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企业培训师观点:我眼中的“企业制度建设”

企业培训师吉宁 2015年12月12日 企业培训师观点

企业是企业家通过建立一个有效的团队和完善的管理制度来提供产品与服务,并以此提升企业品牌的知名度和美誉度。企业管理制度之于企业如同法律法规之于企业,其重要性不言而喻。企业制度建设的重要性不言而喻,一个企业在成立之初就要健全企业制度,规范企业管理,以免后面出现无谓的错误。

  在实际管理工作中,出于对管理制度的不同理解,企业制度建设中遇到了不同的问题。大企业的制度构架十足,但缺乏实际操作性,某些制度空洞无物;中小企业则是“头疼医头,脚痛医脚”,缺什么补什么,缺乏有效的规划。虽然这些企业制度建设都是从实际出发,但因缺乏专业知识而使制度的制定和修改显得过于随意、频繁,制度的权威性、有效性不足,难以支持企业在激烈的市场竞争中实现持续发展。虽然各个企业的现实各有不同,但通过研究,我们发现各类企业制度建设过程中通常存在以下的一些误区:

  1、企业制度建设不成体系,各项制度之间的衔接较少,有时甚至相互对立,无法形成一个有机的整体。

  2、通过制度将不平等“合法化”,这类制度使相关人员责权不对等,有权无责、有责无权、越级管理等现象时有发生,制度缺乏明确的责任人,其执行结果是法不责众。

  3、制度文字流于形式,不具有现实的操作性,制度执行过程中,管理人员把制度文本的发放做为企业制度建设的终点,使得许多制度束之高阁,成为应付检查的“本本”。

  4、制度流程不清晰,流程间交叉部分的内容不明晰或者相互矛盾?

  5、制度只是总结没有提升,这类制度往往是对现有各项管理工作的经验或现状的总结,缺乏规范工作流程适应未来发展的前瞻性。

  6、制度中规定的流程缺乏有效的监督和反馈机制,相关人员的权责未能与其考核绩效、人事异动等相挂钩。

  7、要在企业制度建设过程中回避上述误区,我们需要从以下几个方面来理解企业制度建设:

  一、掌握企业制度建设的一般性原则:

  1.服从于组织结构和规模的原则。

  制度设计应以公司的发展战略为指导思想,同时结合目前企业的组织结构和规模来确定设计制度的基本思想,在此基础上在进行调研,明确企业制度建设的现状与需求。

  2.系统化原则。

  销售、采购、财务、人事等各大系统内部及系统之间的制度应可以相互衔接,形成一个全面的相互支撑的管理制度体系。

  3.简明化原则。

  制度中的文字及流程应是简洁明了的,以规范工作流程为切入点来抓管理工作。

  4.一般和特殊相结合原则。

  制度设计中既要遵循管理的共性原理,也要结合企业特殊的个性。就我们九州通医药集团来说,我们企业制度建设的指导思想是统一思想,各具特色,即在集团制度体系分为通用制度与本地制度两大部分,前者指集团公司制定的财务类、人事类等通用性制度,后者指各公司因地制宜制定的业务类制度。

  5.刚柔相济的原则。

  制度的刚性是维持其严肃性有效性的基础,设计制度应力求严格,保证足够的刚性,这是管理科学化的重要体现。但是,为了保证在不断变化的内外因素中保持制度的有效性,设计制度具有一定的弹性,保持适当的灵话,是制度生命力的体现。

  6.激励与约束相结合原则。

  企业制度建设应对工作各方面各环节有效的控制,提升管理效益,又要以人为本,充分发挥员工的积极性与创造性,实现个人与企业的共同成长。
  二、明确企业制度建设的层次与内容:

  1.我们把企业管理制度类的文件按层次高低分为以下几类:

  (1)管理制度;

  (2)管理办法;

  (3)实施细则。

  目前我们企业正在运用的一整套制度文本都称为管理办法,它是对企业某一具体的项目、事物的管理所作出的要求。

  2.通过制度层次的划分,我们可以从总体上把握企业制度体系建设,分清轻重缓急,明确责任主体,改变大多数企业管理制度体系的乱、散、偏的状况。

  企业制度的具体内容可结合公司的实际情况分为以下几种:

  1.工作制度,指企业对各项工作运行程序的管理规定,是保证企业各项工作正常有序地开展的必要保证。如:生产经营制度、人事管理制度、生产管理制度、财务制度、设备管理制度、物资供应管理制度、销售管理制度等。

  2.责任制度,指企业各级人员的权力及责任制度。如管理人员责任制度、岗位责任制度等。

  3.特殊制度,指主要是企业非程序化的制度。如员工评议管理人员制度、总结表彰会制度等。

  此外,企业制度还应有一些必备的附件做补充,如组织结构图(包含管理层次和幅度等)、职务说明书、表格流程图(包含表格的填写、审批、存档单位等)、标准作业书(以事为核心,描述事情如何做)、操作规程(以机器为核心,描述机器如何操作)、部门和员工考核办法或细则等。

  三、提升企业制度的规范性要求:

  第一,编制的制度本身要求规范,符合企业管理科学原理和企业的实际情况。

  这里的规范具体是指管理思想统一、工作流程规范、逻辑规范、格式规范等,在集团各公司内部形成一个编制制度的标准版本。

  第二,实施制度过程要求规范。

  制度实施的过程必须是上到经理下到普通员工全员参与,以制度做指导的工作流程应该是规范的,经实践检验对企业有利的制度就应该固化、优化、创新,并最终形成企业的制度文化。只有这样,才能实现企业制度体系的良性运作,否则管理制度的实施难以达到预期的效果。

  第三,制度的规范要求贯彻于企业发展的始终。

  虽然企业因发展阶段、规模致使企业制度各有不同,但是他们是永远伴随企业存在的。任何企业制度的规范性都是稳定和动态变化相统一的。在一定时期内我们应保持企业制度的稳定,反对朝令夕改,但决不能僵化思维,我们要根据企业内部、外部变化的新情况及时更新制度,为企业在激烈的市场中保持优势地位提供保证。

  我们只有从总体上把握企业制度建设,才能深入调查研究,进行制度诊断,根据企业需求制订制度,加大制度执行与推广的力度,及时的跟踪反馈,适时的调整与修订,建立有机的制度体系,这样既体现集团化统一管理的优势,又能够发挥各子公司的特长,整合集团公司内部优势资源,企业制度建设应该在企业发展过程中逐步完善起来。建设与企业相适应、相吻合的企业制度建设体系,是企业的一贯追求。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。