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企业培训师观点:ERP升级如何做好数据迁移(二)

企业培训师吉宁 2015年12月11日 企业培训师观点

本文出处:信息系统工程

  业务数据迁移有条件

对于ERP替换过程中的历史数据,并不是所有的数据都可以平滑过渡到新的ERP系统之中,尤其是对不同厂商的ERP系统替换,原有数据的利用率非常低。因此用户和实施顾问更应该关注数据的有效性,即搞清到底哪些数据对于新系统功能模块来说是有用的。

通常,ERP系统中的数据分为两大类:一类是基础数据,一类是业务数据。其中,基础数据是指开展业务活动所需要的基础数据,如商品基本信息、客户、供应商资料、库房信息、职员信息、财务的科目体系、物料清单等等。基础数据的特点是它在整个系统使用过程中会基本保持不变,同时它是业务数据的基础,用户所有业务人员通过调用基础数据来保持同一数据在整个系统中的唯一性。所以,用户在新旧ERP系统迁移过程中首先应考虑这一项。而且通常情况下,这些数据在同一厂商不同的ERP产品中或不同厂商的ERP产品中可以共用。因此,这些数据基本上可以导入到新的ERP系统当中。

而对于每笔业务发生时所产生的采购订单、采购入库、销售订单、销售出库,应收应付账等业务数据,北京时空超越有限公司负责人在接受采访时指出,在同一厂商ERP软件替换时,部分数据可以进行导入,例如销售订单,采购订单及合同信息等;而在不同厂商ERP软件替换时,因为数据的存储逻辑或方法不同,所以最好不要直接进行数据迁移,而是采用旧的ERP系统作为前一时期的查询系统,在新系统中进行新的帐务。

神州数码管理系统有限公司易飞服务部经理梁景茹表达了类似观点,她指出,要保证进入新系统中的数据符合规范,两套不同的系统不能照搬数据。其中,静态数据建议使用,动态数据及历史数据建议以开帐的方式进入新系统,并且不保留大量的传统数据。

SAP咨询部中国区技术咨询经理赵旭民也表示,对于每次交易所发生的业务数据,由于所占存储空间比较大,而且相对主数据(SAP将基础数据称为主数据)而言比较复杂,对今后系统的操作意义也不大,“导入就有点费力不讨好了”。因此,完全没有必要将其导入到新的ERP系统中。

另外,赵旭民认为,判断原有ERP系统中数据的有效性还应该看原有ERP系统中的数据是否准确。他说,不管是同一厂商的ERP系统还是不同厂商的ERP系统之间替换,首先应根据原系统在用户使用过程中是否运行良好,流程是否合理、系统运行是否稳定,再确定数据是否准确,是否为新系统所需要。

数据迁移3种方式各有利弊

通常,ERP数据迁移的方法有3种,即系统切换前通过工具迁移、系统切换前采用手工录入、系统切换后通过新系统自动生成。而这3种方法在ERP数据迁移过程中各有利弊。

手工录入方法消耗的人力、物力非常大,同时出错率也比较高,主要是对一些无法转换到新系统中的数据和新系统启用时所需要但旧系统又无法提供的数据采用这种方法,多作为通过工具迁移的补充。

其次,新系统自动生成,是指在ERP系统切换后,通过新ERP系统的相关功能,或为此专门开发的配套程序生成所需要的数据。这种方法通常需要根据已经迁移到新系统中的数据来生成所需的信息。其实施的前提是,这些数据能够通过其它数据产生。

对于工具迁移而言,首先,各家ERP厂商多提供部分自主开发的迁移工具。北京时空公司相关负责人介绍,该公司就自主开发了专门解决数据迁移的“升级工具”。其可以从SQLServer平台的数据源中抽取数据,完成转换和清洗,装载到各种系统里面,更复杂转换可以通过编写脚本或结合SQL语言的扩展来实现,并且该“升级工具”提供调试环境,可以极大地提升开发和调试抽取、转换程序的效率。

SAP针对SAP和非SAP系统之间替换的数据迁移工具分为两类:一类是专门针对少量数据迁移的SAP专有系统迁移工具(LSMW),其可以非常方便将少量文本文件导入、导出;还有一类是针对大批量数据导入、导出的批导入工具,该软件类似于WORD里定义的宏概念。
另外,微软、ORACLE、IBM等数据库厂商也提供相应数据迁移工具,还有很多第三方公司开发的工具,如AscentialSoftware公司的DataStage。这些工具也可以从多个不同的业务系统,多个平台的数据源中抽取数据,完成转换和清洗,装载到各种系统里。

目前,通过工具迁移是最普遍的方式,但是用户在使用的时候经常遇到的情况是,原来系统中遇到的数字,并不是客户想要的准确数字。所以在通过工具迁移过程当中,派一至两个人检查,对新系统导入的准确性和有效性是有很大帮助的。

而在实际ERP数据迁移过程中,同时采用通过工具迁移和手工录入方式可能更为合理,即少量数据通过手工导入,大量数据通过工具迁移。比如对于仓库中上千种物料,通过工具迁移更为合适;而对于少量数据导入,如果还通过工具迁移,迁移的准确性肯定需要手工盘点来判断,如果之间出现误差,相关工作人员会再重新进行盘点或重新手工导入数据,其带来的繁琐程度大大超过直接录入。

数据检验也要靠人判断

在对旧ERP系统数据迁移完成后,用户还需要对迁移后的数据进行校验。而检验的指标应包括数据的准确性、有效性、一致性3部分。神州数码管理系统有限公司易飞服务部经理梁景茹指出,对于检验用户可以自己编制一些小软件,按业务流程和一些数据进行模拟,看最后的数据结果和报表是否正确。

但SAP咨询部中国区技术咨询经理赵旭民认为,除程序检测外,最好还要通过系统外的方法,即非计算机程序或软件程序来判断数据迁移的有效性和准确性。他说,“计算机程序没有智能行为,要判断数据的有效和准确一定要靠厂商中的实施顾问和客户中的关键用户。”

赵旭民认为,对于单一的数据,并没有办法判断数据的有效性或准确性,最后判断的根本还要回到原系统本身的运行状态和运行结果,如果原系统的业务流程或数据模式不合理的话,数据根本就不需要再进行迁移也就无需检验了。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。