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企业培训师观点:项目管理的七大原则(二)

企业培训师吉宁 2015年12月11日 企业培训师观点

本文出处:牛津管理评论

2.信息化项目建设营地原则

  平台软件之上的企业信息化项目是以广泛分布的、权力分散的当地信息化项目建设营地为基地的。每一个这样的营地都具有企业信息化建设所需要的软硬件设施、资料和办公场地。这些营地应该距离用户企业很近,它将成为地域性企业信息化社区的一个组成部分或者是活动中心。在企业信息化项目启动之前,这里是与用户进行交流、沟通、演示以及让准用户企业的相关人士进行体验、认识企业信息系统的场所。在企业信息化项目实施过程中,这个营地是一个指导中心、支持中心、协同工作的场地。在项目主体完成后,它又是一个维护中心、改进中心、经验交流中心。这个营地与用户始终保持着一种血脉关系。

  “信息化项目建设营地”是“企业信息化设计建造师”的营盘,“企业信息化设计建造师”依托这个营地一次直接负责很少的企业信息化项目,以便每个“企业信息化设计建造师”在信息化项目中和所有用户保持直接地联系,使得用户想以独特的个性建设自己的信息系统时,他能够帮助用户进行设计,并帮助他们建造,这将使得每一个信息系统的每一部门都能都被准确无误地建造出来。。

  3.共同设计原则

  平台之上的企业信息化建设的精髓在于设计是由用户自己进行的,而不是由一些远离现场的专门的设计人员集中设计出来,只有这样,才能防止企业信息系统的抽象性和疏远化。用户参与共同设计确保用户表达出自己的真实意愿,并且在概念形态、模型形态时能够多次确认和发展自己的思路,而不是通过严格的需求调研程序确认的工作流程,到开发完成交付时用户已经认不出自己的设想,或者已经改变了想法。

  共同设计的前提条件与就是知识组织化协同生产的三个条件,详细一点叙述就是:

  (1)共享的管理理念和企业信息化愿景,所有参与设计者要形成一些基本的共识。这要求有一个明确的管理理念作为共同的主题,否则将会看到无休无止的争论而没有任何成果。
(2)共享的方法体系——企业信息化“模式语言”体系。一个统一的方法体系“语言”才能够保证许多人的工作能够“兼容”和相互交流。一个大规模共享的模式语言库是一个重要的支持基础,这可以通过软件公司的网络建立起来。而信息化项目的第一步就是由参与者共同选定和创造新的模式语言。

  (3)能够呈现每一个人工作阶段性成果的信息平台。许多人协同工作最可怕的后果是每一个人的工作不能与其他人的工作协同一致。在传统的项目控制手段中,我们使用的是将项目工作彻底分解,然后分配给不同的人去完成。这样的方法最大的弊端是达成共识的艰难和分段进行的子项目完美的衔接,实际上这是工业化流水线生产思想在信息化建设中的套用,出现种种不适应和造成大量的项目失败是必然的。通过一个呈现平台和相应的管理制度,将每一个小组或个人的成果及时呈现出来,引发讨论和自适应行动,是一个看似不那么井井有条但却能极大提升项目成功率的重要保证。

  这三条保证许多人能够有组织的进行智力劳动,达成有用的成果。

  4.“一次砌好一块石头”的建造原则

  这是一个与目前通行的总体规划方式不同的一种简单有序的方式。每一个企业的信息系统设计工作都是在现场用相对粗略的方式进行的,很多时候仅仅是一些构想蓝图,便没有对其中的细节进行极为严格的规划。所以,在实施过程中,也不是根据严格的标准化的计划进行的,而是由一个接一个或者一步接一步的操作体制所控制的。

  许多人看到这里会感到害怕——这样会不会造成混乱。实际上,造成混乱的正式试图严格控制的企图,而“一步接一步的建造原则”能够让人们自由的把它运用的每一个单元、每一个细节的设计建造过程中,并且是能够设计建造出一个完好的、结构合理的企业信息系统的重要保证。

  这是一个建造有生命的企业信息系统的关键原则,其中还包含相当数量的准则。

5.成本控制原则

  由于每一个企业的信息系统都不相同,并且其设计建造过程又是如此灵活,对其成本进行控制就需要一种全新的思路。新的思路是采用一种“约估”的成本计量和控制手段,使得整个信息系统的建设过程的成本能够为用户所接受并且不使成本控制本身就成为重要劳动力消耗因素。

  这里我们要开发以一些列简易的成本评估方法。

  6.共同工作中的人性化原则

  这是一个容易被人忽视的组成部分。但是,如果缺少了项目实施过程中的人文关怀,不但是建设企业信息化项目的工作成为一种枯燥乏味的苦役,而且其建设质量和效率也是难以保证的。

  这些原则包括:

  (1)每天人们都要在一个确定的时刻一起工作。必须确保每一个人需要从事的多少种类的工作以及他们将要从事的工作的数量。同时要让每一个参与者感受到参与信息化建设项目是一个施展自己的才华,表现自己的技能,享受更多的友情的美差。

  (2)每个企业经理人必须从事一定的信息化建设的事务性工作。人们只对参与和付出的事物保有感情,才是“我们的”信息系统。

  (3)每天都要做一些明确的事情。

  (4)相互帮助进行较为困难的工作。

  (5)每一个子项目的收尾都要有一个庆祝活动。有时候可以是非常简单的庆祝。

  7.基础工作统一化原则

  这是平台软件支持下的新的企业信息化建造体制的重要保证,也是有效降低企业信息系统建设成本和提升其质量的重要措施。

  基础工作统一化是我们设想的“管理支持产业”的重要内容,能够统一化的基础工作会有很多,但核心工作是共享模式语言库的建设,这是一项长期而艰苦的基础工作,任何一个个别的用户企业和“企业信息化设计建造师”都不可能独力完成,因此是管理支持联合体存在的重要理由。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。