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企业培训师观点:企业制度建设的“3步曲”

企业培训师吉宁 2015年12月12日 企业培训师观点

说起制度,人们并不陌生。国有国法,家有家规,对于企业,同样离不开规章制度。可以说任何一个企业,都有着自己一整套的制度。通过加强企业制度建设,可以规范员工行为,使各项工作有章可循,提升管理效率,从而形成良好的企业文化。

  企业的每一项制度在制定的时候,一定有其产生的背景和内涵,明确了应达到什么目标,要解决什么问题,能产生什么效果。但随着企业的不断发展,有的制度和已经改进的管理模式不相适宜,执行起来也没有了最初的力度,甚至还可能会出现存在于制度之外、不能进行约束和限制的情况。这就要求我们,对已不适宜的制度,结合实际情况进行修编,让存在问题的制度“去腐生津”,发挥作用。如果将已不适宜的制度看作是病人的话,那么企业制度建设可以分为:给制度诊脉、为制度下药和让制度生效“三步”走。

  企业制度建设第一步,给制度诊脉。

  给制度诊脉,首先要了解企业现状。每个企业都有着自己的根本宗旨,每个阶段都有着不同的中心任务,这就要求所有的制度都应该紧紧围绕企业的根本宗旨和中心任务去编制、执行和维护。因此,应根据企业当前、近期以内的需要,来理清“制度脉络”。就是要清楚企业究竞需要多少制度来维持?有多少制度就可以让企业健康运行?就能解决企业需要解决的问题?然后根据理清的“制度脉络”来进行论断。

  给制度诊脉,要讲究方式方法。给病人看病有“望、闻、问、切”等环节,给制度诊脉也是如此,要“摸、排、理、修”。就是要结合实际情况,通过深入调研、摸清底数、对比排查等方法,看制度的有效性是多少,执行起来有何难度,内容上是否存在交叉,管辖界限是否含糊不清,执行部门是否存有疑问或责任不到位等情况。随后,再理清思路、修订修编。

  给制度诊脉,要有客观公正的态度。不“怀疑一切”或“否定以往”,而应客观地分析哪些部分是有效的(或者说是健康的),哪些部分已经无效(也就是没有了机能),甚至还有可能是制约企业发展的。当然,对于已完成“使命”、没有存在必要的制度,应该将其淘汰、废除;对于存在漏洞、缺陷的制度,如果还要延用则需要进行修订;对于面临新情况、新任务,则需要建立新制度。在对制度理清之后,就要对症下药、开处方了。

  企业制度建设第二步,为制度下药。

  首先,要确定标准。为制度下药,应该有一个健康的制度作为标准来对照。这就要求我们道德应该规范出一个健康的制度应该是什么样的结构,应具备什么效能,确定好文风格式,按照理清的“制度脉络”,进行责任分工、修编制度。

  其次,要深入调研。修编制度最重要的依据就是客观事实,偏离了现实的制度是“空中楼阁”,再完美也不可落实。因此,修编制度前,要走群众路线,广泛征求群众意见,多方面开展调研。让制度在制定时,就得到群众的认可,在执行时,更让群众满意。这样的制度执行起来,也就更顺畅、更具有可操作性。

  第三,要全面沟通。制定人在按照责任分工修编制度时,应该从企业的角度去思考,以企业宗旨为中心,不能只考虑本部门的责任和利益;当制度涉及多个责任部门时,还要考虑好制度的衔接。这就要求,制定人要对上、对下、对内、对外多方面了解信息和掌握情况。制度在初步制定后,制定人还要反过头来,再次在群众或代表性部门中征求意见,与相关的责任部门进行沟通,让制度上、下、横、纵都处在脉络畅通之中。

  第四,要层级审核。为避免制度的交叉,应该执行层级审核制度,最后,由企业高层领导统一把关审核。为方便审核,各项制度在修编或新建时,可附“简要说明”,说明制度进行修编或新建的原因,说明依据(出处),主要解决什么问题。这样,对制度再次修编或探讨时,可以作为参考内容。

  企业制度建设第三步,让制度生效。

  对制度进行修订的过程非常重要,但是对于修编一个新的制度体系关键还是要落实。

  落实制度可以重点从以下四个方面去抓:一是抓好领导作用。“群众看领导,一级看一级”,在群众眼睛中,领导的行为反映着对制度的执行。“身教胜于言教”,领导对制度的重视,以身作山则,带头执行,一定能有效推动制度的贯彻落实;二是加强宣传。修编后的制度出台后,对于企业员工来说,接受制度是需要一个过程的。这就要求企业对制度的出台进行细致地解读和广泛宣传,通过教育和沟通,让广大员工尽快地适应新制度,遵守新制度,按新制度的要求规范行为,从而推动企业制度建设;三是强调责任。对责任部门强调“履职尽责”,对执行不利的部门要严格考核。涉及多个责任部门时,要综合考虑执行力,不能强此薄彼,避免制度在执行过程中呈现力度不均;四是加强维护。虽然此前反复调研、征求了意见,但是究竟能否让新制度“落地生根”,还要看执行情况。所以,要加强对新制度的观察与维护。主要是制度的合理性、可操作性、适宜性,一旦发现制度仍存在缺陷或漏洞,应立即进行调整、补救和矫正,以保证执行制度的实效性。

  通过以上诊断、下药、生效的“三步曲”,基本上能让企业制度建设形成一个良性循环。通过企业制度建设,可以形成良好的企业文化,提升企业的管理效能,提升企业的核心竞争力,从而促进企业和谐、持续发展。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。