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企业培训师观点:中小企业信息化:软件跟着流程走

企业培训师吉宁 2015年12月11日 企业培训师观点

信息来源:赛迪网-中国计算机用户   作者:王占波石菲

  一个人的部门,既操心企业信息化,又负责ISO9000认证,这在国内中小型企业信息化管理中并不鲜见。但就是这个类似于“半个人”的信息化,照样做得有声有色。

“我们部门就我一个人,既管SAP又管ISO9000.”郭睿心笑道。她是深圳市新威尔电子有限公司的信息化负责人。年营业额只有700到1000万元,主要生产电池性能检测设备、电池化学成分设备和电池电压内阻仪的深圳市新威尔电子有限公司是一家标准的中小型企业。

人少,事不少

“我们公司的业务量不大,但配套物料就有一千多种,有些不是标准件,还需要外包加工。”郭睿心介绍说,早在1999年,新威尔电子为了提升物料管理水平,就把美国版QuickBooks用于物料管理。但由于QuickBooks系统只能由财务部门查看,研发、生产和销售等部门无法资源共享,伴随业务发展,各部门的协调问题也日益增多。

2004年11月,新威尔上马了SBO(SAPBusinessOne),替代了之前的QuickBooks。从物料编码开始,新威尔公司统一物料名称,规定具体型号,理顺了各种物料之间的相互关系。在物料清理的过程中,公司竟然发现仓库中有大批积压的物料,其价值高达10多万元。经过整顿,目前仓储空间已缩减到原来的一半。

截止到2006年1月份,新威尔公司的SBO软件已经升级两次。目前大致有有销售、采购、库存、生产、服务、人力资源和物料需求计划几个模块。提到对软件应用的体会,郭睿心说,这个软件由于把物料管理和各个流程模块衔接,避免了各自独立导致的“孤岛”状态。

整合由内向外

在实施SBO管理软件之前,新威尔电子公司已经通过了ISO9000认证。虽然IS09000规定了各部门的岗位职责,但是执行力度不够,各部门没按流程走,最终导致部门职责混淆,相互有推诿扯皮的现象。

实施SBO软件以后,系统的操作流程固定,职责更加明朗。通过系统,报价、合同、交货就都可以由一个人来完成。郭睿心介绍,通过应用管理软件系统,业务流程管理更加规范了。

“以前我们公司做销售,只要一纸合同,然后交货就OK了。”郭睿心回忆,在过去,合同成交以后,原始单据都可能丢失,更不要说其他资料了。现在有了这套管理系统,销售人员要按照上面的流程从报价、订单到交货一直走下来。不但不会出问题,并且这些原始的单据也都会在系统上得到很好的保存。

郭睿心认为,外部流程只依靠纸张和人为操作来管理,比较灵活,但问题也比较多。往往会有一些操作人员不严格按照流程要求填写表单。

SBO上马后,由于系统数据对业务合作伙伴信息的管理比较详细,操作人员还可以把相关客户和供应商的详细资料都添加进去。

“这样,我们的业务员和客户联系的时候,再也不会‘撞机’了。”郭睿心表示,由于系统数据库对联系人的地址变化等信息规定的都比较详细,方便了业务员筛选客户。只有把客户资料录入系统,才可以做单,这样不仅提升了工作效率也使工作流程更加明朗。
  “内部联络单”应对突发事件

为了应对系统无法处理的突发事件,新威尔电子公司制定了“内部联络单”制度。如果在业务运行中出现了临时性问题,而系统又暂时无法处理。相关部门负责人可以经过老板签字同意后,填写内部联络单。郭睿心解释,她主要是负责把单子放在网上,供大家共享信息。同时将单子发送到相关部门主管邮箱里。公司通过这套制度,有效地解决了这些特殊事件。

公司小,直接沟通也方便。有了什么技术问题,郭睿心就直接和公司老板直接沟通。由于老板韦京生本身就是学计算机出身,沟通起来也没什么障碍。学机电一体化专业的郭睿心,对信息化的事情也不是很了解,平时的业务学习,也多是从老板提供的纸质或电子材料里汲取营养。

“应用SBO管理软件后,最大的感触是什么?”记者问到。“物料管理,比过去方便多了。”郭睿心说,刚来公司的时候,对仓库里一千多种物料,根本分不清。新员工也往往需要一个很长的了解过程,而现在编码以后,物料和编码一一对应,很容易就可以分得清楚。

  记者手记

“半个人”的信息化

一个人的部门,既管企业信息化,又负责ISO9000认证,这在国内中小型企业信息化管理中并不鲜见。但就是这个类似于“半个人”的信息化,照样做得有声有色。

应用需求很明确,把繁多的物料品种管好。问题却是复杂的,操作人员的不规范操作,业务流程互相割裂,外部流程管理上的走形式,真是麻雀虽小,五脏俱全。

很难得,新威尔走出了第一步,使用QuickBooks物料管理信息系统,尽管只限于在财务部门。伴随业务发展,一旦软件不能改变企业内部的“信息孤岛”时,他们更是勇敢地迈出了第二步。信息化,终于为企业带来了实质的变革。

技术推动需求还是需求推动技术,在这里得到了辩证的统一。正是新威尔电子对信息技术的信任,才会对管理软件抱有那样急迫的需求。管理软件的优越功能又成为公司管理科学化的切实动力。

管理不规范,解决的办法除了制度,还有技术。这是本次采访最大的体会。一旦抛却了那种错把“灵活”作为不规范操作的借口,流程管理才能落到实处。

经济的信息化是中小型企业的必然要求。而唯有能为他们带来眼看得着、手摸得见的利益,信息化之途才能一路走好。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。