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企业培训师观点:从6个方面构建中小型企业信息化管理

企业培训师吉宁 2015年12月12日 企业培训师观点

在现代信息技术飞速发展的今天,企业的生产经营管理方式正随着网络技术的发展而朝着信息化、网络化方向发展,一场以互联网为标志的信息技术革命正在改变着人类的生产、生活,人类正步入信息经济时代。在这个时代,一个企业现代信息技术水平的高低,将成为企业竞争力强弱的重要标志,企业只有迅速掌握好网络技术、利用好网络技术,按现代管理方法管理企业的物流、资金流、信息流,实现企业信息化管理,才能全面提升企业资源配置水平,提升企业核心竞争力,从而提升企业经济效益,使企业在市场竞争中立于不败之地。

  企业信息化管理是当今大势所趋,国内外许多企业集团都纷纷争相上马,极力把这种先进的管理思想融入企业为其谋利。对于中小型企业来说,实施企业信息化管理,也是时代所需、企业发展所需,可以说,在不久的将来,没有企业信息化,就没有企业现代化,也就没有企业对市场的敏捷应变能力。但企业信息化管理的实施对中小型企业来说并不是一件容易的事,首先它本身是一项企业管理的全身运动,是一项向传统管理模式挑战的变革,需要决策层、管理层、技术层、应用层等各个层次的共同努力才能推动;其次,它要以一定的经济实力、技术水平、管理基础、人员素质为基础,要求企业要具有很强的内部控制能力,能准确地将企业决策实施到位。中小型企业信息化管理的构建可从以下几个方面着手。

  一、统一思想,领导重视、决策与参与,明明白白建设信息化

  企业信息化管理不仅是个技术问题,更是一项向传统的落后管理模式挑战的管理革命,是对企业原有旧的经营方式、管理机制、组织形式、业务流程的大变革。要实施企业信息化管理,首先要解决的是企业员工的思想认识问题,特别是领导层对信息化建设的认识问题。企业一把手的高度重视、直接决策,对企业信息化的成功实施起着决定性的作用。例如公司组织形式的重组、管理方式的变革、业务流程的再造、部门职能及利益的再分配等等,势必要与一些习惯势力产生摩擦,如果没有领导坚定的支持,并身体力行,这些变革是很难推动的。同时,信息化在初始化阶段,要把许多基础数据录入电脑,并要随时应对运行中出现的各种问题,工作量是巨大的,过程是枯燥的,成绩却不是怎么明显,人们持观望的态度用疑惑的眼光审视着每一个关系到自已的各个细节,这时领导的支持和鼓励显得尤为重要。所以,选择了信息化,就是选择了变革,各级领导应做好充分准备:

  (1)首先应从思想上认识到信息化是一场“革命”,要做好与一切旧的管理恶习作“斗争”的准备;

  (2)要加强对信息化知识的了解和学习,要从心灵深处认识到信息化是时代所需,是加强企业管理、适应社会发展所需,不能盲从,同时也应看到实施信息化的困难和阻力;

  (3)直接参与关键环节和重大事项的讨论和计划制订工作,只是给予人力、物力的支持还远远不够,要身体力行,亲自决策;

  (4)给予技术人员和实施人员以强大的支持,在他们遇到困难和挫折时,及时给予激励。所以,许多已成功实施信息化管理的企业都说,信息化的实施过程,实际上就是“一把手工程”,没有各级领导的支持,实施信息化只能是纸上谈兵。

  二、发动群众,全员参与,增强全员信息化意识,使全体员工自觉成为信息化实施的推动者而不是“绊脚石”

  企业信息化管理是企业一项综合性的全身运动,几乎涉及企业所有业务领域,需要企业各层次人员共同参与才能明确现有的和潜在的信息需求,从而设计出科学、实用、符合企业战略发展要求的信息化方案;况且信息化的应用,使用得最多的是各流程和各终端的各个用户,用户对业务流程最熟悉,系统的使用效果直接与他们利益密切相关,他们提出的建议也最具有针对性,所以信息化建设不是一个部门或是几个少数人就能完成的,它需要全体员工的共同参与,员工的素质、应用水平、参与程度直接影响着系统运行的好坏。因此,在系统的实施过程中,必须做好职工的教育培训工作:

  (1)有计划、分层次地对职工进行信息化管理理念、计算机应用、信息化管理系统等方面知识的教育培训工作,使职工逐步了解和熟悉信息化,明白信息化能给自已、给企业带来的实惠,使广大员工自觉参与企业信息化管理的实施;

  (2)强化系统操作方法和操作技能的培训,规范操作人员的操作行为,将培训贯穿于系统运行全过程;

  (3)有计划地组织各流程业务骨干到信息化管理优秀企业参观学习“洗脑”,以取他人之长,补己之短。
三、建章建制,完善各项基础管理工作,为企业信息化管理的顺利进行奠定基础

  信息化的基础是标准化和规范化,基础管理工作完备与否是信息化管理能否可靠运行的基石,基础工作没做好,将极大地影响信息化运行,而为此付出的代价也是巨大和惨重的。因为信息化的实施,简单地说就是利用计算机网络处理系统,将一张张单据、一个个信息输入电脑,用人脑来控制电脑,用电脑来控制流程,在这个过程中,要实现物流、资金流、信息流、流程控制、客户关系、供应链衔接等环节的科学管理,就必须夯实企业基础管理,做到数据标准化、流程规范化,否则,计算机将拒绝执行操作指令。因此,在决定信息化之时,应完善各项基础管理:

  (1)建立、健全各项适应信息化管理要求的规章制度,实行标准的定额、计量、统计、物料及产品编码、名称的规范统一。因为一样货物的名称、一种产品的规格型号或许只是一字之差,在手工处理条件下并不产生什么问题,但一旦进入系统,要不就是被拒绝,要不就是录入后给今后工作带来一系列的麻烦。因此标准化和规范化,是信息化管理的基础的基础。

  (2)建立票据即日录入制度,做到业务日清日结,以保证数据录入的及时性。

  (3)建立严密的内部审核制度,以保证初始数据录入的规范性和准确性,减少数据录入的差错率,因为输入的是垃圾,输出的也必定是垃圾,这样不但不会给管理带来效益,同时还会误导企业的经营决策,给企业带来难以估量的损失。

  (4)健全科学的分工和各流程相互牵制的内部控制制度,以保证整个系统的规范透明运行。

  四、统一规划、分步实施,把握整体思路,找准信息化实施的切入点,稳步扎实地推进管理信息化

  管理信息化不只是在企业内建设一个局域网,通过计算机网络可以在电脑上查查资料、看看文件等,这些只是最基础、最简单的电脑应用,根本还谈不上是什么管理,充其量只是手工劳动在电脑上的翻版,这并不是管理信息化的目的和本质。管理信息化的目的是要把企业的管理思想融入到系统中,使企业完全掌控企业的人、财、物情况,实现物畅其流、财尽其利、人尽其用,所以信息化管理是一项系统工程,是一个企业高层高度关注的投资项目,不能急于求成,也不可能一蹴而就,它需要整体规划、分步实施,制订切实可行的信息化实施方案,并找准信息化实施的突破口,一步一步扎实地向前推进。

  在实施信息化之前,企业首先应清楚实施信息化管理的整体思路,把握住信息化系统的管理思想,摸清企业现有管理模式下企业管理的瓶颈和存在的问题,明确今后企业管理转变的方向,并对预期的新的管理体系要有清晰的认识。在把握企业信息化整体思路之后,就可以按照效益与实务互利、先局部后整体的原则,结合企业实际,走勤俭信息化之路。具体可分以下几步走:

  第一步,建立以财务为核心的财务信息化管理系统,把财务管理信息化作为公司信息化管理的切入点,一步一步地引导和推动其他管理环节逐步实现管理信息化。之所以把财务作为信息化的突破口,主要是因为财务是全公司的数据中心,公司生产经营情况最后各部门都需归集到财务;先中心,后局部,有利于信息化建设的推进,不会因为一个分支系统的失败而影响整个系统的推进和运行。只要第一步走好了,以后各步就有经验和信心了。

  第二步,建立以存货管理为中心的供、销、存供应链管理系统,实现供应链的信息化管理。

  第三步,建立以生产控制为核心的生产、成本管理系统。

  第四步,建立以工艺技术为中心的科研开发系统。

  第五步,建立电子商务网络系统,实现企业内、外部信息资源的共享,全面实现企业信息化管理

  五、选好信息化系统软件,找准系统实施咨询队伍

  现行市场流行的软件很多,关键是要找准适合本企业管理发展需要的软件。软件选择适当,不但可以节约大量资金,而且可以防止以后的各种后遗症;同时软件的选择还要注意国家有关法律法规的规定以及各业务部门的专业需求。所以软件的选择一定要慎重,要经过仔细的斟酌和考虑,它是信息化实施过程中的重中之重,许多企业信息化不成功,就是在软件的选择上走了许多弯路。软件选好后,另一个因素也不能忽视,那就是软件实施的技术咨询服务队伍。因为一个具有极强能力的技术咨询服务队伍,哪怕是实施一个并不怎么好的软件,他们也能运用自己的知识和能力,让这个软件发挥到极致,并产生巨大的管理能量。所以,系统软件和技术服务队伍的选择都不能有半点马虎,否则会事倍功半,甚至会劳民伤财,无功而返。

  六、注重人才的培养,积极开展后续教育培训工作,为管理信息化建设培养大批复合型人才

  人才是企业信息化管理成功的关键,信息化方案的引进和启动只是信息化项目的开始,接下来的实施应用过程,才是信息化最难啃的“硬骨头”。外部软件咨询顾问是必需的,也是不可少的,但其不可能长期留在一个企业,随时解决系统运行中出现的各种大大小小、鸡毛蒜皮的问题,所以企业只有挖掘和培养自己的人才,消化并落实执行方案,才是企业信息化系统长期有效运行的保证。因此企业必须得培养大批属于自己的复合型人才,依靠别人是维持不了多长时间的,而且培养内部人才,不但成本低,人员使用无磨合期,而且还有利于企业内部形成岗位成才的良好风气,有利于调动职工积极性,增强企业的凝聚力。因此,挖掘和培养企业内部人才,是企业信息化正常运转的有力保证。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。