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企业培训师观点:浅谈建筑企业信息化的意义

企业培训师吉宁 2015年12月12日 企业培训师观点

近年来,我国建筑业企业信息化获得了长足的发展,设计企业基本上普及了CAD,3维CAD在施工图设计、建筑方案设计等方面得到广泛应用。大中设计企业CAD出图率达到100%。信息技术的应用极大的降低了建筑设计人员的劳动强度,明显缩短了设计周期,改进了设计质量。

  1企业信息化的前言

  随着市场经济的发展,建筑行业的竞争日趋激烈,传统的管理理念和手段已无法适应建筑业快速发展的要求。在这样激烈的市场竞争中,建筑企业能否为社会提供质量高、工期短、造价低的建筑产品,成为制约建筑企业成败的关键因素。而充分运用信息技术所带来的巨大生产力,提升自身的企业信息化应用水平和管理水平,无疑将成为保证企业成功的重要砝码。

  2建筑企业信息化的意义

  2.1从企业的管理能力角度来看

  (1)可提升企业业务流程的速度,加快信息交流,从而提升企业的管理水平和效率加快企业信息化建设,用现代手段实现人力、资金、物料、信息资源的统一规划、管理、配置和协调,使信息技术与管理业务流程相互整合,使信息网络成为项目信息交流的载体,从而加快项目管理系统中的信息反馈速度和系统的反应速度,提升企业管理效率,对建筑企业而言,有着十分重要的意义。据统计,在国外建筑业企业中凡采用项目管理系统的公司,工程进度提升50%,工程质量提升40%以上,而工程设计费用和人力费用却分别减少15%-30%和5%-20%。

  (2)实现合理有效的监控,加强企业决策力度

  对建筑企业而言,信息技术能够对企业项目工程的每一阶段进行有效的监控,不论是项目的进度、合同履行的程度,还是项目中人、机、料的使用成本,都可以通过信息技术进行实时的监督。

  (3)突破地域限制,实现了跨地域管理

  采用信息技术手段,可以帮助企业解决这种跨组织、跨地域协作、沟通困难等问题。利用快速、实时、高效的信息共享和沟通系统,全面满足移动办公需求,提升业务管理效率,降低企业的通讯成本。比如,中建国际,这个项目遍布世界各地的建筑企业目前就是采用了项目管理系统以及财务管理系统等信息系统实现了全球业务的统一管理和控制。

  2.2从企业工程项目角度看

  (1)适应工程项目管理对信息量的需求,实现信息的有效整合和利用

  建筑企业管理的粗放型导致长期不注重资料的收集、整理与利用,逐步形成了依靠经验的管理。随着企业工程项目数量的增加,工程中涉及的数据也变得越来越多,如果采用传统的数据统计方法,不仅数据传输速度慢,传输流程长,并且在传输过程中数据也存在很大的失真风险。信息技术的介入不仅能保证工作量不增加,而且实现数据的收集、分析、共享,并使高层次数据分析——如数据挖掘,成为可能。

  (2)构建合理有效的预算计划体系,对成本进行全面控制通过信息系统不仅可以建立全面预算机制,缩短预算周期,同时通过严格的项目成本管理,做到质量有依据、消耗有定额、管理有规范。项目管理系统对成本的控制通常包括控制材料成本、人工费、机械费等直接成本;控制质量成本;合同管理等内容。

  (3)有效的控制帐目不清目前建筑企业大部分都实行项目经理负责制的制度。项目经理在项目实施过程中对项目资金具有完全的使用、控制权。但是项目经理往往忌讳自己负责的项目发生损失,从而内部损失不声张,进行隐形处理;外部损失则想尽办法息事宁人,对使成本管理明朗化的项目管理系统缺少积极性,甚至有所抵触。而实际上,项目管理系统不仅可以有效的预防账目不清,还方便了企业经理人了解每个项目的运作情况,对每个项目进行实时监控。

