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企业培训师观点:建筑企业信息化发展新趋势协同商务分析

企业培训师吉宁 2015年12月12日 企业培训师观点

一、建筑企业信息化发展新趋势协同商务

  (一)企业信息化发展的三个阶段

  美国GartnerGroup咨询公司对企业信息化发展作了三阶段划分:

  第一阶段,内部企业信息化应用。主要是以ERP为代表的单个企业内部的应用。ERP是面向交易的管理,通过重组企业业务流程,帮助企业实现了管理的规范化和标准化,并且加速了财务统计等业务。但是由于受IT技术发展的限制,原本是解决企业供应链管理的ERP系统,难以突破不同企业之间的组织边界,企业之间难以通过信息的有效沟通,协同对市场作出快速反应。即使是在跨地区经营的企业内部也往往由于系统运行成本过高而难以进行企业一体化应用。因此,ERP系统不得不退居为一个企业内部管理系统,帮助企业内部实现资金流、物流与信息流的一体化管理。

  第二阶段,外部企业信息化应用。由于Internet的问世和普及,电子商务成了信息技术的主流应用。这一阶段基于Web技术的ERP系统为企业跨越组织边界、跨越地域限制,从而为企业真正实现供应链管理提供了可能。这时的ERP系统主要分两个方向向外扩展:(1)基于Internet网络的采购管理,实现企业与供应商之间的网上采购业务管理,包括网上采购、竞购与拍卖和反拍卖等。(2)客户关系管理系统CRM,其定位手产成品的整个营销过程管理,包括市场活动、营销过程与售后服务三大环节管理。

  第三阶段,协同商务。在“新经济”时代,企业界和IT界已寻求到一种比B2B更好的运作模式协同商务。

  (二)协同商务的涵义与特征

  协同商务(CollaborationCommerce)的概念是由美国著名的IT咨询机构GartnerGroup公司于2000年提出的,它认为协同商务是一种允许企业内部、企业与其合作伙伴之间,或者商业社区(CommerceCommunity)的参与者之间协同交互的新型商务模式,其主要特点是以Internet等新兴技术为实现手段,在企<优麦电子商务论文>业内部不同部门、不同层次,以及企业与企业之间进行广泛合作与交流,最终通过改变业务经营的模式与方法,达到资源最充分利用的目的。

  GartnerGroup对协同商务的定义为:“一种激励具有共同商业利益的价值链上的合作伙伴的商业战略,它主要是通过对于商业周期所有阶段(从产品研发期到最后的分销阶段)的信息共享来实现。”这一定义非常清晰地阐述了协同商务的基本思想:第一,协同商务是一种商业战略,谋求共同的商业利益是协同商务的目的,也是企业能够建立稳定的协作关系的基础。第二,信息共享是协同的主要途径,也是协同商务的核心。GartnerGroup甚至认为协同商务为21世纪第一个五年中发达国家信息技术的主流战略。究其原因,协同商务能确保企业决策的准确和整体运作的高效率,尤其适用于合作制造环境。

  从以上的定义中,可以总结出协同商务的两个主要特征:(1)跨部门、跨企业的信息系统整合。协同商务强调跨组织间的流程整合,通过共享关键的信息资源、知识,协调整个虚拟联盟的关系,通过企业间的协作,使得组织利益最大化。协同商务不仅意味着要将企业内部各部门之间联系起来,而且要将企业的合作伙伴、供应商、服务商等客户之间联系起来,形成商务协调动态联盟,使企业可以快速地建立企业对企业、企业对内部雇员的信息集成系统,从而构成互动、公平、双赢的局面。(2)虚拟性。与传统的信息集成系统和电子商务相比,协同商务更加倾向于虚拟企业的概念,它强调不同的企业为了完成特定的任务,在很短时间内组成临时联盟,通过知识、技术和信息的共享,进行电子化的协作。协同商务能帮助企业同其关键的交易伙伴们共享业务流程、决策、作业程序和数据,共同开发全新的产品、市场和服务,提升竞争优势。相对于ERP着眼于企业内部的资源共享,协同商务则更关注企业内外交易各方的同步作业。

