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企业培训师观点:从“晚餐”谈项目管理

企业培训师吉宁 2015年12月11日 企业培训师观点

本文出处:牛津管理评论

如今的项目管理体系层出不穷,真正的百花齐放,百家争鸣。各种名目繁多的培训课程和认证证书也如雨后春笋,大有欣欣向荣之势。

笔者作为IT行业的普通一员,从入行到现在也经有6个年头,各种项目管理的培训也参加过几轮,项目管理的书籍也看过几本,大大小小的项目也管理了几个,甚至有幸亲身参与了CMMILevel2的评估全过程。项目管理之于我,已经不再是高深莫测的理论和闪闪发光的证书,已然成为了工作中不可缺少的基本元素,并且渗透到了每天的生活当中,成为了再平凡不过的生活元素。甚至,连做饭、逛街这样的日常行为当中也会时时闪现项目管理的影子。

不相信么?没关系,请大家仔细回想一下我们每天做饭的流程,活脱脱一个项目管理的标准流程嘛。首先,按照项目的定义:“项目是为完成某一独特的产品、服务或任务所做的一次性努力”,我们通常做一顿晚饭的过程具有独特性、一次性和不可重复性的特点,是一个典型的项目。其次,做饭过程中的每个步骤,都在不知不觉的体现着项目管理的思想和精髓。下面我们就以“晚餐项目”为例,看看貌似深奥的PM理论是如何在日常生活中最普通的一件事情中大显身手的。

因为项目管理的理论分成许多体系,我们就分别以主流的三种理论来进行分析。首先,我们来看看这个“晚餐项目”放到不同的PM理论模型中是怎样的。

按照软件生命周期理论,“晚餐项目”可以将其分为这样几个项目阶段:

1.立项:决定今晚在家吃饭,做出大致的时间安排
2.需求调研:问问家人都想吃什么菜
3.需求分析:综合考虑一下季节、天气、控制体重等因素,确定菜式
4.系统设计:设计出每道菜的主料、配料
5.开发:外出采购,然后开始做菜
6.系统测试:尝一下菜的味道
7.部署:摆桌吃饭
8.项目收尾:收拾碗碟

按照CMMI(Level2)的理论体系,“晚餐项目”可以分为这样几个过程域:

1.PP(项目计划):计划晚餐的菜谱,需要采购哪些原料,做出大致的时间安排
2.PMC(项目跟踪及监控):每完成一项工作,检查一下是否超出原定的时间计划,如果超出了则做出必要的调整
3.RM(需求管理):对家人对菜式的要求进行管理,确保每个要求都被管理,或者被满足、或者被取消、或者被变更
4.CM(配置管理):对晚餐准备过程中的每件制成品、半成品和其它副产品进行管理;
5.MA(度量及分析):对原材料、工作时间、工作产品等指标进行预算、跟踪、度量和分析;
6.PPQA(过程和产品质量保证)——定期对晚餐的准备过程进行评审,保证按照原有的计划进度进行,并保证每个步骤产生的结果符合质量要求;
7.SAM(供应商管理)——如果准备过程中将部分工作外包,比如网上订购部分原材料等,我们就需要对服务提供商提供的服务和最后提交的产品进行监督和管理。

按照PMP的项目管理体系,“晚餐项目”将被划分为以下9个知识领域:

1.范围管理:确定菜谱
2.质量管理:保证原料新鲜,菜的味道符合家人要求
3.采购管理:如果从网上订购了红酒或其它原料,我们就需要对送货的时间和交付的货品进行管理
4.时间管理:在整个晚餐项目过程中,确保按照计划的进度完成
5.人力资源管理:如果准备晚餐的不只你一个人,要对每个人的任务和分工进行管理
6.风险管理:注意识别和监控晚餐准备过程中可能出现的各种意外情况,并拟定应对预案

7.成本管理:保证这顿晚餐不要超支
8.沟通管理:在晚餐准备的过程中,要向各位干系人(比如家人)及时通报进展情况,如果干系人的需求发生变化,也要及时沟通
9.整体管理:作为晚餐准备的负责人,要对以上各个方面的工作进行监督和控制

如此看来,我们的“晚餐项目”是完全可以当作一个项目来进行管理的,接下来就是选择一个适合的项目管理方法,对项目进行计划、控制和度量了。

虽然我们平时的晚饭没有必要搞得那么复杂,但是,如果你要举办一次稍大的聚餐,或者你是一名饭店的总厨,那么,你完全可以根据具体情况,选择一种适当的项目管理方法来准备一次聚餐或者宴会,相信一定可以事半功倍很多——比方说,如果准备一次高规格的晚宴,对各方面要求都很高,那么我们可以采用“瀑布模型法”,按部就班的进行,同时加强质量保证方面的力度,以确保达到预期的质量标准,避免因质量问题影响进度和饭店的声誉。但是,如果是准备一次小型的聚餐会,准备的时间又很紧,那么我们就可以选择“快速开发法”,把那些可以并行的环节同时展开,在保证大多数人满意的前提下可以放松一些质量标准,这样可以最大程度的节约时间,保证聚餐开始的时候来宾不必饿肚子。

可见,项目管理思想完全可以褪去其浮华的外衣,在更多领域发挥它的作用,甚至应用到日常生活中最普通的生活场景中去。作为项目管理人员,在正确使用项目管理方法进行软件开发之外,我们当然也可以利用项目管理的理论和方法,来小小的提升一下日常生活的“项目”管理水平啦。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。