  (4)物流、资金流、信息流、人流的四流合一建筑企业信息化将企业施工生产各环节用计算机进行及时信息处理,并在企业内部形成网络,做到企业人员流、资金流、物资流和信息流的集成科学管理,使企业组织整体高效运行。实现项目管理的企业信息化对建筑企业效益的提升,管理能力的增强是显而易见的,这一点,我们可以从天津电建的企业信息化之路中看得清清楚楚。天津电建曾经跟传统的建工企业一样,面临着工程四处分散、控制手段落后、工程数据无法共享、工程实施进度和质量无法做到实时监控等问题,企业产值一直徘徊不前。然而,这样的情况在企业采用了信息系统以后发生了改变。该系统不仅能在工程项目管理上,实现控制项目进度、质量、安全、成本和管理现场、合同的需要,另外,还涵盖了办公OA功能,方便了企业领导者对每个工程项目进行实时监控和交流。无怪乎总经理陈茂生感叹道:“过去,我们3800人最多只能干两个工程,我还觉得特别累;现在,2300人却能干20多个项目,反而觉得挺轻松。”
2.3从企业总体整合能力方面看

  建筑企业信息化建设除了在管理水平、项目管理方面有着重要意义以外,从企业总体整合能力方面看,信息技术能够形成企业的超强核心竞争力,带动企业的发展。通过使用信息化技术能够将建筑企业的施工、财务、材料采购、劳资等内容整合、提炼升华,能够将企业总部、专业分公司、外地项目部的三级管理层连成一个有机整体,提升企业整体竞争力。中南控股集团有限公司创建于1988年,经过十几年的快速发展,组织越来越庞大,管理控制越来越困难,中南集团的领导逐步意识到信息化的重要性和迫切性,于是有领导牵头开始了集团信息化之路。企业信息化采用由集团总部统筹安排,步步为营的策略,分步实施,逐步推广策略,通过建立EIP企业信息门户、建立PM项目管理系统、人力资源管理系统、办公自动化等信息系统,实现了项目成本、进度、安全、质量等方面的控制,实现了人才资本流程的整合、提升了领导力。目前中南集团已形成房地产业、建筑产业、机械制造业、多元化产业四大战略产业,集团现拥有净资产6亿多元,房地产年开发能力超过80万平方米,总承包年平均建筑面积超过350万平方米,经营收入约35亿元。

  3我国建筑企业信息化现状及发展对策

  3.1我国建筑企业信息化现状

  近些年,随着越来越多的认识到企业信息化的重要性,信息化在建工企业中有了一定的经验和基础。其具体现状表现在:

  (1)企业对信息化的认识有所提升,重视相差很大

  国内一些特级和一级建筑企业越来越重视信息技术在企业中的运用,无论在信息技术基础设施建设还是有关专业领域应用方面比如工程项目信息管理,都采取了相应的措施。如中建一局四公司的建筑工程项目管理信息系统、中建五局三公司的建筑企业信息管理系统等。相反的,大部分中小建筑企业的主要领导由于忙于奔市场、找活源,信息化建设难以列入领导的议事日程,并且很多领导认为,信息化投资大,收效慢,对企业用处不大,没有必要在信息化进行投入。

  (2)企业信息化的应用深度有待提升

  目前我国各种规模建筑企业绝大部分都用上了微机,利用计算机技术进行信息处理和辅助管理,但是在信息化的使用深度还是比较低。虽然一部分企业在工程项目管理、财务管理等方面应用了部分软件,但通常这些业务单元的信息化是孤立的,系统之间的数据无法共享,系统扩展性也较差。

  (3)越来越多的软件企业投身建筑行业

  建设工程项目信息化管理已引起国内专家学者的重视,建筑施工项目的信息化管理引起了国内很多软件公司的关注,开始借助自身的行业优势,吸收最先进的网络技术,来获得新的发展机会。例如,南京深拓主要研制和开发房地产行业、建筑行业应用软件及集成系统。他们依靠自己在建筑行业十几年的优势,先后开发了建筑行业监管平台、办公OA、项目管理系统等;此外上海交大、哈尔滨工业大学等也都与一些软件公司联合研制、开发不同类型的建设工程项目管理软件。

