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企业培训师观点:给项目管理一双慧眼(一)

企业培训师吉宁 2015年12月11日 企业培训师观点

文章来源:登龙门人力资源网  作者:张扬

虽然国内众多IT企业都开始重视项目管理,但在实际的项目执行中,许多项目的执行效率并没有得到实质性的提升。或许,我们需要一双慧眼来仔细看看项目管理领域里存在的诸多关键点。

  在诸多招聘广告中,经常可以看见一些IT软件企业或集成商对他们的技术部门经理或者项目经理是这样要求的:
  有XX行业X年软件开发经验
  精通XXX编程语言
  掌握XXX数据库
  ……

  这里面隐含着什么意义?那就是对于大多数IT企业,他们眼中的技术部门经理或项目经理都是技术高手,部门员工碰到什么搞不定的技术难题,这些经理一出手,一切搞定,赢来阵阵喝彩。这应该是这些经理们的第一职责吗?显然,有不少人都会说“No”。他们明白,对于这些经理们来说,管理好项目是更重要的职责。

  正因为这样,项目管理资质认证成为继工商管理之后的一大热点,许多媒体纷纷刊登有关项目管理资质认证的各种利好信息,大有项目管理资质认证是解决一切项目问题之灵丹妙药。其实,专业的项目管理是保障项目成功实施的关键因素之一,但并不是唯一因素,就象股份制只是使企业的所有制趋于合理化,但股份制并不能保证企业的经营一定能获得良好的经济效益。

  虽然国内众多IT企业都开始重视项目管理,也积极的让员工们参加各种项目管理的培训,但是在实际的项目执行中,往往还是会出现许多不尽如人意的情况,或者可以说,在注意项目管理后,许多项目的执行效率并没有得到实质性的提升。或许,我们需要一双慧眼来仔细看看项目管理领域里存在的诸多关键点。

  一、项目管理的理论、方法和工具

  首先需要认清的是项目管理的理论、方法和工具的区别以及相互关系。

  有不少人接受了一些关于项目管理培训,或者阅读了一些关于项目管理的书籍,他们基本上就知道项目管理需要制定计划,需要进行跟踪和监控,也了解项目管理包含哪些内容,比如说质量管理、变化管理、风险管理、合同管理等等。但是,当他们真正在一个项目中去进行项目管理,却仍然会感到无从下手,无法通过执行项目管理的活动让项目沿着正确的方向前进。

  之所以出现这样的情况,是因为他们所掌握的往往还只是项目管理的理论,但却还没有掌握项目管理的方法。而理论的可操作性往往很弱,因此出现这样的情况也是非常正常的。用一句话说,掌握理论只是知道了“What”,但还不知道“How”。

  而方法会告诉你应该如何去做,它解决了“How”的问题,比如说,项目管理分成几个阶段?每个阶段又包含哪些活动?这些活动的执行顺序是什么?这些活动之间的关系是什么?这些活动产生哪些计划?诸如此类等等。这样就具有很强的可操作性。但遗憾的是许多培训或者书本,都还是保持在理论的层次。

  在日常工作中,经常会听到这样一句话“计划不如变化快”。甚至有人会拿这句话做为挡箭牌,拒绝进行积极的项目管理。实际上,没有一个项目可以在执行中完全遵守一开始制定的计划,尤其是在计划制定得非常详细的情况下。项目的执行过程中肯定会随时发生各种变化的,因此在进行项目管理时,是一定要对项目进行监督和控制的,并设定一些节点根据项目的进展对项目计划进行必要的调整;另外,在制定项目计划时,还应该注意根据项目的规模和时间,从粗到细制定详细程度不同的计划,以保证计划的指导作用和有效性。象这样的情况,都是要有方法才可以解决的。出现问题,并不是“进行项目管理”的理念不对,而是没有找到合适的方法。

  在日常工作中,还常听到有人说:“以后我们要加强项目管理,使用××软件进行项目管理。”他们不但用软件做出了计划,也产生了甘特图和关键路径图等等,但是实际的工作往往和他们所做出的计划有很大差异,项目管理成效依然甚微。在这种情况下,他们所犯的错误通常是以为有了工具,就可以解决一切问题,而其实他们并没有项目管理方法。实际上,工具是基于方法的,需要和方法相结合。使用工具是为了更好的贯彻方法,如果没有相适应的方法,使用工具甚至会产生负面的效果。
 
  因此,在具体项目实施中,一定要有清楚的项目管理方法,才可能用好工具;同时也必须注意到所选择的工具和采用的项目管理方法是相匹配的,因为并不是所有的项目管理软件都会适用于所有的项目,应该基于项目管理的特定需要选择某个项目管理软件,就象ERP系统实际上体现着某种企业管理的理念,每个企业在选择ERP时都需要密切关注隐藏在它背后的企业管理方法,而不只是它需要的技术支撑平台是什么?它的实施需要几个人月?

