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企业培训师观点:中小企业信息化需注意财务管理

企业培训师吉宁 2015年12月12日 企业培训师观点

谈到信息化在企业管理中的应用,我们往往会聚焦于那些知名的大型企业,然而,今天的预备队,可能就是明天的生力军。众多的中小企业,在推动中小企业信息化管理的普及与应用方面,扮演着非常重要的角色。

  有活力、经营灵活、发展快速是中小企业的优势,但同时,由于中小企业在人才、技术、资金等方面处于劣势,常常在追求销量与利润的同时,忽略了财务管理、风险控制的作用,这也是阻碍中小企业持续发展的重要问题。

  现状

  我国中小企业信息化在财务管理方面的现状不容乐观,表现在:

  一、对财务管理的重视不够。在中小企业中,投资者往往就是经营者,使得很多经营者只注重生产管理和业务开拓,对财务管理并没有加以重视,无法从财务资料中获取重要信息,使财务管理处于被动状态。

  二、企业财务制度不健全,财务核算不规范。企业没有建立统一的核算体系和规范的财务制度,使财务核算流于形式,没有发挥财务内控与防范风险的职能。

  三、财务管理基础薄弱,管理手段落后。多数企业仍停留在会计电算化甚至手工核算阶段,财务与业务系统信息不能共享,不能集成,造成重复劳动,也丧失了财务对业务过程的监控作用,财务对企业经营系统的分析、评价、考核作用也没有充分发挥出来。

  在中小企业信息化中出现上述问题的原因时,大部分中小企业的会计账目异常混乱,经理人无法获得及时有用的财务信息,影响了决策的客观性和及时性,具体体现在:

  1.财务管理被动滞后,经理人缺乏财务知识。一些企业单纯追求短期经济效益,经理人只注重生产管理和业务拓展,未能对财务管理加以重视,经理人缺乏应有的财务知识,甚至看不懂财务报表,财务策略上的严重失误,直接导致了一些企业危机的产生。

  2.财务管理没有从经营全局出发,仅从财务角度看问题。由于科层制管理模式的影响,一些企业各部门间存在信息壁垒,会计核算体系的设计不考虑业务管理的需要,许多经营控制点的财务监督职能缺失,财务对经营的指导和控制形同虚设。

  3.财务管理目标不明确。不少企业缺乏明确的方针战略,忽视长远利益,被一些短期投资行为左右,造成经营决策的失误。

  4.财务管理制度体系不完善。企业没有建立统一的核算体系和制度,财务决算流于形式,甚至有些企业为了短期利益,不惜违反财务制度,做假账。

  5.财务管理基础薄弱,管理手段落后。财务与业务系统信息不能共享、集成,造成重复劳动,财务信息不能发挥对企业经营系统的分析、指导、评价、考核的作用。

  内控

  当前,内部控制、风险管理等问题得到越来越广泛的关注与重视,然而,这个话题似乎是大型企业专属的。其实,与大企业相比,中小企业的抗风险能力更弱。只是因为很多中小企业的民营性质,使得经营者更重视业务拓展和短期经济效益,企业内控、风险管理没有得到应有的重视。同时,中小企业的竞争更加惨烈,客观上要求企业以高质量、低成本的产品,以及快速、准确的营销策略去应对市场的变化,因此企业在运营过程中,必须控制进度、控制质量、控制成本,同时吸引并留住客户。
中小企业的内控问题,主要集中在三方面:

  其一,效率降低,内部流程出现问题,具体体现在:客户信息、价格信息外流,造成商业机密流失;采购价格、销售价格混乱,导致企业运营成本高、利润低;内部各部门协调沟通不畅,造成效率低下,客户订单交期延误。

  其二,资金周转出现问题,包括应收账款管理不善,导致坏账过多,账期过长,企业资金压力大;因无法对目前和未来各个时期的资金状况进行准确预估,导致盲目接单,现金流中断,或因为过于谨慎而失去生意机会。

  其三,库存资金积压,陷入库存积压、呆滞商品物料过多,导致资金占用无法正常运转的恶性循环。

  方案

  提升工作效率和客户满意度,加强管控。

  根据用户企业管理要求,量身订制业务流程和业务单据、业务报表,保证使用效率;通过自动化业务管控(价格、信用、库存)和自动化财务核算(成本、应收应付),加快各个环节处理效率,并提升中小企业信息化管控力度;通过有效的信息共享,同时兼顾信息保密性,加快部门间沟通效率;通过预警、待处理业务自动推送,积极应对紧急任务,高效处理日常任务。

  管理应收应付款项,作好资金预测。

  通过有效信用管理(业务员信用、客户信用)、信用预警、信用提示,有效减少坏账;只要货品收到、发出,在中小企业信息化中,都可以考虑在应收应付范围内,更加精准地对应收应付进行预估;通过灵活的结算政策和收付款期限控制,准确预测未来各月往来资金状况。

  管理库存水平和成本。

  加强中小企业信息化建设,准确核算库存成本,为经营者提供实时库存成本,避免因财务核算延迟而导致的成本信息不及时;提供库存可用量查询(含在途量、在订量等),准确监控库存未来状况;通过最低库存、最高库存、可用量控制来严格控制企业库存数量与收发货管理。

  提供管理信息,辅助决策。

  重视中小企业信息化的财务管理,提供多维度的管理报表,帮助企业经营者迅速了解经营状况,辅助决策。

  财务总监应该处理好财务管理风险。现代意义上的财务总监是公司重要的战略决策的制定者和执行者之一,是穿插于金融市场和价值管理之间的不可或缺的角色。随着全球经济一体化进程的深入,传统的财务管理知识已远远不能适应现代企业的需要。当今的财务管理人员及企业经理人,不仅要遵循某些传统的原则,还必须了解瞬息万变的资本市场及财务管理发展趋势,并掌握最新的策略与技术,以便高效地完成工作,给企业所有者和股东们提供强有力的利益保障与支持!

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About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。