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企业培训师观点:企业经营活动应把握好3方面的法律问题

企业培训师吉宁 2015年12月11日 企业培训师观点

随着我国经济的飞速发展,企业为适应市场需要,从单一的生产经营逐步转向多种经营,为社会提供多种服务,在这种情况下企业为了加强自身建设,依照国家政策开办了各类公司,在企业经营活动中签订了大量的合同。但是,从目前情况看,不履行或不适当履行合同的现象不时出现,在企业经营活动中上当受骗案件时有发生,严重影响了企业在市场经济中的正常发展和经济效益。由于企业及开办公司经验不足,管理相对滞后,所签订的各类合同在履行过程中产生了各种各样的纠纷。笔者通过法院受理的各类合同纠纷案了解到,近年来诉至法院的民商事案件,其中大部分为企业及开办的公司在从事商业企业经营活动中产生的。因此,我们就铁路企业及开办公司在企业经营活动中如何加强合同管理、预防和避免纠纷等方面应注意的有关法律问题进行探讨。

  一、按照现代企业管理方式,建立法人授权委托书制度,把好合同签约关。

  在企业经营活动中,订立合同由企业有关经办人员承办,经办人员素质的好坏直接影响到合同质量的高低。因此,企业应当建立法人授权委托书制度,并制定出相应的措施。比如,对直接签约人员的选拔,不能只看“脑子活、路子宽”,而应当从文化、业务水平以及法律意识等方面综合考察,并经严格培训、考核才能上岗。在管理制度上,合同的订立,除了必须遵循《合同法》规定的基本原则外,还必须了解对方的资信情况,把审查对方资信作为签约时的一项原则来重视。否则乱签合同,结果往往落得“财货两空”。建立法人授权委托书制度,把好合同签约关是企业及开办公司在对外的企业经营活动中首先应注意的法律问题。签约时,除了以上原则必须坚持,确保合同的真实性外,在具体签约过程中,还必须做到合同条款齐全,责任明确,手续完备,切实可行。同时,文字表达也应准确、具体,切忌模棱两可,以免履行合同时带来不必要的麻烦。

  二、建立分级合同审查制,把好合同审核关。

  合同草签后,根据合同的不同情况,应由专人负责把关对合同进行三个方面的审核:

  (1)审查合同内容是否真实、合法,以免无效合同和上当受骗。

  (2)审查合同的条款是否完备,以保证合同的严密性。这主要审查合同的主要条款是否齐全;条款中的文字表达是否确切;对其它的如印章(除公司印章、合同专用章外其它科室印章都不具有法律效力)、账号、开户银行、法定代表人或委托代理人以及其它必要条款等应一一审核。企业在银行开立账户事实上就是与银行签订了金融服务合同,铁路企业及开办公司在银行开户由其是关于公积金等专款,要到国家指定的银行开设特立账户,并把公积金等特户的日常监管纳入企业及公司合同管理范围,要专人管理,如发现银行以及开户单位违规操作要及时纠正,出现问题及时解决,不要等到发生严重后果时再行解决,以免造成难以挽回的损失。

  (3)审查合同是否切实可行。可从经济技术和法律等方面进行详细的分析和论证,制作可行性报告。在经济上,通过市场行情分析,能否在企业经营活动中给企业带来效益;在技术上,己方和对方技术上能否达到要求,技术条件能否过关;在法律上,是否有法律依据等等。通过以上措施对合同实行事前监控,提升合同质量,最大限度地将那些不合法或不合格的合同消灭或剔除出签约审核过程中,以防止履行过程中产生不必要的纠纷。

  三、建立合同的事后履行监督检查制。

  首先,要建立合同台帐和档案管理制度。为了便于事后监督检查,必须建立合同台帐。企业或公司可设立总台帐,各职能部门设立分台帐,统一领导,分级管理,上下结合,各司其职。其次,建立合同档案制度,对所签合同、附件及与合同有关的来往函电、送货单、进货单、托运单、合同变更单等都应作为合同档案材料统一存档,认真保管。

  其次,要做好合同履行与各部门管理协调工作,切实把好履约关。合同从订立到全部履行,需要各职能部门的互相协调、互相配合。比如购销合同,在合同交货期内,对所采购的货物入库,应由仓库部门核对数量,由质检部门按质量要求验收,完全符合合同规定后,才能入库,通知财务部门汇款。否则,则应按照《合同法》的规定,及时通知对方协商解决,避免公司受损。在合同履行过程中,若碰到意外情况引起合同变更,各部门应及时联系,严格按照《合同法》规定的变更程序、期限,双方协商解决,达成新的书面协议再认真履行。由此可见,合同的履行同各职能部门的互相配合是分不开的,必须做好这方面的工作,使企业及公司形成一个以合同管理为重要环节的企业管理体系,这样,即能保证合同的正确履行,同时也可带动其它职能部门管理工作的健康运行。

  第三、要建立奖惩制度。企业及公司应定期对合同的合法性、履约率、货款回收率和纠纷发生率等情况进行细致地考评,并建立相应的奖励和惩罚制度。奖励因订立或履行合同给公司带来突出经济效益的部门和个人,惩罚对签订违法合同或因其失职行为而损害了企业及公司利益的部门或个人。真正做到有赏有罚,奖罚分明,以提升各职能部门和有关人员的责任性和积极性,促进企业及公司对经济合同管理制度的进一步完善。

  综上所述,事前监控和事后监督检查是企业及公司对经济合同管理的两个主要阶段、两个层次的控制,是一个完整的合同管理控制体系。在企业经营活动中,企业及公司对经济合同的管理,不能消极地等待合同发生纠纷后,才去确定和追究有关人员的责任,而是应该充分发挥企业及公司内部管理功能,从合同签约到合同完全履行,把事前监控和事后监督检查有机地衔接起来,严格把住合同签约、审核和履行等主要环节,真正做到重视合同,格守信用,最大限度地减少避免经济纠纷,以保障企业及开办公司在市场经济中的正常发展和经济效益。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。