  (4)项目管理信息化有待加强

  国外项目管理开始于上世纪50年代,90年代后,项目管理软件发展迅速,不断有功能强大、使用方便的软件推出,在项目管理中发挥了重要作用,在国外建筑企业中计算机的应用已经成为项目管理必不可少的一个组成部分。与国外相比,我国的建筑施工项目管理手段往往比较落后,无法及时掌握各个工程项目的成本费用发生及其盈亏状况,包括项目成本核算、收入核算等数据模糊不清,无法实现工程管理中各个部门间数据的集成与共享,无法实现多项目数据的集中管理。虽然目前已经有部分的企业开始重视并运用项目管理系统,但是在使用过程中明显存在不足,主要表现在以下几方面:对建设工程项目管理信息系统的应用重视不足;没有将项目管理看作是一个完整的系统工程;在信息基础设施上的投入不够。

  (5)信息化人才匮乏

  建筑企业信息化管理人才匮乏是建工企业的一个普遍现象。信息化不是一蹴而就的过程,需要经常检查、维护、更新,这些工作需要既懂计算机专业知识,又具备工程项目管理理论与实践经验的人才,而目前我国的信息化人才培养多集中在工业工程领域,还没有高校针对建设领域信息化进行专门人才的培养。

  3.2建筑企业信息化的策略

  根据上面分析的建筑企业的现状,我们认为建筑企业信息化建设主要应该做到以下几方面:

  3.2.1从强化企业信息化意识入手

  领导重视是信息系统建设成功的首要保证。建筑企业信息化首先要从强化企业的“一把手”意识入手,使其认识到知识经济时代企业实施信息化的重要性和紧迫性。企业的高层领导必须在信息化的建设过程,态度坚定,把信息化当成是一件关系企业未来出路的重大问题来对待。信息化只有在总经理的统一指挥下,有计划、有步骤地进行,才能得以实现。

  另外,在强化领导者信息化意识的同时,企业还需要强化和统一企业全体员工对信息化的思想认识。企业信息化是一个全员参与的工程,只有人人重视信息化,相信企业信息化将为他们带来的益处,才能把信息化建设的被动行为转为主动,加快信息化建设的步伐。
 3.2.2从企业实际情况出发

  建筑企业信息化不是盲目进行,也不是什么技术新就选择什么技术,建筑企业在信息化的选择过程中应该结合企业自身情况,量力而行,不要盲目追求先进性,也不能一味的生搬硬套。企业应该根据自己的现状以及实力状况选择最能满足自己当前需求的软件,并且在应用过程中积极地与系统供应商联系,使系统真正意义上的为公司所用。

  3.2.3信息系统的采用上分步实施,逐步到位

  从上面的建筑企业现状分析中我们可以看出,建筑企业在采用信息系统时,应该行业的特点以及对信息化的需求,分步实施,切不可操之过急,盲目追求一步到位。(1)办公自动化是建筑企业信息化建设的基础OA系统在企业信息系统中一般起着一个“根基”的作用,实现的是企业最基本的办公功能,如工作流审批、收文发文、日常办公管理等,它通常被定位为企业信息化建设中的基础工程。办公自动化的运用,有利于信息的及时传递,方便了档案整理、存储和资料查询,同时电子公告板作为交流学习的场地,缩小了各个部门间的距离,方便了各部门间的交流学习。此外,建筑企业的高层在使用OA的过程中,体验到了OA带来的方便与快捷,深化了对信息化的认识,加深了信息化的决心。下面以南京深拓办公自动化为例,列出了建筑企业办公自动化建设框架。图1建筑企业办公自动化框架

  (2)项目工程管理是建筑工程企业信息化的重中之重建筑企业是以项目单位为核心的,项目既是业务主体,也是利润的核心。工程项目建设常常具有部门众多、资金密集、资源密集、交叉施工、连续施工、信息沟通复杂等特点,同时,还要受工程设计、设备和材料的采购运输,以及其他许多因素的影响,因此,工程项目管理极其复杂。现代信息技术在工程管理中的应用能直接改变工程管理的手段,实现对工程项目全方位管理,提升工程项目的收益,减少失误和浪费。现在越来越多的建筑企业已经认识到项目管理的重要性,并加入到项目管理企业信息化的行列中来。为了更清楚的说明目前项目管理软件能为建筑企业带来的进步和帮助,下面还是以南京深拓的建筑企业项目管理系统为例,详细的介绍一下项目管理系统的功能。我们知道工程项目管理追求的目标有:质量目标、进度目标、成本目标、安全目标等。该项目管理系统就是紧紧围绕着项目管理追求的目标,结合目前先进的项目管理理念设计而成。其主要功能如下:

  ①合同管理:对项目中各类承包、分包、劳务、采购合同等进行管理,还可以通过合同进行工程的质量管理、进度管理、费用管理;控制材料出入库、资金的使用,并提供及时提示和报警功能。

  ②仓库物资管理:包物料分类、采购预算、设备租赁、材料出入库及库存管理等功能。

  ③成本控制:经理人可以通过系统实时关注各个工地的领料以及成本累计情况,对工程项目中涉及到人工、材料、机械费用有效的控制管理。

  ④单据报表系统:与人工相比,项目管理软件的一个突出功能是能在许多数据资料的基础上,快速、简便地生成多种报表和图表,企业可以通过这些报表方便的进行管理。

  ⑤人力资源管理:针对建筑企业农民工人数众多、分布广泛、发放困难等问题,重新设计发放流程,便于发放以及数据查询。

  ⑥进度管理:对工程进度管理,为从相关工作的人提供了便利。通过项目管理系统,企业可以轻松自如地自定义工作流,监控合同和项目预算,定义项目进度,选择和管理分包商,跟踪材料需求量和使用量,监控机械设备使用状况,制定劳动力使用计划和控制项目现金流等。所以对建筑企业而言,信息化的关键就是实现项目管理的信息化。在实现了以上两方面信息化的基础之上,企业可以根据自己的具体需求选择其他一些系统软件比如视讯系统、质量监测系统等,从而进一步完善企业信息化。

  (3)信息服务外包(SAAS)建筑企业值得关注的新的服务模式

  SaaS是Software-as-a-service(软件即服务)的简称,在21世纪开始兴起的一种完全创新的软件应用模式。它是一种通过Internet提供软件的模式,厂商将应用软件统一部署在自己的服务器上,客户可以根据自己实际需求,通过互联网向厂商定购所需的应用软件服务,按定购的服务多少和时间长短向厂商支付费用,并通过互联网获得厂商提供的服务。用户不用再购买软件,而改用向提供商租用基于Web的软件,来管理企业经营活动,且无需对软件进行维护,服务提供商会全权管理和维护软件,软件厂商在向客户提供互联网应用的同时,也提供软件的离线操作和本地数据存储,让用户随时随地都可以使用其定购的软件和服务。现在很多软件公司像前面提到的深拓公司都具备提供这种模式的能力。对于建筑企业来说,SaaS是其构建其企业信息化的一条绝佳路径。

  首先,该模式对建筑企业尤其是中小企业节省了一大笔基础设备的开支,企业不需要自行购买服务器等设备,也不必再为购买的设备的更新换代而发愁,只需要花一点钱购买服务,一切问题得到解决。再有,我们知道信息系统需要技术人员的维护,对建筑企业而言,培养专门的技术人员既需要时间,也需要金钱,而且培养出来的人员一旦跳槽,企业损失之重可想而知。但是如果企业采用该模式,那么一切的服务会有供应商提供,既省心又省钱。

  4、企业信息化的展望

  加入WTO,中国建筑企业将面临着全球化的竞争,中国建筑企业不仅将在国内市场上与国外企业展开全面竞争,而且中国建筑企业将有机会在全球市场上与国外企业展开竞争,市场空间扩展到了全世界。但无论是国内市场还是国际市场,中国企业都将直接面对拥有高度信息化优势的国际企业的挑战。建设领域很多企业领导人已经认识到信息化在提升企业竞争力、缩小和国际企业差距方面的突出作用,并已经开始大力推进信息化建设。随着电子技术、计算机技术的提升和普及,企业信息化已经是大势所趋,只有迅速提升施工企业信息化水平,并通过信息化拉动施工企业向智能型和管理型企业转化,才能使企业在激烈的市场竞争中取胜。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。