  (三)协同商务对企业发展的重要作用

  1促进企业内部协同,推动企业内部管理发展。

  企业内部协同包括各部门之间的业务协同、不同的业务指标和目标之间的协同以及各种资源约束的协同。在协同商务系统中,人力资源和工作流程模块是强相联的,统一协同调配为企业的运作服务;各职能部门是强相关的,协同工作才能使企业顺畅运转。此时协同商务系统可以从财务、销售、采购、物流、供应链、网上销售等应用系统提取各类数据,进行分析加工,将企业不同时期开发、分散在不同的软硬件平台上的信息系统整合,提供高度的信息透明度与实时性。然后根据设定的工作流,发送给各有关部门或人员,管理人员可随时了解整个企业的运作。

  2促进企业外部协同,推动企业之间的互利与发展。

  外部协同是指在行业价值链中,上下游企业间的协同。企业信息的提供者也是需求者。Intemet技术的成熟,使协同商务平台能够将企业内外部各种相对分散、独立的信息及应用无缝地集成到一起,实现信息共享和直接的数据交换。需求者各取所需,强化了企业间的联系,形成共同发展的生存链。这种完全基于Web的浏览器/服务器结构,可随时随地访问系统,整个企业可以跨地域、跨时间地在一起协同工作。决策者及业务部门可实现跨企业的联合运作,促进企业业务发展,企业的视野可从事务性和技术性的角度提升到经营模式的高度。

  3实践证明,核心企业通过协同商务实现了企业与供应商之间的双赢。

  协同商务提升了企业对市场需求的响应速度,降低了满足客户个性化需求的总成本,提升了产品质量和降低了库存,减少了不增值的管理成本。而处于供应链中的提供配套产品和服务的中小型企业,通过协同商务与大企业长期合作,可提升自身的管理水平。
(四)建筑企业协同商务的主要内容

  协同商务包括:(1)企业内部的协同。即要求企业有Intranet,在此基础上,实现网上采购、销售、考勤、资金预算、奖金准备、人力资源管理等方面的协同。(2)企业与供应链的协同。这是指企业与产品或信息从原料到最终消费者之间的所有环节的协同,包括企业与供应商、配送中心以及零售商的协同。它要求企业有个对外的接口,即Extranet。企业在网上浏览经营信息,完成网上询价、网上出样、网上签订合同、网上交易等活动,以实现降低外部采购与销售成本,提供及时有效的信息,以销定产,提升资金周转率。(3)企业与社会相关部门的协同。真正要实现商务的企业信息化和协同化,企业要与社会相关部门协同工作,还要以全社会的企业信息化为基础,通过网上银行结算、网上保险、网上报税、网上审计等,利用统一的资源,保证数据内容和格式的一致。

  建筑企业区别于其他行业最大的特点在于:企业下级分公司众多,而<优麦电子商务论文>且分布在全国各地,有的甚至在偏远的山区,这给企业内部信息交流带来了很大的困难;此外由于企业合作伙伴众多,信息量很大,业务合作困难。因此对建筑企业而言,其协同商务的主要内容包括:

  (1)物资采购协同。在建筑企业的施工项目中,物资材料在成本中占有相当大的比重,一般都在70%左右。因此物资采购管理的好坏对项目管理起着十分重要的作用,它不但关系到项目质量的好坏,而且与企业项目成本和利润直接相关,甚至还影响到企业综合竞争能力。这就要求企业必须建立一个基于全国、甚至全球的材料市场信息平台,加大对材料市场信息的协同力度,提升企业的市场反应能力,降低企业成本。

  (2)项目施工协同。在整个建筑企业的商务环节中,项目施工是企业的一个重要环节,其过程也比较复杂,涉及工程质量、进度、材料、分包、劳务、合同变更等多方面,如果以上这些因素都是孤立的,信息不能及时共享,那么很难保证整个项目的顺利完成。因此项目对信息的满足程度将直接决定企业的生存力与竞争力。

