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企业培训师观点:企业档案信息化系统目标及实现分析

企业培训师吉宁 2015年12月12日 企业培训师观点

  长期以来,档案工作重要的保管功能也一直使档案工作处于一种相对封闭的状态,而档案的利用功能显得更为微不足道,以致于给人们造成了一种误解,认为档案工作就仅仅是保管或收藏。随着信息技术的迅速发展,人们很快意识到,加强档案信息化建设对提升馆藏档案利用价值具有重要作用。

  企业档案信息化是指在企业档案管理活动中,全面应用现代信息技术,对企业档案信息资源进行有效采集、管理和提供利用服务。从系统原理、控制原理的角度来说,企业信息化系统应包括以下环节。

  一、企业档案信息化管理系统的目标

  档案信息是企业原生信息源,随着经济发展其重要性正日益凸现出来;而计算机及网络技术的迅猛发展和广泛应用,使信息获取和传递方式都发生了根本性的变革。在对传统管理模式进行扬弃的基础上,档案部门通过网络及时、准确地向企业各业务部门提供以有效的数字信息为主要形式的档案利用服务,在真正意义上实现档案管理工作为企业经济利益最大化服务,是企业档案信息化系统的最终目标。

  二、全面系统采集有效信息是保证系统目标实现的前提

  为实现企业档案信息化建设的目标,应建设一个档案信息资源丰富、现代化水平较高的档案管理体系,形成涵盖企业生产、研发和市场等领域的信息应用系统。在信息采集方面,该系统应能够实现信息的全面、自动、实时采集。档案工作人员应根据完整性、准确性、适应性等标准及时对系统自动采集到的信息进行鉴别和筛选,将其中应作为档案永久保存的部分,交由档案信息化系统自动批量地提取档案著录项,标引出分类号和主题词,并将文件保存在相应的档案信息数据库中,至此一份电子档案正式形成。

  三、准确加工处理信息是保证系统目标实现的基础

  未经加工处理的档案信息,要么偶尔发挥极其有限的作用,要么终年沉睡在档案数据库中不为人知,在真正意义上实现档案信息化建设为企业经济利益最大化服务的功能更是无从谈起。因此,只有从企业信息化工作的完整意义出发,针对一定题目,对分散无序的信息进行加工,使之有序化系统化,才能实现系统的最终目标。

  这里所说的分散无序的信息是相对而言的。虽然对系统自动采集的信息进行鉴别以决定是否可以作为档案永久保存时,已依据信息的完整性、准确性、适用性进行了筛选;但这种筛选是针对单个的、具体业务活动而言的;而针对档案数据库整体内容考察,就会发现很多信息在内容或结构上还处于无序状态,给信息有效利用带来诸多不便。也就要求档案人员对信息进行进一步的加工和有序化整理,以提升信息密度和传递速度,为企业经济技术决策提供可靠的依据。

  四、多形式输出档案信息是保证系统目标实现的关键

  在企业信息化系统中,全面系统采集有效信息,并对其进行必要加工,主要是为实现信息的有序化存贮;换而言之,是为实现系统目标做好准备工作。至于系统目标的实现关键还在于:以何种方式不失真不滞留地将档案信息输出给广大用户。

  1、开展广泛的档案信息网上借阅服务

  现代信息技术的应用,可以方便快捷地满足利用者对档案信息的需求。以研究院档案管理工作为例,档案部门可在局域网上设立档案信息网站,并建立用户界面友好的查询系统,完成档案的查阅。对于外部用户,可引导其浏览本站点信息,并为用户方便地索取档案信息提供技术保证,以期扩大企业社会的影响和提升企业知名度。对于内部用户,根据用户权限,以数字化的形式通过局域网为企业各业务部门和广大科技人员提供必要、及时、可靠、大量的基础性原生档案信息,满足各部门日常工作自动化过程对信息的需求,为各部门的信息开发利用工作提供基础条件,充分实现档案信息共享,并对整个企业的信息化工作起到支撑作用。

  经过系统内部对信息的准确加工和处理,档案部门根据借阅者权限在网上为其提供实时借阅服务,应是十分准确和快捷的。通过用户全方位、大面积、频繁地对档案的查阅,一是活跃了整个档案工作;二是档案信息充分发挥了其在企业经济建设中的作用,促进了企业生产经营活动、科学研究活动、基本建设活动的发展;三是通过用户与档案信息的频繁接触,企业领导和广大职工的档案意识会不断增强,档案信息化工作的发展可得到更为广泛的支持。
2、举办网上档案展览