  二、项目管理方法和项目实施方法

  其次,也必须看到,在一个项目的执行过程中还同时需要两种方法:项目管理方法和项目实施方法。

  项目管理方法是关于如何进行项目管理的方法,是可在大部分项目中应用的方法。而项目实施方法指的是在项目实施中为完成确定的目标如某个应用软件的开发而采用的技术方法。项目实施方法所能适用的项目范围会更窄些,通常只能适用于某一类具有共同属性的项目。而在有的企业里,常常把项目管理方法和项目实施方法结合在一起,因为他们做的项目基本是属于同一种类型的。

  实际上,只要愿意,做任何一件事情,我们都可以找到相应的方法,项目实施也是一样。以IT行业的各种项目为例,常见的IT项目按照其属性可以分成系统集成、应用软件开发和应用软件客户化等,当然,也可以把系统集成和应用软件开发再分解成一些具备不同特性的项目。系统集成和应用软件开发的方法很显然是不一样的,比如说:系统集成的生命周期可能会分解为了解需求、确定系统组成、签订合同、购买设备、准备环境、安装设备、调试设备、验收等阶段;而应用软件的开发可能会因为采用的方法不同而分解成不同的阶段,比如说采用传统开发方法、原型法和增量法就有所区别,传统的应用软件开发的生命周期可能分解成:了解需求、分析需求、设计、编码、测试、发布等阶段。

  至于项目管理,可以分成三个阶段:起始阶段,执行阶段和结束阶段。其中,起始阶段是为整个项目准备资源和制定各种计划,执行阶段是监督和指导项目的实施、完善各种计划并最终完成项目的目标,而结束阶段是对项目进行总结及各种善后工作。

  那么,项目管理方法和项目实施方法的关系是什么呢?简单的说,项目管理方法是为项目实施方法得到有效执行提供保障的。如果站在生命周期的角度看,项目实施的生命周期则是在项目管理的起始阶段和执行阶段,至于项目实施生命周期中的阶段分布是如何对应项目管理的这两个阶段,则视不同项目实施方法而不同。下图是一个简单说明。

  项目管理方法和项目实施方法对项目的成功都是有重要意义的,两者是相辅相成的,就如管理人员和业务技术人员对于企业经营的意义一样。

从IT企业的角度看,任何一个IT企业如果要生产高质量的软件产品或者提供高质量的服务,都应该对自身的项目业务流程进行必要的分析和总结,并逐步归纳出自己的项目管理方法及项目实施方法,其中项目实施方法尤其重要,因为大部分企业都有自己的核心业务范围,其项目实施方法会比较单一,在这种情况下,项目管理方法可能会弱化,而项目实施方法会得到强化,两者会较紧密的结合在一起。只有总结出并贯彻实施符合企业自身业务的方法,项目的成功才不会严重依赖于某个人。在某种程度上,项目管理方法和项目实施方法也是企业文化的一部分。

  从客户的角度看,如果希望得到有保障的产品或服务,那就既需要关注提供产品或服务的企业是否有恰当的项目管理方法和项目实施方法,也必须尊重该企业的方法。

  三、项目管理和项目的目标

  有了合适的方法,还要清楚项目的目标,才能有针对性的进行项目管理。项目的目标是指项目做完后能够支持客户如何运作业务,或者客户可以获得具备哪些功能的产品等。

  在项目的实际执行过程中,客户方和项目执行方往往很容易产生争执,出现“先君子,后小人”的情况:开始时大家都是一团和气,或项目执行方为了获得项目合同,先是猛拍胸脯保证没问题,只要是客户方的要求就承诺一定实现。但随着项目的进展,才发现双方的期望有着不小的难以弥补的差距。

 这种现象的原因就是项目双方并没有定义清晰的、可实现的项目目标,换句话说,双方并没有真正在项目目标上达成彼此认可的一致。这样就很可能出现不了双赢的局面,要么是最后产生的结果不是客户需要的,要么是客户不断的修改需求,导致项目的进度和质量受影响。项目目标既是客户期望的体现,也是项目执行方期望的体现,因此它们应该是清晰的和可实现的。
  

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。