  (3)业务流程协同。现代建筑企业的管理有个重要的变革因素,那就是业务流程的变化。业务流程的变化往往导致管理模式的变化。而传统的建筑管理模式忽略了对先进的、科学的业务流程的借鉴。不能及时调整现有管理过程中不合理的部分,而协同商务能有效地对企业内外部业务流程进行整合,极大地提升了企业业务处理速度与效率。

  二、我国建筑企业信息化现状及存在的主要问题

  (一)我国建筑企业信息化现状

  随着建筑企业经营范围的扩大以及企业集团化的不断发展,传统的经验和管理方法已经越来越不适应现代化建筑企业的基本要求,因此从20世纪80年代开始,信息技术在建筑企业中的应用不断发展。从计算机的应用,到单个行业软件的应用,再到企业资源计划管理(ERP)的普及等,这个过程反映了我国建筑企业信息化整体水平在不断提升。而企业信息化水平的提升,使企业的综合管理能力不断加强。近几年来,集成性的行业系统软件在建筑企业中得到了广泛的应用,这种集成系统主要包括以下几个方面。

  1以日常业务处理为主导的办公自动化系统。

  该系统的主要功能是对企业内部职能部门进行有效的管理,通过系统来记录每天发生在每个部门、每个职员身上的事情,然后由计算机进行汇总和处理。从而将各职能部门事务管理中的信息汇成信息流,形成有效的信息资源,供企业内部共享。如中国建筑工程总公司的管理信息通用平台,其主要模块包括:日常管理、信息发布、电子邮件、个人信息、公共信息、会议管理、公文管理等方面,这种类似于办公自动化的集成化系统大大提升了企业的办公效率。

  2以工程项目管理为核心的项目管理系统。

  该系统涵盖项目管理的诸多方面,从功能模块的设置上来看,此类系统旨在建立全面的项目管理平台,包括项目进度管理、施工过程控制、质量、安全、材料、财务、设备、人事、档案、计量、实验、图纸等方面的管理模块,几乎包涵了项目管理的各个层面,但是由于大多数建筑施工环境不够理想,加上系统的集成有很大的困难,导致各系统的独立性较强、彼此间缺乏数据的横向交流。

  3以市场经营为目标的招投标管理系统。

  该系统的主要目的是对整个市场信息和招投标过程进行管理,主要包括市场信息管理、工程量计算、定额管理、预算报价、标书制作、合同管理等方面。目前在这方面已经有比较成熟的软件,如梦龙软件系列、鲁班软件、清华斯维尔等,而且在很多建筑企业中得到了广泛的应用。
(二)目前我国建筑企业信息化存在的主要问题

  随着信息技术在建筑企业的进一步应用,企业的信息系统已经发生了重大转变,逐步从单个系统的应用,发展到以企业核心业务为主体的系统集成模式,这种转变是建筑企业信息化发展的必然要求。但是,目前建筑企业信息化仍然存在着以下两个主要问题。

  1企业信息化系统的集成度不高,甚至完全独立。尽管在企业内部已经形成了内部的局域网,但是这种系统的集成只是一种应用软件功能的简单叠加,而且这种集成也是以功能为导向,忽略了企业内部业务过程,并没有形成真正意义上的资源与信息共享。

  2企业信息化系统缺乏对外部信息的整合。系统的集成还仅仅局限于内部,并没有延伸到企业的外部。而一个建筑企业在其商务活动中,往往要涉及很多合作伙伴,如合约方、市场监理、银行部门、材料供应商、劳务分包商、设计院甚至企业部门等,如果缺少与外部要素的有效沟通,不仅使企业内部缺少活力,而且将导致企业对市场变化反应迟缓。

