吉宁讲师观点 / 企业培训师观点 / 企业培训师观点:驾御项目管理的三匹马

企业培训师观点:驾御项目管理的三匹马

企业培训师吉宁 2015年12月11日 企业培训师观点

本文出处:博锐管理在线

  [名词释意]

  项目:好比一辆马车。

  项目经理:好比是一位经验丰富的马车夫。

  项目管理:马车夫驾驭一架套着三匹马的马车在去目的地的路上,简言就是目标管理。

  三匹马:成功的项目如同一架三匹马拉的马车,一匹马是「时间」;一匹马是「效果」;一匹马是「成本」。

  项目管理的精义:「快」完成的时间要快;「好」完成的效果要好;「省」完成的成本要省。

  前言

  看到以上名词释意,大概明白什么是项目管理了。前辈的经验告诉我们,如果在项目管理的精义中做到一项的项目经理,几乎是90%都可以胜任;如果在项目管理精义中做到两项的项目经理,大概不会超过50%;能够把项目管理的精义都能做到的项目经理,最多只占10%。有人也许会不服气,认为是危言耸听,只是乱用数据。那么,一匹马拉的马车、两匹马拉的马车和三匹马拉的马车,哪架马车跑得最快呢?或者,话说回头,作为项目经理首先一定要问:什么是「好」?什么是「快」?什么是「省」?

  项目管理的「好」

  在项目管理中,好就是好,不好就是不好。为其定义,第一个条件就是要看它是不是有用。「有用」和「能用」是两回事。很多「能用的」东西不一定「有用」,这牵涉到客观价值的问题。比如,在繁华的大都市街头看到一辆跑车,交通堵塞、寸步难行的情况下,开跑车真是英雄无用武之地。这辆跑车是不是好车呢?当然是。但在都市街头的客观环境之下,它还是不是好车?当然不是。

  以前,我有一块上海牌的石英名表,要手动上发条,不上发条,隔两天就停了。后来用过广州制的运动型的电子表,价钱只有那只日本表的几百分之一,不但不用上链,还可读秒计时,有自动闹醒功能,并且可以夜视。你说这两个表那个比较好?我们都知道,因为后者比较有用,后者比较好。因此,在项目管理上,关于「好」的定义,是「有用」而非「能用」。

  「好」的第二个条件,要看它是不是能达到原先要达到的目的。如果说目的是代步,汽车比脚踏车好;如果说目的是运动,脚踏车却比汽车好。在日常生活中,有人叫你去买鸡蛋,结果你买了鸭蛋回来。鸡蛋和鸭蛋虽然不是一样,但也许还勉强可以混过去。在项目管理上,如果要的是鸡蛋,交货的时候却变成了鸭蛋,这就不能算是一个成功的项目。为了避免这种错误,项目经理必须在项目规划时把项目结果的需求先弄清楚。与客户一起设定项目计划书,到项目结束评估时,我们是按照客户的需求进行作业的,那就算是给了一个「好」东西。

  凡是好的东西,一定是简单好操作的东西。记得以前为MOTOROLA服务液晶数码产品进军中国市场推广时,为其策划高交会的现场活动,因为活动设计得太复杂,不容易操作。后来,想出一个办法,请每个模特手执纸牌代替产品,这样一来,简单轻便好操作。从项目管理「好」的定义来看,简单、好用,就是「好」。

  可见一个项目的产品,除了有用和好用之外,还要具有可塑性和可扩展的弹性。前者表示它的功能,在必要时可以加以改变。后者表示在时间上,它不但可以持久并能扩展。去年为一德堂骨宝产品定位,不仅仅是补钙这样简单,重要的是滋养骨头,并用“爱你爱到骨子里”作为主打传播语,扩充性更大了。一个好的项目,它所设计的产品必须具有创意闪光点,可以扩充,并且具备明显的差异化,具备弹性空间。

  但是,一般所谓好的项目,究竟指的是什么呢?换句话说,怎么知道这个项目结果是成功的还是失败的呢?你只要问:项目评估的结果是否增加公司的收入?项目的结果能否使公司的支出减少?项目的结果能否让客户明显感觉到增值服务?

  能达到这三个目的,就是好的项目。

  项目管理的「快」

  那么,什么是「快」?在我们日常的生活中,「快」和「好」一样,往往是主观的而非客观的。有时它又是凭感觉而非凭理性的。在项目管理上,时间是绝对的,而非凭感觉。项目经理最容易犯的一个错误,就是在完工日期的预测上,为了讨好上司的要求而尽量乐观。同时,老是用历史的数据或别人的经验来影响自己的预测,殊不知每个项目的客观条件和外在环境都不一样。

  要达到预期完工的要求,项目经理一定要懂得怎么把一个规模大、时间长的项目,分成不同的阶段来完成。在每个阶段中,又要根据每阶段不同的重点分别来作完工预测。工程分得越细,预测的准确性就越高。这道理很普通,但做起来却很困难,因为需要很周详的计划和分析。计划和分析要花脑筋,可不是每个人都能做到的。「快」只有一点,如果一切按照计划,这就合乎快的原则,否则就是不快。该完工时完工就是快,否则就是慢。

  项目管理的「省」

  至于什么是「省」?当然,省钱不是项目管理中最重要的目的。一个项目该花多少钱,是一早就算出来的。一般来说,如果实际的花费和预估的花费差别在30%左右,应该是能接受的范围;超过30%,表示预算是有问题的。在项目管理中,最难预估的不是完工的时间,而是项目的预算。项目经理在这方面遭受的压力,比什么都大,因此,在做预算的时候,必须面对现实。

  一个聪明的项目经理,要重视的是产品的价值,而非只是重视价钱。不懂得在价值上动脑筋,只懂得在价钱上打算盘的项目经理,着眼于满足现状。我们知道价值有两种:有形的价值和无形的价值。坦白地说,如果一个项目没有有形价值当后台,其存在的价值就很小。刚才提到的项目的三个目的,增加收入和减少支出属于有形价值,增强服务属于无形价值。有形价值高的项目,就是「省」的项目。

  项目经理了解项目管理是一架车套三匹马的定义之后,至少对项目追求的目标不会太迷糊。任何项目经理都想把他的项目管得又快、又好、又省,但事实上,不是每个项目都能达到这个境界,有时候,也并非一定要达到这个境界不可。

  换句话说,快、好、省的这架马车,「好」比什么都重要。当然,一般产品市场调查、样板市场建设等有关项目,「快」却是最重要的因素,因为只有在项目结束后,才能继续以后的项目。但是,任何一匹马出问题,这架马车就跑不快了。

  项目的危机处理

  当特殊情况遇到难题无解的时候,要懂得顾全大局。很多时候,由于外在和内在的压力,「危机处理」是免不了的。要知道「舍得」,项目经理至少要懂得6个步骤:

  步骤1:了解项目冲突的基本原因。

  步骤2:重新确认项目的目的。

  步骤3:了解项目在不同时间段所处的环境及目前状况。

  步骤4:寻求可行的其它方法。

  步骤5:选择最佳的其它方法。

  步骤6:重新与客户一起规划项目计划。

  项目的目的,不外乎增加公司收入、节省公司支出和提升公司的品牌价值。项目的成功与否,取决于项目完成是否多快好省。这架马车好不好驾驭,运用之妙,存乎一心。一定得记住:项目不能视其小而掉以轻心,小项目也要认真对待,细心作业,按照流程团队作业,服务第一,让客户有超值的感受,小项目才会变成大项目。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。