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企业培训师观点:项目经理选择与成本控制(二)

企业培训师吉宁 2015年12月11日 企业培训师观点

本文出处:项目经理人联盟

  在系统集成项目管理中成本管理如今不得不提到一个很高的高度。

  项目成本管理是IT项目中一个一直很薄弱的方面。IT项目经理必须认识到成本管理的重要性,必须负责改进资源计划、成本估算、成本预算和成本控制。

  成本是项目施工过程中各种耗费的总和。成本管理的内容很广泛,贯穿于项目管理活动的全过程和每个方面,从项目中标签约开始到计划实施直至竣工验收(有时还必须包括后期维护),每个环节都离不开成本管理工作。

  成本控制包括找出正负偏差的原因。它必须彻底地与其他控制过程综合考虑(范围变更控制、进度控制、质量控制和其他)。例如,对成本偏差应对不得当会引起质量或进度方面的问题,或导致在项目后期产生不可接受的风险水平。

  但就系统集成项目管理中的软件项目管理成本的控制实在太难。按项目预算很难完成,主要原因有:需求不确定,因此,项目工期不确定,费用无法控制;项目采用的技术先进,技术风险大,因此,费用很难控制;软件开发是一个个人行为,因此,人员的积极性、工作效率、配合情况等,不像其它行业的项目那样,可以预测,因此效率无法确定;项目具有独特性,没有历史资料可以借鉴,因此,成本估算带有很大的盲目性。

  所以对项目管理成本的管理就显的尤为重要。从四方面进行说明。

  (1)制订资源计划资源计划确定了为完成项目中各活动所需要的资源(人、设备、材料)。WBS是项目资源计划最基本的输入,需结合各种资源的使用要求,制订出项目的资源需求。

  (2)成本估计利用WBS、资源需求、资源单价、活动时间估计等成本要素,通过有关算法或项目管理软件得到项目的成本估计,即可算出完成项目所需各资源成本的近似值。

  (3)成本预算利用成本估计及WBS确认的项目的细目,考虑到项目的进度,将成本分配到项目的细目上,为每个工作包建立总预算成本(TBC)。一般当实际成本超过累计预算成本(CBC)时,就要注意调控了。

  (4)成本控制项目管理领域中有一个特有的、非常有效的成本控制工具,这就是挣得值管理。

  BCWS:计划预算费用

  ACWP:已完成工作实际费用

  BCWP:已完成工作预算费用(有时被称为挣值)

  CV:费用偏差=BCWP-ACWP

  SV:进度偏差=BCWP-BCWS

  CPI:费用指标=BCWP/ACWP(是指预算费用与实际费用之比)

  SPI:进度指标=BCWP/BCWS(项目挣得值与计划值之比)

  费用控制的内容:

  监控费用执行情况以确定与计划的偏差;分析成本绩效以确定要采取的纠正措施;决定要采取哪些特别的纠正措施;修订项目计划,包括工期和成本估计;综合筹划纠正措施。

  费用控制还包括寻找费用向正反两方面变化的原因,同时还必须考虑和其他的控制过程(范围控制、进度控制、质量控制等)相协调,如不合适的费用变更会导致质量、进度方面的问题或者导致不可接受的项目风险

  现金流控制

  确保及时从客户那里收到足够的现款以便支付项目进行中的各种费用的开销(工资、原材料费用、分包费用、差旅费等)关键是要保证现金流入要比流出更快;避免借款。

  软件外包的成本控制

  选择外包或者分包的企业需要控制外包的成本,同样需要计算资源成本、费用成本等。

  总的来说对与IT行业的成本控制我们可以依据:费用曲线变化、变更请求、实施执行报告、资源使用状况和项目进度状况通过费用变更控制系统、挣得值分析、项目管理软件和可视化分析图表来对成本进行分析。这样可以通过费用变更报告、费用分析报告、项目进度改变和工作范围调整来对成本进行空。

  对于以上所说的两方面项目经理的选择、项目团队的组建和IT成本的控制,可以有很多值得我学习并在实际工作中使用的知识。

  1、项目经理的选择很重要。如果说一个优秀的团队是项目成功的一半的话,那么一个好的项目经理就是一个优秀团队的一半。由于系统集成项目的创造性及多学科参与的特点,项目经理不仅仅要求是某一方面的专家工程师,更重要的要是一个复合型人才。

  2、要注意团队的管理。无论任何时候,人都是最重要的。如果一个团队能够团结一致,互相协助,那很复杂的项目也能完成;否则未然。在团队管理中,特别要注意人心的管理。

  3、要注意工程质量的管理。一个团队,不能说咱们关系不错,有个小错误就算了,这样不行,因为项目的最终使用者是客户,他们不是很了解专业的技术,一个小问题在他们那里就是一个解决不了的大问题,最终会对你这个团队、你这个公司产生怀疑,以后再做恐怕就很难了,因此一定要确保每一项工作都有人做,每一阶段都有人检查,每一整改都有人负责。

  4、客户关系管理很重要。在竞争日益激烈的今天,客户就是上帝。只有关系作好了,客户才能积极主动地帮你协调和工作。除了主要人员外,同时还要与其他相关人员处好,以确保不会出现刁难或推脱情况。

  总之,大浪淘沙浪淘尽英雄,一个做系统集成的企业之所以能在激烈的竞争中生存下来,好的规范的项目管理肯定是一个重要原因。希望通过上面案例的分析让我们能从整体上对项目管理中“项目经理”的含义进行认识,在以后的工作中能够取长补短,使自己的公司能够健康顺利的发展。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。