  因此如何对建筑企业外部要素进行有效的协调,是当前建筑企业面临的共同问题,而协同商务的企业信息化解决方案可以有效地解决这些问题,这是建筑企业信息化发展的新趋势。

  三、推行建筑企业协同商务应解决的主要问题

  (一)建立建筑企业协同商务层次结构

  结合建筑企业自身特点,可以将建筑企业协同商务分为三个基本层次。

  其中,最底层的企业核心数据存储层的主要作用是把与企业相关的数据变成企业的知识财富,具体功能包括信息的收集、存储、整理、丰富、结构化等;中间层是企业自定义层,主要作用是为企业的内外部系统提供个性化服务,例如权限设置、信息定制、流程优化、信息过滤等;而最外层则是基于角色的web访问层,主要是为协同各方提供方便、安全、无障碍的信息访问门户,具体功能包括信息的浏览、搜索、订阅、查询等。

  (二)建立支持建筑企业协同商务信息化集成模型

  建立一个分布式、开放结构的支持建筑企业协同商务信息化集成平台,其模型基础架构如图2所示。

  建筑企业协同商务信息化解决方案最大特点在于,该集成系统是一个完整的行业解决方案,提供了一整套企业信息建设的功能,它不仅是对现有业务流程的优化,同时也是对企业商业过程的集成。为了对最终用户保持服务的有效性,集成系统提供了持续可用性的功能,并提供了升级能力,以便应付不同客户不可预测的需求。更重要的是,基于协同商务的建筑企业信息化集成系统在提供这些服务的同时,并不需要牺牲已经建立好的、经过测试的、成熟的现有系统,更不是对已经建立的系统的简单替代,而是一个全面的协同集成过程。

  (三)把协同商务列入建筑企业的战略

  建筑企业应为从战略的角度来看待与实施协同商务,而不仅仅将其视为内部企业信息化在企业之间的延伸。在协同商务中的核心企业应该将“实现与上下游合作伙伴的信息共享,谋求更好的合作,用以创造更多的共同利益”列入企业今后的战略,并指定高层全程负责协同商务的项目过程。企业应该与主要的合作伙伴建立联合项目组,对整个项目的目标、范围和方法进行清晰的定义并取得共识,共同承担协同商务的实现。在项目的实施过程中,要不断地讨论和总结各方面的意见和建议,以合作互利为目标构建整个协同商务体系。

  (四)对于建筑企业而言,要有充分的理由说服上下游合作伙伴,共同承担协同商务的建设供应商的配件设计,更好地符合客户的需求。对于下游经销商而言,协同商务的价值在于建筑企业可以及时提供成品的库存乃至生产信息,帮助经销商及时响应客户的需求。而建筑企业则可以从经销商那里及时获取库存信息、客户需求变化信息等,快速调整自己的生产策略。

  (五)把建筑企业内部和外部的资源进行优化整合

  协同商务的关键是使所有可扩展的合作伙伴主动达到在具体业务管理中的同步。信息共享是协同的主要途径,实现企业间的信息共享相当困难。例如,经销商终端的数据采集就是令很多企业头痛的一件事。很多经销商出于商业机密等考虑拒绝提供这一数据,从而使很多信息都无法共享。各方信任的程度是影响信息共享程度的重要因素。而信任的建立,取决于核心企业与各个经销商以往的合作以及信誉,需要不断地沟通以及相应的法律保障等措施才能解决。

  (六)运行协同商务系统必须时刻关注建筑企业的内外环境变化

  协同商务所要达到的最终目的就是协调多个企业之间的关系,在多个战略合作伙伴之间,完成协同开发、协同制造直至协同服务。因此,协同商务在建筑企业中的实施将为企业带来了许多变化和影响,建筑企业必须重新审视企业本身、供应商、合作伙伴,客户与竞争对手之间的关系以及企业内外部环境。同时,建筑企业应当对员工进行相应的培训,传播一种知识共享、协同工作的理念,使员工从内心接受这一理念,适应组织结构的变化。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。