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企业培训师观点:强化财务总监在实施ERP中的作用(二)

企业培训师吉宁 2015年12月11日 企业培训师观点

本文出处:中国管理传播网作者:王汝林

二、把好五道关口,才能规避和减少ERP实施风险

控制项目中的资金拨付是财务总监的一项重要职责。也是规避和减少项目风险的重要措施。根据经验,主要应控制五个环节。

1、预先拨付,要控制方案的完整性。

ERP项目签约以后,一般软件商都要求要预付一定的项目资金。财务总监可以而且应该审查项目实施方案的完整性。把好这个第一道关口。

最近,IT168组织专家对25000个信息化方案进行审查表明:当前50%的方案不具备方案的要件。很多方案只是一个软件说明书。方案中没有实施计划,验收标准,培训安排。没有监理方对方案的审定意见书和方案商的修正补充意见。在没有完整的项目要件的情况下,拨付资金势必存在很大风险。

2、中期拨款要控制进度的符合性;

就国内情况而言,一般有中期付款的约定。中期财务总监监控制的重点是:
项目进度和计划的符合性;
相互关联环节之间的符合性。

由于ERP项目进度的伸缩性是很大的。相当一些财务总监实践中往往感到不好办。其实,这里只要抓住三个环节就行了:

第一:抓软件商提交的进度报告;
第二:抓监理人员监控进度的验证报告;
第三:抓本单位项目负责人的进度确认报告。

三个报告之间应该有一致性和关联性。验证情况和三个报告应该作为项目进度的重要见证和依据。并应按“受控”文件存档备查。

3、要控制成本的隐性扩张

相当多实施ERP的企业,成本处于隐性扩张中,不断遇到的问题和对软件不断的修改形成了一个怪圈。使ERP项目成本形成一种无限膨胀的“无底洞”。拖得企业无法承受。

这除了软件不成熟的无控因素外,所有的都是可控因素。之所以形成隐性变量成本,其中一个重要原因,是一些软件商预留了“获利的偷手”。项目进展到一半,上不去又下不来,要多少钱,企业就得给多少钱?!

其实,这是一个不攻自破的二难推理:要是ERP具有控制成本的先进性,就应该能对项目的成本进行控制;要是ERP不能控制自己的实施成本,那就说明ERP软件不具有控制成本的功能。
因此,财务总监在ERP项目实施中,要敢于用软件本身的“事前计划,事中控制,事后反馈”的原则进行控制和管理,就完全可以堵死上马ERP工程成本隐性增长的黑洞!

4、后期拨款应控制项目的验证性

项目完工,实施方应提交项目完工报告;监理方应提出完整的项目监理报告;监理报告中应就项目的功能、安全稳定情况提出验证性情况的说明。本公司应提交项目试运行的稳定性运行报告。验证不合格的、或是三方的报告没有相关性的不能进行项目验收。

5、防止重复计费的可能性

重复计费是一些不讲商誉的软件商多收费的一种花花点子。也是造成ERP费用高的一个重要原因。

重复性计费一般在以下五种情况下发生:

混淆定型模块功能和新增开发功能的界限;
多报二次开发工作量;
延长调试周期;
模糊应该服务范围和扩展服务范围的界限;
变换名称,增加培训的工作量。

只要财务总监了解和把握了这些内涵,就能把住资金流向的又一道关口。

三、发挥财务总监的作用,才能以最佳方式配置核心技术

实践告诉我们:企业上马ERP的过程是在配置核心技术的过程。这期间,必然会出现某些不适应性。只有调动各种管理要素,运用多种管理职能,不断的调整这种不适应性,才能形成一种增量保障能力,保障ERP的有效实施和企业战略的落实。

ERP上线以后,并不是项目风险的化解,而是项目风险的重点转移和延续。无数鲜活的案例告诉我们:约一半左右的项目会在实施中流产或失败。这其中一个重要原因就是基础数据出了问题。对于这些纠错工作的查找,项目实施经理会很困难。但是,财务总监将很快能找出问题的症结

再以ERP实施中的项目监理为例。尽管我国已经建立并实施了信息化项目监理制。但从实践看,效果并不理想。许多业主单位,对如何引进监理机制,怎样发挥监理的协调和监督作用,也还很不明确。

某些监理公司,也还缺少可操作性的监控手段和监控能力。以至监而不理,应监而不监,应理而不理的情况大量存在,经常发生。

这一情况说明;在进行核心技术的配置的过程中,只加强过程控制而不进行财务监管是不行的。必须在进行过程控制的同时加强财务监管,形成一个多维管理要素的整合实施能力和整合管理能力,才能取得配置新技术的最佳效果,提升企业的竞争力。

总之,财务总监在ERP实施中的作用是非常重要的。只要我们不断探索,就一定能为提升企业竞争能力发挥更大的作用。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。