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企业培训师观点:中小企业科技档案工作面临的问题及发展对策

企业培训师吉宁 2015年12月11日 企业培训师观点

企业科技档案是企业进行科技开发以及技术改造等科研活动的原始记录,是一个企业科研开发水平和技术实力的具体体现。它既是企业消化、吸收科学技术的重要载体,又是制定、改进生产工艺、改造技术设备的第一手资料和基本依据。因此,做好中小企业科技档案的管理工作,对提升企业经济效益,加快科技兴企步伐具有重要的作用。档案管理工作是信息社会不可缺少的重要工作,是国家文献信息系统的组成部分之一,中小企业的档案工作为企业的各项活动提供必要的资料。

  一、中小企业科技档案管理工作的必要性

  一方面企业产品从研制到定型的这一过程,所有技术资料的归档是确保企业正常生产,保证产品质量的必要条件。中小企业科技档案就可以说是潜在的、知识形态的生产力,是一种无形的资产。另一方面,随着现代化制度的建立和完善,企业对外经济技术交流不断扩大,如:学术交流、合作研制技术项目、经济技术贸易等,都必须要求产生完整、准确的技术图纸和报表,产生具有法律效力的经济技术合同、协议和来往信件等,这些文件、资料一方面是企业有效和有序地积极组织生产、控制资源的一种必备工具,另一方面又是企业以后工作查考与借鉴的依据和凭证,是一种重要的信息资源。因此中小企业科技档案是企业科技管理中一项重要的基础工作。

  二、中小企业科技档案工作面临的问题

  1、科技档案管理功能的认识不到位

  科研文件的归档率大大低于文书档案,许多重大科技活动、科研项目的档案,科技主管部门只保存着有关立项与验收工作的部分档案,至于反映项目研究过程的原始记录和研究状况等重要数据,甚至计划项目承担单位的档案部门也未作保存。实际上,科技管理部门保存的部分档案根本起不到应有的作用,由于信息缺失过多,它们既不能起到借鉴作用,也不能成为共享信息资源。

  2、科技管理档案意识相对薄弱

  部分中小企业看不到档案管理的重要性,单位领导对中小企业科技档案管理工作不太重视,将其置于辅助性、事务性和消耗性地位,认为科技档案工作不能直接获得经济效益,相反还要投入相当的管理费用,故对科技档案的机构、经费和人员等尽量削减压缩。而科技档案的种类繁多、数量倍增的现实状况,也使科技档案管理中经费有限、设施陈旧、人手不够的矛盾日益突出。

  3、科技档案管理专业技术力量相对薄弱

  投入不足,自动化管理水平低。由于档案管理存在软、硬件投入,投入少的企业管理落后,基本处于手工操作状态,这种落后的管理方式,难于适应信息化建设对档案管理工作的要求。部分决策者对企业的科技档案不够重视,重文书档案,轻科技档案的现象普遍存在,科技档案用得着的时候重要,用不着的时候不重要。很多中小企业档案现代化与企业信息化建设发展不同步,科技档案管理基础设施落后。

  4、科技档案法律、法规意识淡薄

  根据《档案法》规定,凡是“对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案”都要依法进行管理,都要受法律制约。然而,不少中小企业的档案管理人员没有意识到这一点。此外由于中小企业独立性较强,国家的诸多政策不能深入贯彻落实,特别是有关档案工作的方针政策和业务知识更无从知晓,造成了国家档案管理机关很少过问中小企业档案管理的状况。而中小企业也很少与国家档案行政管理部门取得联系,所以造成了业务指导跟不上,中小企业档案管理根本上的状况。

  5、科技档案管理功能的认识不到位

  科研文件的归档率大大低于文书档案,许多重大科技活动、科研项目的档案,科技主管部门只保存着有关立项与验收工作的部分档案,至于反映项目研究过程的原始记录和研究状况等重要数据,甚至计划项目承担单位的档案部门也未作保存。实际上,科技管理部门保存的部分档案根本起不到应有的作用,由于信息缺失过多,它们既不能起到借鉴作用,也不能成为共享信息资源。
三、中小企业科技档案管理发展对策

  1、健全中小企业科技档案管理制度

  《档案法》是开展档案工作的法律依据,档案管理部门必须坚持以《档案法》为核心,结合本部门科技生产的实际情况,制定更为具体的、具有可操作性的规章制度。从科技档案的形成、积累、归档到整理、鉴定、保管、利用等每一个环节都应有具体而明确的规定。同时要从强化基础工作入手,建立科技档案的检索体系,编制实用、系统、多功能、多角度的档案检索工具,为全面准确开发利用档案信息创造条件;单位部门领导要切实重视科技档案工作,变分散式为集中式管理,变传统式为现代式管理,配备事业心强、责任感强的专业技术人才,对档案管理实现标准化、现代化管理,为利用者提供完善的服务,要特别重视利用网络技术搞好科技档案的提供利用工作。

  2、重视中小企业科技档案的开发和利用

  一个企业的科技档案,就是这个单位的科技信息部门,应当积极开发科技档案信息资源,及时全面地为单位的科研生产活动所利用。科技档案信息资源的开发,首先要研究、熟悉、掌握本单位科技档案,包括科技档案的种类、时间、数量、载体、机密等级和编目排架状况,以及档案的信息内容、利用价值、完整准确程度等。研究掌握得越多、越具体越好,尤其对那些内容重要、利用价值大的部分,应当做到了如指掌,如数家珍。其次要研究用户。单位中不同部门、不同人员对科技档案的利用层次不同,只有研究了用户熟悉了用户,才能对科技档案信息进行针对性的开发和有效利用。

  3、提升中小企业科技档案管理人员的整体素质

  中小企业科技档案工作涉及面广,科技含量高,科技档案管理人员思想、业务素质的高低是科技档案工作能否发挥作用的重要因素。加强中小企业档案管理专业队伍的建设,大力培养兼备专业管理知识和计算机应用技术的人才,改变科技档案人才匮乏的局面,同时也要关心和提升科技档案工作者的待遇和地位,帮助解决工作的一些实际问题,以增强科技档案管理队伍的凝聚力。中小企业档案管理工作者应注意从自身做起,掌握好科技档案管理业务的原则和方法,不断优化知识结构,在钻研科技档案理论的同时,认真学习和运用信息技术(如计算机、网络等),对科技档案进行现代化管理,安心、热爱本职工作,做有志献身于科技档案工作的专业人才。

  4、档案行政管理部门举办各种活动,促进中小企业档案管理工作健康发展

  档案行政管理部门要经常到中小企业档案管理第一线,进行监督和指导工作,及时发现问题、解决问题。在辖区内经常组织举办中小企业档案管理知识竞赛、档案管理技术大比武等活动,并通过当地电视台、广播电台、报纸等宣传媒体向社会宣传,为企业造声势,从而提升全民的档案意识,提升档案管理水平。组织、指导本行政区域内中小企业科技档案理论研究与档案科学技术研究,使中小企业的档案管理工作向更高层次发展,从而进一步加强档案意识,提升档案管理的理论水平和现代化管理的技术水平,充分发挥档案管理在企业和国民经济发展中的应有作用。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。