的到处去“救火”,那么只能说是公司的流程没有理清楚,或者是这个员工的定位不清楚,成了“创可贴”式的员工;如果有的人忙有的人闲,那么只能说是任务分配不均,导致忙的人忙死,闲的人闲死;如果所有员工都很清闲,而且是一直都很闲,那么只能说这家公司离关门不远了…..

当然,公司雇员工就是来工作的,可不是来喝茶闲聊的,给员工安排适当的工作是理所应当的,没人会有异议。不过,事物的发展总是阶段性和波浪式的——例如股市,震荡和调整是正常的,有涨有跌才是健康的,好像有点扯远了,我们再扯回来——企业整体的业务量时有高低,员工的工作量也不可能总是一样的,必定是时忙时闲,如果持续偏高或者偏低,就该考虑增加或者裁撤岗位了。

工作量的波动在软件行业,尤其是那些以承接项目为主的软件公司体现得更加明显。项目多的时候人手根本不够用,项目少的时候又会有一部分人没有项目可做,就是所谓的项目“空窗期”。

那么,作为公司的老板或者部门经理,我们该如何看待“空窗期”这一现象,又该如何安排处于“空窗期”的员工呢?

首先,要耐得住寂寞。

在项目的低潮期,没有足够的项目展开,就会有较多的员工无事可做,有些老板看到每月的薪水册和场地租金账单可能会承受不了,认为那么多领了薪水却无所事事的员工简直是在抢劫,于是开始大量裁员。殊不知,这样的裁员绝对是得不偿失,仅仅为了节省几个月的薪水,任凭人才大量流失,那些留下的员工也会失去对企业的信心,等到企业终于熬到了项目高潮期,却不得不面对没人可用的尴尬。

以项目为主的软件公司由于项目自身的特点,必然会有项目“空窗期”的存在,我们必须认识到,处在“空窗期”的员工虽然眼下没有创造价值,但他们在之前的项目中是创造了价值的,而且“空窗期”的薪水、办公场地等费用应当看作是日常的运营成本,这些是企业正常运转所必需负担的,是不能单纯靠裁员来规避的。

其次,让“空窗期”不空。

无论如何,“空窗期”的存在终归是拉高了企业的运营成本,摊低了企业绩效。面对日益激烈的市场竞争,企业必须想尽一切办法来尽量降低运营成本,以求在市场上站稳脚跟。

既然“空窗期”的员工当下不能创造价值,我们起码可以做些事情,让他们在结束空窗期之后有能力创造更高的价值。因此,在“空窗期”安排一些培训来提升员工的技术水平,安排一些活动来增强团队的合作意识,让员工在“空窗期”不空,在下一个项目中提升工作效率,降低项目成本,提升客户满意度,是提升绩效和降低空窗期损失的有效途径。

最后,尽量减少“空窗期”。

“空窗期”的存在必定会使运营成本上升,带来效益损失。最根本的解决办法是消灭或是减少项目“空窗期”,让公司时时都有项目进行,并且通过合理的安排人员和资源,利用有限的资源创造最大的价值,达到企业创造最大价值的目标。

怎样减少“空窗期”带来的效益损失呢?企业需要增强投标能力,保证承接到足够数量的项目任务;还要提升内部的项目管理水平,保证项目能够按计划展开和结项;还要提升员工的技术水平,保证及时交付合格的产品,提升客户的满意度,确保项目及时回款。牛津管理评论[oxford.icxo.com]

不过,想要完全消灭“空窗期”是十分困难的,要求企业必须具备非常高的项目控制能力和人员调度能力,在减少“空窗期”的同时会大大增加企业的管理成本,因此我们只能在管理成本与“空窗期”之间选择一个适当的平衡点,以期达到效益最大化。

作为企业的领导,必须认识到“空窗期”的存在是正常现象,不要草木皆兵,一见到员工清闲就如临大敌。当然,为了达到企业效益最大化的目标,必须合理安排员工在“空窗期”的工作和培训计划,真正做到“空窗期”不空,为下一阶段的工作做好准备,厚积薄发,再创新高。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。