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企业培训师观点:企业需要自己的“捕鼠器”

企业培训师吉宁 2015年12月11日 企业培训师观点

本文出处:《新智囊》作者:李政权

企业效益不佳,一个可能的重大原因就是内部的耗子太多,而且过于猖獗

  在中国,法规滞后是大家普遍的共识。

  在中国企业,出了问题才想着去解决问题,同样具有相当大的普遍性。

  艾思琳专卖店:并非不可避免的问题

  艾思琳公司是家专门做休闲服装品牌的代理商。

  上个月,它在中山路的专卖店出了大问题:有店员匿名反映,店长王云存在着在进销存数字上弄虚作假和私吞营业款的问题。

  确有其事?这还了得!更可恨的是,公司总部就在这家店的二楼,这个店长在自己的眼皮底下犯事,胆子也太大了!为什么出了这么大的问题现在才有员工上来反映呢?

  主管店面事务的总经理助理李可不禁心生疑窦。但这些事情不查又怎么知道?

  为了查出真相,李可双管齐下:一是盘点,查看进销存的账面是否相符;二是对该店的员工开展私下谈话,以便多方查证和希望匿名举报者能够站出来,拿出真凭实据。

  但是,没有一位店员站出来说明自己就是那位传说中的匿名举报者。人证缺乏,那物证呢?

  当月,中山店确实出现了艾思琳公司自成立三年以来少有的单店、单月衣裤丢失数——有18件(条)衣裤不见了踪影。可这就能说明是王云在使坏吗?

  显然不能,顶多定他个管理不善、防盗不力和在下级关系上处理不善的“罪名”。

  不过,李可也在这次调查中,了解到了自己以前未曾知道过的信息:王云在前一个单位是因为经济上的问题而被开除的。

  这又能怎么样?给王云带上一顶“做过一回贼就永远是贼”的帽子?当然不能!不过,无风不起浪,李可心想还是应该针对专卖店目前存在的一些管理问题作些调整:撤换掉王云中山店店长的职务,并把他调往另外一个专卖店去;补充专门的收银员,将店长们长期以来所一直肩负的扫条形码、输单、收(找补)钱和做账的职责剥离出来;明确一项制度:下班员工必须主动出示包裹给轮换班的人和守夜的人查看。

  可是这样就解决问题了吗?没有!

  因为,现在的艾思琳公司至少还有以下两个环节容易引发问题。

  一是,有了收银员,却未能从岗位手册中将店长此方面的职责删除,也没有明确的规定,今后店长就不能直接插手此方面工作了,致使已经形成惯性的力量仍然刹不住车:后来的店长在一段不短的时期内,仍然管不住自己去动那台电脑的手,越俎代庖地行使着那些本属于收银员的职责。

  而我们的收银员,在面对店长大人的“多事”的时候,自然也不好多说。

  二是,促销活动留下了太多给员工尤其是给店长钻空子的漏洞。

  艾思琳公司代理的服装品牌是处于市场二线的白领品牌,品牌影响力有限、色彩及款式也不够丰富,销售一直不温不火,可以说是仅仅处在尚能收支平衡的状态,所以,为了刺激销售,新品到货一个月后,艾思琳公司往往就会开始买一赠一或直接打折的促销活动。慢慢的就形成了不促不销的局面,所以从年尾到年头,促销活动不断。

  这对那些善于钻空子尤其是对那些手能“遮天”的店长来说,其间的猫腻可不少。

  举个例子,假如艾思琳公司正在开展一个“买足三百元送一百元(或等值衣裤)”的促销活动,能够将收银员撇到一边的店长,就可能将各消费了150元的两个结伴购物的顾客的单子并成一张单子(还有:自己用20元买一双袜子,然后将这20元和一个顾客的280元合在一起凑成300元……),这样,店长就成为了一位消费了300元的顾客,他就可以从抽屉里抽出一张百元大钞装进自己的腰包,或者是不用自掏一份钱,就能给自己出张单子,从衣架上取下一件已经属于自己的价值100元的衣服。

  只要不被领导逮个正着,只要下级稍不留神,只要收银员暂时离开几分钟,只要知情人睁一只眼闭一只眼或者同流合污,账面是合的,你想查王云们及王云的追随者们也无从查起。

不要等到出了问题才去解决

  显然,艾思琳公司有许多东西值得我们商鉴:在店员反映王云的问题之前,店长在其经理人的职责之外,还将有些类似于会计和出纳的权责集为一身。

  就这样的岗位设计而言,由于权力过于集中、牵制力量薄弱,显而易见是比较容易出问题的。

  可是,艾思琳公司之前为什么就不在自己的专卖店中,设置收银员这一职位呢?

  在这里,相对“没有意识到这个问题”的浅显观点来讲,我们宁愿相信,这是艾思琳公司出于自己目前的经营效益不够理想,寄希望于通过一专多能、少设岗位少开支的想法,而造成的结果。

  应该说,有许多的企业,尤其是中小企业都存在这样的问题。

  也就是讲,当你的企业中出现了因为要减省成本、增加效益,而不得不压制健全岗位的设置及其影响管理机制的运做的时候,你还需要找到其它的办法来尽量弥补有可能出现的黑洞。

  比如我们可以动用员工间互相监督、制肘的力量,我们所采取的方式可能就是有意识的将某些员工拉得很近,让他们成为自己的心腹、眼线;可能就是将一部分员工树立成另外一部分员工的敌人;我们甚至会有意的安排一些在性格、价值观等等方面存在交锋和战斗的员工在一个小团体里共事……

  这些管理行为中的用在员工身上的权谋术,不一定值得提倡,但其积极意义却是可以得到一定的肯定。

  但是,在现实中,不仅某几个人可能因为共同的利益,而将一些原本相互抵触的棱角磨平形成新的利益圈子,而且每一个人都可以说是一个利益圈。

  从这一点来说,员工间的相互监督是不能太依赖的东西。

  就像艾思琳公司的匿名举报中山店店长的问题一样,一旦某个员工不能确定举报目的能否达成,而自己的风险却已经增大甚至是正趋不可自控,他就可能将刚刚伸出来的头缩回去,以求自我保护。

  我们再回到收银员的话题上。事实上,在许多类似于艾思琳公司这样的企业中,有许多的收银员都是从店面导购中提上来的,都还肩负着一个店面导购一半左右的销售任务的担子。

  可是,艾思琳公司为什么就没有发生类似的改变呢?因为,一旦某件不合理的现象在某个企业中长期沉淀了下去,我们就可能抛弃原本尚存的警惕、忽略其破坏性,甚至还可能在不自觉中认为它是合理的。

  这可能让经理人及其员工们变得麻木起来,而不会在“破坏性习惯”上有所想法,更难以在采取措施谋求改变上有所作为。

  结合前述内容,接下来我要给大家几点忠告:

  ——任何的管理问题都是出在人身上的,而能否用好人的一个重要考量因素(请注意:不是“前提”)就是能否选对人。

  ——不要在影响重大的关键岗位上吝啬投资,多出的薪水可能让你免遭危难。

  ——要为关键岗位及其已经发生改变的管理流程的运做提供良好保障。

  ——在你利用员工间的相互监督和制肘的力量的时候,要有意识的将它引导到有利提升公司管理绩效的正道上来。

  ——要想管理出效益,就必须有人去切实扛起过程管理与细节管理的担子。

  ——你的企业效益不佳,一个可能存在的重大原因就是内部的耗子太多、太猖獗了,而你又没有强力的捕鼠器。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。