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企业培训师观点:五步方案让 你的棘手项目按期完功

企业培训师吉宁 2015年12月11日 企业培训师观点

本文出处:管理论坛

 任何在项目小组工作过的人都知道,很多原因都可能导致项目无法按期完成。很多工作实际做起来要比想象中的难得多,这并不是什么让人感到奇怪的事情。有些时候你会发现,很多工作的难度都被低估了。

  作为一名项目经理,你一旦发现项目不能如期完成,要做的第一件事肯定是查明原因。如果不了解导致项目不能如期完成的原因就盲目的采取补救措施,这些措施是很难真正奏效的。

  那么,在知道了导致项目不能如期完成的原因之后,应该怎样做呢?是不是应该立即通知客户,将项目延期呢?当然不。首先,项目经理和项目小组的成员应该努力采取补救措施,使项目能够重新回到预计的时间轨道上来。

  如果在一个预计工期很长的项目刚刚开始进行的时候就发现了问题,那么可以有很多种解决问题的办法。但是,如果是在项目快要完成的时候才发现问题,解决起来就比较麻烦了。大家可以参考一下下面所提到的技巧,看看是否能够有所帮助。有一点要提醒大家,那就是下面这些技巧是没有先后之分的,采用哪种要根据你自己的实际情况而定。

  1、加班

  所有人都讨厌加班。但是,为了保证项目能够如期完成,加班是一项很合理的措施。如果大家能够延长工作时间,就能够在预定的工期内完成更多的工作。如果项目已经接近尾声,那么为了确保能够如期完成项目,加班可能是一个最好的办法。如果项目才刚刚进入初期阶段,可能还能够找到更为有效的办法。有一点不能忽视,那就是如果要让员工加班工作的话,加班费是必须要付出的。

  2、重新分配资源

  项目经理首先必须清楚的了解哪些工作对于项目的成功来说是最最重要的。因为,如果项目不能如期完成的话,肯定是在关键环节上出了问题。了解了这个问题之后,就可以考虑重新分配资源来解决问题了。有的工作并不重要,那么就可以延期进行,把节省下来的资源运用到最最需要的地方。但是必须要谨慎小心,因为有些工作的延期可能会使整个项目发生变化。

  3、反复检查项目工期安排

  任何项目都必须按照一定的顺序完成。例如,如果你要盖一所房子,就必须要先打地基。如果项目工期安排不合理,很可能会导致项目不能如期完成。

  4、确定可以缩短工期的工作

  有一些项目的工期是无法缩短的。例如,你要安排小组成员去参加为期五天的课程,派一个人去参加要用五天的时间,派十个人去参加也是要用五天的时间。所以,可以考虑一下在所有的工作当中有哪些工作的工期是可以缩短的,有哪些工作的工期是不能缩短的。可以采取不同的方法来完成同样的工作以达到缩短工期的目的。例如,如果把一份合同传递到客户那里本来需要三天的时间,通过多付邮资,连夜传递的方法可以把时间缩短为一天。

  5、交换资源

  刚才我曾经提到过,当你发现项目可能不能如期完成的时候,要做的第一件事就是查找原因。可能有的资源并没有像你计划的一样得到了充分的利用。也许这是因为员工还没有掌握正确的工作技巧。也许是因为他们在特定的工作领域里不像在其他的领域一样有工作效率。不管是哪种情况,都有解决问题的可能。有的时候,可以通过在小组内交换资源的办法,让员工交换工作任务。也有的时候,也可以选择新的员工来代替现有的员工。

  记住,要把工作效率最高的员工分配到最为重要的工作岗位上,而把不太重要的工作留给那些工作效率稍低的员工去完成。只要最为重要的工作得以如期完成,即使是那些不太重要的工作有所拖延,整个项目仍然是可以如期完成的。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。