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企业培训师观点:IT项目组合管理技巧(一)

企业培训师吉宁 2015年12月11日 企业培训师观点

本文出处:项目经理人联盟

  从管理项目,到管理组合。从“怎么做”,到“做什么”。

  错误的项目执行得再好,仍旧是错误的。为了保证你所做的是正确的项目,你必须把项目与公司的整体战略构想结合起来;项目组合管理(PPM)及其工具可以帮助你实现这一目标。

传统项目管理强调”怎么做项目”,采取的是自下而上的管理方式,即数据从项目管理的底层开始收集,传送至高层经过分析后对项目进行管理和控制。这是一种偏向于战术性的项目管理方式,不能及时发现与企业的目标发生偏差或超越企业执行和控制能力的项目。而项目组合管理则强调”做什么项目”,采取的是自上而下的管理方式,即先确定企业的战略目标,优先选择符合企业战略目标的项目,在企业的资金和资源能力范围内有效执行项目。

  ”必须证明花在项目上的每块钱都能带来回报,而且符合某个战略的要求,这是每个公司都面临的压力,”组合管理咨询公司Fountain集团的执行合伙人鲍德温(JohnBaldwin)说,”要做到这一点,除了组合管理,我看不出还有什么别的方法。在项目管理的演化过程中,最重要的进展就是组合管理。

  数据是基础的

  为了有效地进行项目组合管理,企业需要相应的工具帮助高层管理人员”互相合作,确定项目的优先级别,在什么项目能使商业价值或投资回报最大化这个问题上形成一致意见。”组合策略专家米勒(JeanMiller)说。

米勒说,一个专门的项目信息数据库是项目组合管理的基础,项目经理可以方便地用它搜索、维护信息,以便在整个企业范围内进行项目论证、资源分配和战略协调时做出明智的决策。

  事实上,项目组合管理的关键是让项目经理与首席信息官紧密合作。董事会在进行战略规划时常常得不到项目信息。”你得有恰当的数据,它决定了你是否了解自己的资源,”管理软件公司PlanView的首席执行官德宾(PatDurbin)说,”作为管理人员,没有来自基层的、高质量的数据,你无法进行项目组合管理。你必须把项目集中到一块儿,审核项目并决定其优先次序。你必须明智地使用资源,掌握和分享知识,并且重复使用知识。”

  米勒认为项目组合管理是一个连续的、由四个阶段组成的过程,首先是确定一组项目并且搜集数据,为第二阶段的项目分析和选择提供支持。第三个阶段是协调—取消重复性项目、平衡资源、降低风险,然后是第四阶段:管理所有的项目,启动新的项目,然后重新开始流程。

  沟通是必要的

  组合管理使企业文化发生重大转变,组织要对员工进行反复教育,而不能回避这个问题。”有些沟通我们可能认为是老生常谈,但绝对有必要,可以阐明我们想要做什么,为什么要这么做。”翰威特公司(HewittAssociates)的项目组合经理凯斯特(JulieKester)说。

  当项目组合管理中止一个项目的时侯,你甚至要进行更多的沟通。”人们把自己与项目联系起来,如果项目被提前终止,他们会有挫折感,”咨询公司ProgramNavigators负责规划管理的副董事长韦德纳(SteveWeidner)说,”但企业应该告诉他们,中止一个失败项目也是一种成功。如果管理层有勇气将资源重新分配给更需要的项目,那么人们所从事的都将是最好的项目。这是一种双赢。”

  尽管如此,BNY清算服务公司负责技术解决方案的副董事长罗森斯托克(ChristionRosenstock)承认,重新分配资源是一项艰巨的工作。他说,当IT治理委员会要求做出改变时,它将要求下达给资源经理,资源经理再对进度和任务分派做出调整。但IT项目经理一开始拒绝接受这一过程,因为他们的有些权力被夺走了,但是现在他们拥护这种做法。”这是一种保护机制,”罗森斯托克说,”由于我们不是直接为项目的发起人工作,我们不会再被他们呼来唤去了。”

  有关组合管理的培训课程也非常重要,可以让项目经理和项目团队更快地接受组合管理。福特公司开办了一系列的课程,举办”午餐研修会”,并提供一个活跃的网站,该网站包括流程概述、模板和常见问题解答等页面。福特公司项目管理和全球营运成本主管莱恩(JonLane)说:”在我们的内部网中,这是最繁忙的站点之一。”

  好处是巨大的

  项目组合管理的拥护者们说,在采纳并运行项目组合管理系统后,企业会发生大量有益的变化。有些公司可以获得实实在在的好处,而对于其他公司来说,尽管其回报并不都是看得见、摸得着的,但是项目组合管理确实非常重要。

  罗森斯托克谈到,在应用项目组合管理的第一年,BNY公司”被抛弃”项目的数量下降了50%以上(被抛弃项目是指那些在完成前就被中止的项目)。他估计公司节省了7,000个工时,或者约合3.5万美元的成本。

项目组合管理的一个关键好处是使稀缺资源得到集中使用。”组合管理使企业在困难时仍可以运转良好,”福特汽车公司信贷部北美项目组合分析的主管科尔比(SallyColby)说,”我们一直都希望削减支出,而现在我们有更合理的方式来实现这一点。”她说福特公司已成功减少了项目的数量。

  从全局把握公司的项目,到底有多大价值?软件开发公司Metrowerks的项目主管斯特华斯(JeannaStavas)虽然不能对此给出一个明确的数字,但是她说这样做的回报巨大,”项目组合管理最成功之处是让我们对我们所做的工作有一个全面了解。”

  此外,项目组合管理能在竞争性项目之间分出主次,斯特华斯说:”它帮助Metrowerks公司在战略性项目和战术性项目之间做出平衡,”她说,”我们需要有长远计划并为之努力,但是我们也要完成近期目标。”

  在实施项目组合管理后,IT部门和公司其他部门间的关系得到改善,罗森斯托克说:”过去,我们收到的项目请求太多了,以致于我们没有时间把它们都看一遍,大家都很焦躁,”他说,”现在公司里的每个人都知道评价一个项目的标准是什么。”

洛克希德.马丁公司(LockheedMartin)是美国最大的军火商,其下级信息技术公司的企业架构主管埃勒布罗克(CraigEllerbroek)赞赏道,项目组合管理使IT部门更加负责任。”它使得业务增长成为了我们的驱动力量,”他说,”作为技术人员,我们会为了兴趣而大笔花钱,但如果我们能够推动企业获取更多的市场份额或缩短产品面世的时间,其中的乐趣更大。”

凯斯特发现,总的来说,项目组合管理使项目工作受到更多关注。”让领导层每月一次关注我们的项目表现如何,的确促进了外界对项目管理的了解。”她说。此外,项目经理与项目发起人的关系也有所改进。

最后,项目组合管理会自然而然地使流程得到改进。埃勒布罗克说,项目组合管理使洛克希德公司的经理们了解了怎样可以把工作做得更好。特别是它改进了项目的申请过程,让企业以全新的方式为客户提供更好的服务。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。