  以研究院为例,可以根据以往举办实物档案展览的经验,通过内部局域网,举办网上档案展览。运用多媒体技术全面展示馆藏档案的内容及构成形式,让基层科技人员根据特定专题自己去挑选、阅览所需档案信息。网上展出的档案信息可以按专题组织,是较为集中、系统的材料。在内容上,具有先进性和代表性;在选材上,依据展出的目的不同有所差异:如主要是为科研、生产服务和以宣传教育为目的的展览,可以利用档案信息的真实性和原始性的特征,充分表明档案信息在研究院发展中所起到的重要作用;主要是为科技交流和科研、设计成果转让服务的展览,可以选择技术上有先进性和适用性的档案信息,表明交流和转让的科技成果是先进的、具有一定经济效益的。举办网上档案展览,不仅可以活跃档案工作,而且可以实现档案信息管理工作由半封闭向开放式的转变。

  3、注重档案信息咨询服务

  咨询服务是档案人员根据利用者的需求,以馆藏档案信息和有关知识,帮助利用者解决难题的一种智能服务。与网上借阅和展览相比而言,咨询服务对档案人员的要求较高,他们不仅要具有丰富档案知识,还应具有一定的科技知识;此外,承担此项工作,还要求档案人员要认真负责,谨慎从事。对于咨询的问题,应经过反复比较论证得出结论;对于涉及政策、权益、机密的咨询,应准确处理好保密与利用的关系。

  五、加强反馈控制,是保证系统目标实现的手段

  根据控制原理,企业档案信息化系统的信息反馈,是指信息化系统输出的档案信息,经过与外部环境作用后,其输出效果返回档案信息化系统,并由此引起系统各项工作内容、规章制度的调整,以期更好地实现系统目标的过程。反馈控制的基本过程如下:

  1、搜集反馈信息

  全面准确的反馈信息是实现反馈控制的首要环节。反馈信息获取渠道如下:一是建立利用情况网上登记制度。通过技术手段,可以及时记录有关利用者对档案信息的访问情况;而通过建立严格的利用效果登记制度,档案部门可以系统、全面了解利用者查阅档案材料的具体效果。二是深入基层随机走访用户。档案人员经常不断地深入基层,向广大用户直接了解利用档案信息产生的效果、对各种提供利用方式的满意程度及对档案部门各种规章制度的意见和建议等,可以搜集到更加准确的反馈信息。三是定期向用户发放利用情况调查表。定期通过内部网络发放利用情况调查表给那些因为工作关系不能经常留守在岗位上的员工,可以搜集到利用情况登记及随机走访过程中,难以搜集到的反馈信息。

  2、对积累的信息分析整理,宣传档案信息化工作取得的成绩,总结存在的不足并提出整改措施

  搜集齐全的反馈信息,对企业档案信息化系统进行不间断的反馈控制的目的在于:使之真正成为保证系统目标实现的有力手段。对于系统从各种渠道搜集来的反馈信息,经过不断积累达到一定数量后,反复对其进行分析研究可以发现,反馈信息大致分为两类,一是通过档案信息化系统利用有关档案信息后产生了经济和社会效益,对于此类反馈信息应选择其中有典型意义的实例大力宣传;二是用户对档案信息化系统的意见或建议,对于此类信息经过认真地分析可以发现,用户意见较多的方面正是信息化系统存在的薄弱环节,应有针对性地加以改进。

  3、对反馈工作定期总结,使其自身不断完善,从而保证系统目标顺利实现

  随着企业进一步走向市场,档案信息参与科研生产经营活动程度不断提升,档案部门应把档案信息化系统中的反馈控制,与企业各职能单位的职能控制有机地结合起来,并为这种职能控制提供必要的条件和良好的服务。这就要求档案部门必须定期对反馈控制工作加以总结,如反馈信息搜集是否齐全准确、定期分析整理是否客观全面、对档案信息化工作中的典型事例宣传力度是否足够、对于不足的整改措施是否有效,以便对档案信息化系统的反馈控制工作加以控制,以消除系统反馈控制执行中的误差,保证实现系统预期目标。

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About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。