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企业培训师观点:网络时代的办公信息管理系统

企业培训师吉宁 2015年12月11日 企业培训师观点

与业务系统(如财务系统、MRPII系统等)直接进行企业前台的运营活动不同,办公信息管理系统是在后台组织起企业员工,作为一个整体去有效操控业务系统。在新的知识经济时代中,业务信息管理系统和信息管理系统的落后给企业造成的竞争力上的差距,都是致命的、关键的。一个好的办公信息管理系统可以大幅提升企业内信息共享、人员协作与业务监控的效率,是企业信息化建设的核心部分。

  20多年来,凭借信息技术的发展,人们不懈地改良与组织信息处理和运行效率密切相关的办公方式以及手段。令人遗憾的是,办公自动化,一个极大的概念,一个炒作了很久的概念,提了多年但效果并不明显,不少用户还只是停留在单机字处理和表格处理的所谓办公信息管理系统的初级阶段。与此同时,Internet/Intranet的迅猛发展,为信息的交流和共享,团队的协同运作提供了技术的保证,不少组织也基本实现了异地办公地点之间的网络互联,但办公信息管理系统整体应用平台建设的滞后使得组织内外的信息交流和共享,以及团队的协同运作等无法完美的实现,甚至朝向限制工作效率的方向发展。

  在互联网这个貌似公平的企业发展环境中,由于技术、法规和观念等的落后,在世界不同国家以及企业之间已经形成了所谓的“数字鸿沟”――信息技术正在帮助那些走在信息技术管理和应用前沿的国家和企业在市场竞争中处于更加有利的地位。网络时代的“办公信息管理系统”究竟能给企业带来什么样的全新价值?

  办公信息管理系统是现代企业信息化建设的重要组成部分

  ◆企业信息化的“黄金搭档”――业务信息管理系统和办公信息管理系统

  对于企业来说,信息化多半与生产系统有关,办公信息管理系统则是非常典型的管理信息管理系统,与业务系统(如财务系统、MRPII系统等)直接进行企业前台的运营活动不同,办公信息管理系统是在后台组织起企业员工,作为一个整体去有效操控业务系统。

  ◆办公信息管理系统通过信息交换提升企业整体运行效率

  在网络时代里,企业的管理重点已从物流、资金流逐渐向信息流跨越,信息流更多地体现为电子文档,它的交互性能有效改善办公效率,而“办公”实际上又是通过单位内部人与人、人与部门、部门之间信息的收集、组织、共享、传播等行为的协调来实现单位整体目标的过程,实现办公信息管理系统正是控制管理信息流的直接手段。

  ◆办公信息管理系统是消除企业信息孤岛的有力工具

  对于企业来说,经营决策的流程、掌握市场和客户需求的流程、产品研发流程、营销流程、生产制造流程、采购供应流程等等一系列连贯又交错的业务流程都是密切关联的,在企业内部出现“信息孤岛”的原因在于辅助企业经营运作的信息管理系统各自孤立地运行,没有能够形成一个有机的整体,以至于影响经营决策效率。一个真正意义上的办公信息管理系统系统,需要从MIS、MRPII以及电子商务等系统中提取信息,实现企业经营管理层的辅助决策。这种定位必然要求办公信息管理系统消灭信息孤岛,能够集中企业日常运作中产生的大量数据进行处理,进行分析。

  ◆办公信息管理系统是电子商务的重要基础

  电子商务无疑是企业信息化的延伸,它把物流、资金流、信息流重新整合起来,进入企业、机构的核心层,渗透到各个业务环节。但是如果没有必要的基础,电子商务也注定不能够成功。其中,办公信息管理系统就是一个很重要的基础,有了办公信息管理系统这个基础,电子商务才能水到渠成。电子协作为企业提供了与电子商务高效率相适应的企业内外部工作模式,没有电子协作环境,电子商务只能停留在表面,依靠电子商务为企业创造实实在在的价值也只能成为空谈。

  ◆办公信息管理系统是知识管理(KM)的平台

  知识经济时代的办公信息管理系统是集信息处理、业务流程和知识管理于一体的应用系统。它把现有的“决策支持系统”发展为“决策智能系统”,并以知识管理为核心,提供了丰富的学习功能与知识共享机制,确保使用者能够随时随地根据需要向专家学习、向单位现有知识学习,使员工在办公信息管理系统系统中的被动地位转向主动,从而在提升每个员工创造能力的过程中,大大提升企业的整体创新和应变能力,帮助用户从“如何做”转到“知道如何做”的过程。

  目前关注的问题

  中集集团经过长达十年的信息化建设,企业整体运行效率不断得以提升。但是仍存在着大量纸质文档,缺少信息保密,无协同办公平台等问题。具体表现在:

  ◆信息沟通

  主要依靠邮件系统,电子邮件作为企业宝贵的知识资源,目前分散在各个PC终端中,缺乏集中统一的管理,检索、共享、交流不方便,邮件的可靠性没有保证,造成沟通效率低,信息安全无法保障;

  ◆文件档案管理

  企业知识资产没有有效地管理,大量文档资料散落在集团的各个部门,共享、学习、利用程度低,部门之间知识交流和共享缺乏有效的工具和平台。

  ◆协同办公

  日常办公流程、收发文管理目前采用纸质文件、手工传递的方式,无法满足高效、无空间办公的需求,无法形成效的团队的协作和知识的沉淀和积累;

  ◆信息集成

  建立了大量的信息管理系统,人员组织架构不统一,系统之间的关联少,数据交流不畅,缺乏贯穿整体的业务流程管理和协作机制;

  ◆信息管理

  信息的深层次加工比较初级,对信息的挖掘、分析不够,大量数据缺乏深层次的加工。

  知识时代的现代化办公不仅仅是办公过程的电子化、数据化,还应该在信息利用、协同工作、决策支持等方面发挥出更大的作用,究竟一个怎样的现代化办公信息管理系统能够不断地满足集团规模扩展和效率提升的需要?
理想的现代企业办公信息管理系统

  理想的现代企业信息管理系统将基于知识管理的系统结构,所应具备的平台包括:企业通信平台、信息发布平台、协同工作平台、文档流转和管理平台、行政办公平台、信息集成平台和知识管理平台等,以实现企业的知识管理、电子协作和动态内容管理为目的,为经理人和用户提供全新的办公环境―知识门户。

  存在的困难

  企业级办公信息管理系统建设面临的困难包括:涉及到的人多、面广,权限设置非常复杂,需求不断变化等,但如何和业务自动化融合是企业亟需解决的现实问题。办公信息管理系统与业务办公信息管理系统融为一体,在技术上目前仍处于探索和试行阶段;办公信息管理系统中的流程与业务流程怎样组合成一个完整的工作流,仍是一个十分复杂的技术问题。

  除却若干技术问题,难以用定量标准评价流程性的办公信息管理系统系统所带来的效益也放缓了不少企业决定实施第三代办公信息管理系统的脚步。网络时代的办公信息管理系统究竟能走多远,一定程度上将取决于企业管理前进的步伐。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。