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企业培训师观点:加速企业会计信息化进程探析

企业培训师吉宁 2015年12月12日 企业培训师观点

在人类进入21世纪之后,由现代信息技术所引发的信息化浪潮席卷全球,信息化已成为现代化的标志。党的十六大指出,实现工业化是我国现代化进程中艰巨的历史性任务,而信息化是加快这一进程的必然选择,因此必须坚持以信息化带动工业化,走出一条新型工业化道路。要实现这一目标,就要求每个单位跟上时代前进的步伐,开发出高效的信息系统,使信息得到及时、有效的获取。会计系统作为管理系统的重要组成部分也必须实现信息化,这是时代发展的迫切要求。

  一、会计信息使用者的需求是会计信息化的客观要求

  会计作为反映和监督一个单位经济活动的工具,要向各种财务信息使用者及时提供真实、有效的信息。满足会计信息使用者的信息需求是会计产生和发展的动力与灵魂。围绕这一要求,从20世纪90年代以来会计工作经历了电算化的迅速发展与普及过程,但这时主要是以代替手工核算和减轻财务人员重复劳动为目标,让会计人员从机械劳动中解放出来更多地从事管理工作,此时的信息传递是一种单向的传输模式,没有或很少考虑到信息的实时性与动态性,显得效率低下,对外披露的信息常常落后于形势的发展变化,许多公开发布的信息同现实情况相比已大不相同了。因此,如果会计不能实现信息化,仅停留在减轻内部工作强度、满足内部财务管理的层次上,即使实现了财务部门内的网络化,也只是一个封闭的系统,是一个在信息时代中的信息孤岛,导致会计信息披露时间滞后,成本过高,会计信息失真等,不能顺畅地与外部相关部门进行信息沟通。这种状况已远远滞后于信息时代的要求。信息时代的信息传递是一种双向选择的模式,要求做到资源高度共享,任何潜在的信息使用者都能方便地获取相关会计信息。会计电算化作为信息化建设的初始阶段,当其发展到一定阶段,会计信息化的建设自然就提上了议事日程,这是历史前进的迫切需要。

  二、网络技术的飞速发展为会计信息化提供了坚实的物质技术基础

  计算机网络的产生与发展是计算机技术和现代通信技术紧密结合的产物,是现代社会信息化、计算机资源共享等的迫切需求积极推动的,从20世纪60年代末到现在短短的几十年时间,它经历了由小型计算机互联形成的网络到全球网络互联(Internet)的发展阶段,网络的硬件与软件已发展得非常稳定与成熟。无论是几个人组成的工作组还是大到全球范围的互联网,都可以根据需要进行信息传输或资源共享。既可以组建实际的局域网,也可以利用互联网平台来搭建本单位的虚拟网。企业会计信息化就是基于现代信息技术平台,反映会计与现代信息技术相结合的,高度数字化、实时化、动态化的会计信息系统;是将会计核算资料作为管理信息资源,运用计算机、网络技术对会计信息进行加工整理、存储与应用,建立起满足现代管理要求的、开放的、高度共享的会计信息系统。这是现代社会不断发展和信息技术革命的必然产物,也是会计工作不断进步与发展的需要。

  三、会计信息化是增强财务透明度、提升会计信息真实性的要求

  会计信息失真在我国目前仍较严重,它的形成有多种原因,包括产权制度不清、内外监督机制不健全等,但不同的信息需求者对信息获取的不对称性是其产生的一个重要原因。会计信息化可以作为一种从手段上进行防范的工具,国家可以通过制定相应的强制性信息发布制度要求企业必须定期公布有关数据,使信息使用者通过网络动态地获取除按规定必须保密的会计信息之外的信息,实现会计监督的群众性与广泛性。单位内外各个部门都可根据授权通过网络访问相关信息,或自由组合出自己需要的信息,增强自我判断的能力,不仅能提升财务透明度,还能促使单位财务管理水平提升,保证会计信息的真实性,最大限度地发挥会计反映与监督职能。

  四、会计信息化发展中应当注意的问题

  1.会计信息化的发展应当非常关注网络的安全性。由于网络的开放性,财务信息的收发双方都有对于数据真实性、安全性、能否正确发送及接收的担心,要求保证财务数据不被偷窃、非法修改及泄密。因此必须建立健全网络环境下的内部安全控制体系,如建立防火墙、保持防病毒软件的及时更新,利用ID号及密码验证来阻止非法人员侵入系统等,尽量减少由于内部人员的道德风险、系统运行风险、病毒或黑客攻击所造成的损失。实际工作中可以采用双服务器的配备,一台用于财务部门内部处理业务,另一台用于网上查询,相互之间仅定期开放通道,传输数据,以确保财务数据的绝对安全,防止不必要的信息泄露和人为破坏。

  2.针对会计人员应用网络水平参差不齐的情况,广范开展会计信息化知识的培训。要求会计人员能够熟练应用网络,能排除可能出现的一般网络故障,使会计信息化落到实处。

  3.选择好适用的软件产品。目前市场上的财务软件很多,但每种软件都有其侧重的单位群体,要根据本单位的性质、职工接受的程度及将来发展的方向来选择适当的软件,不宜贪大求全,选择最先进的产品,反而可能带来负面效应。

  4.建立健全会计信息化管理制度。正确划分每个工作人员的权限,并提升会计人员对会计信息化的共识,认识到信息化是一种趋势,共同参与对当前实行的管理制度进行分析、清理,对不符合新形势下的制度要及时修订更新。

  5.加强会计档案的管理。对数据的安全性保持足够的警惕,电子数据要定期进行备份,并保证在不同的地方复制二份,作为档案保管。

  

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。