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企业培训师观点:如何开好项目启动会议

企业培训师吉宁 2015年12月11日 企业培训师观点

本文出处:中国项目管理资源网作者:王树文

摘要:良好的开端是成功的一半,项目启动会议是一个项目的开始,因此其对于项目的顺利开展非常重要。然而,有不少项目经理对项目内部启动会议不重视、走过场,或虽然知道其重要但不知道如何才能将其开好。本文结合笔者的工作经验,分别总结归纳出项目内部和外部启动会议的目的(作用)、需要参会的人员和会上需要介绍的主要内容,为项目经理更好地组织和召开项目内、外部启动会议提供参考。

  良好的开端是成功的一半,项目启动会议是一个项目的开始,因此其对于项目的顺利开展非常重要。我们知道,项目启动会议一般由项目经理负责组织和召开。然而,有不少项目经理对项目启动会议不重视、走过场,或虽然知道其重要但不知道如何才能将其开好。本文结合笔者的工作经验,分别总结归纳出项目内部和外部启动会议的目的(作用)、需要参会的人员和会上需要介绍的主要内容,为项目经理更好地组织和召开项目内、外部启动会议提供参考。

  (一)项目内部启动会议

  项目内部启动会议指在项目承建方内部召开的会议。

  1、目的转贴于:中国项目管理资源网

  会议的目的是让项目团队成员对该项目的整体情况(包括项目的建设背景、项目总体规划及项目团队成员等信息)和各自的工作职责有一个清晰的认识和了解,为日后协同开展工作作准备;同时获得领导对项目资源的承诺和保障。

  2、需要参加会议的人员

  根据会议的性质和会议的目的,我们可以知道,需要参加项目内部启动会议的人员包括项目团队全体成员、项目承建方相关领导等。

  3、会上需要介绍的主要内容

  项目内部启动会议所需要介绍的主要内容包括:项目的建设背景、项目主要干系人信息、项目的基本需求、项目的总体规划(包括项目建设思路、项目总体计划等)、项目团队成员及其分工、项目存在的风险及应对策略和项目资源需求等。

  其中“项目总体规划”、“项目团队成员及其分工”、“项目存在的风险及其应对策略”和“项目资源需求”是会上需要重点介绍的内容。

  (二)项目外部启动会议

  项目外部启动会议指有项目主要干系人参加的项目启动会议,该会议一般选择在建设方或用户方现场召开。

  1、目的

  会议的目的是让项目建设方、用户方、监理方(如有)等项目主要干系方对该项目的整体情况(包括项目的建设背景、项目总体规划及项目团队成员等信息)有一个清晰的认识和了解,让项目各主要干系方清楚各自的职责和义务,让项目建设方、用户方在项目建设的过程中所需要给予的支持和配合给予承诺,从而让各方就项目建设的相关事宜达成共识。

2、需要参加会议的人员

  根据会议的性质和会议的目的,我们可以知道,需要参加项目外部启动会议的人员包括项目建设方、用户方、项目监理方相关领导和项目负责人,项目承建方领导,项目团队核心成员等。

  3、会上需要介绍的主要内容

  项目外部启动会议所需要介绍的主要内容包括:项目的建设背景、项目主要干系方领导和项目负责人、项目的基本需求、项目的总体规划(包括项目建设思路、项目总体计划等)、项目各主要干系方的责任和义务项目存在的风险及其应对策略和在项目的建设过程中项目建设方、用户方所需要给予的支持和配合等。

其中,“项目总体规划”、“项目各主要干系方的责任和义务”和“项目建设过程中项目建设方、用户方所需要给予的支持和配合”是会上需要重点介绍的内容。

  结束语转贴于:中国项目管理资源网

  需要注意的是,由于项目启动会议主要是信息展示而不是讨论,一般时间都比较短,因此一些需要与会各方认可或承诺的事宜,需要在启动会议前沟通清楚,否则会严重影响启动会议的效果。

  另外,根据项目的实际情况,项目的内、外部启动会议也可以合二为一,但项目经理一定需要兼顾各与会者所关心的内容。

  能否开好项目启动会议,关键取决于前期准备工作是否做得充分和到位,当然启动会议文稿的组织、会议的形式、项目经理的临场表达也非常重要。

  “片言以居要,一目能传神”,愿我们的项目经理,能充分利用项目启动会议上有限的时间,达到非常的效果;同时借用项目启动会议这一契机,用团队的智慧点亮项目前进道路上的明灯。

  

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。